4 tips om de beste uitgavenbeheer software voor voor jouw bedrijf te kiezen

Software voor onkostenbeheer is een snelgroeiende markt met veel verschillende functionaliteiten en kenmerken. Veel bedrijven onderkennen al de voordelen van het online organiseren en beheren van hun zakelijke uitgaven. Aan de andere kant is het zeker niet zo eenvoudig om een online softwaretool voor uitgaven beheer te kiezen die aansluit bij de behoeften van het bedrijf. We geven hier 4 tips om jou te helpen de juiste software te kiezen.

1. Overweeg de uitgave van eigen prepaid pinpassen voor zakelijke onkosten

Regelmatig moeten medewerkers hun hotel, zakendiners, online abonnementen of kantoorbenodigdheden vooraf betalen uit privégelden of met een zakelijke creditcard. Beide oplossingen vormen een groot probleem voor veel financiële afdelingen:

De declaraties van onkosten en de bankafschriften zijn namelijk pas aan het einde van de maand of zelfs nog later beschikbaar. Deze lange periodes van onduidelijkheid over de huidige totale uitgaven maken het moeilijk om toekomstige uitgaven te plannen en het overzicht te behouden.

Het wordt steeds duidelijker dat bedrijven sterk gebaat zijn bij het gebruik van prepaid betaalpassen. Deze pinpassen zijn gekoppeld aan een online uitgaven beheer software. Daarmee is van iedere individuele kaart online en real time beheer mogelijk voor: budgetten van teams, bedrijfsafdelingen of verschillende filialen. Medewerkers hoeven dus geen privégeld meer voor te schieten en alle transacties zijn direct zichtbaar in een altijd actueel uitgavenoverzicht.

2. Zakelijke onkosten online beheren met foto’s van bonnetjes

Online uitgavenbeheer software en mobiele applicaties die bonnen online scannen en opslaan, zijn makkelijk en handig in gebruik. Sommige tools voor het bijhouden van zakelijke onkosten gaan nog een stap verder en maken het mogelijk om de gedigitaliseerde kwitanties rechtstreeks aan de transactie te koppelen, zodat het beheer van de zakelijke uitgaven nog efficiënter wordt Ook belangrijke transactiegegevens voor de boekhouding kunnen direct online worden toegevoegd via een app of online optie voor onkostenregistratie. Door alle declaratie gegevens direct samen op te slaan, besparen de declarerende medewerkers en de boekhouding veel tijd.

3. Online betaaloplossing voor bedrijven

Het online betalen van abonnementen en facturen met een creditcard wordt bij bedrijven steeds belangrijker: denk aan online aankopen van kantoorartikelen of het betalen van facturen voor online advertenties van marketing campagnes.

Hoe handig automatische creditcard afschrijvingen ook zijn, het blijft moeilijk voor finance managers en accountants om overzicht te houden in deze digitale zakelijke uitgaven. Elke afdeling of zelfs elke werknemer beschikt over eigen bankrekeningen en de bankafschriften omvatten transacties van zowel debet- als creditcards.

Met online software voor de kostenbeheersing in combinatie met zelf uitgegeven prepaid pinpassen is dit probleem eenvoudig op te lossen. Alle kosten worden van één enkele bankrekening afgeschreven. Vooral zodat het systeem volgens de bedrijfsstructuur kan worden ingericht. Dit betekent dat alle afdelingen hun benodigde budget ontvangen en dat de kaarten die door elke afdeling worden gebruikt eenvoudig kunnen worden aangevuld. Met een dergelijke tool voor onkostenbeheer hebben finance managers een duidelijk en gescheiden overzicht en zijn ook de online betalingen overzichtelijk.

4. Uitgavenbeheer software in de cloud

Verantwoording en transparantie van zakelijke uitgaven worden steeds belangrijker. Helaas komen financiële schandalen nog steeds voor en tonen studies aan dat 60% van de werkgevers vermoedt dat hun werknemers geld van het bedrijf gebruiken voor privédoeleinden. Het probleem doet zich vooral voor, omdat data van bedrijfsuitgaven over verschillende plaatsen wordt verdeeld en door meerdere personen wordt verwerkt. Dit maakt het opsporen van fraude lastig.

Met software voor uitgaven beheer kun je alle informatie online opslaan in plaats van in talloze dossiers op verschillende locaties. Hierdoor kunnen bedrijven alle onkostengegevens centraliseren en de volledige informatie over alle transacties online en in realtime bekijken. Dit soort online gegevens garanderen een hoog veiligheidsniveau en kunnen snel worden geëxporteerd naar andere boekhoudprogramma’s.

© Copyright SimpledCard 2020
The SimpledCard cards are prepaid Maestro® cards and prepaid Mastercard® cards. The Card is issued by Wirecard Card Solutions Ltd (“WDCS”) pursuant to license by Mastercard International Inc.
WDCS is authorised by the Financial Conduct Authority to conduct electronic money service activities under the Electronic Money Regulations 2011 (Ref: 900051)
maestro-mastercard-logo