Een ERP-systeem, een zakelijke software voor de automatisering van bedrijfsprocessen. Het kan je organisatie flink vooruithelpen. Je krijgt hiermee controle en zicht op de bedrijfsprocessen. Tegelijkertijd helpt het medewerkers efficiënter te werken.
Maar wat is ERP-software precies en wat zijn de voordelen? Zijn er dingen waar je rekening mee moet houden bij de selectie? En hoe implementeer je de software binnen jouw organisatie? In dit artikel hebben we al deze punten voor je op een rijtje gezet.
Wat is een ERP?
Een Enterprise Resource Planning (ERP) is software dat organisaties kunnen gebruiken om processen binnen het bedrijf te ondersteunen.
ERP-systemen zijn toepasbaar binnen bijna alle soorten organisaties en in allerlei branches. In grote en kleine en zowel producerende als dienstverlenende bedrijven. ERP-software bestaat meestal uit basismodules die alle bedrijfsprocessen verenigt en automatiseert. Hieraan koppel je aanvullende modules.
Voorbeelden hiervan zijn de voorraadsystemen, boekhouding en de financiële administratie, human resources, sales en marketing, inkoop, voorraden en relaties met klanten.
Waarom voor een ERP kiezen?
De toepassing van een ERP-systeem heeft veel voordelen voor de hele organisatie. Dankzij de analyse van de KPI’s (key performance indicators) heeft de organisatie de juiste gegevens om alle processen te optimaliseren. Dit maakt organisaties efficiënter en flexibeler.
- De analyses die het softwarepakket uitvoert zorgen voor de optimalisatie van de productiekosten.
- Werkzaamheden zijn minder arbeidsintensief en de samenwerking verloopt beter.
- De productiviteit neemt vervolgens toe, kosten worden daardoor lager en de doorlooptijden van orders korter.
- Als bedrijf slaag je er vaak in klantgerichter te werken en dus betere service te verlenen.
Met een ERP worden alle data centraal opgeslagen. Afdelingen hebben nu niet meer allemaal aparte systemen waarin ze hun gegevens invoeren, maar slechts een overkoepelend systeem.
Het systeem zorgt voor structuur en een goed overzicht van alle resultaten en processen binnen de organisatie.
De voordelen voor jouw finance team
Welk systeem het beste bij je organisatie en financiële team past is niet zo eenvoudig. Het besluit om een ERP te gaan gebruiken is meestal een strategische zet. Vaak komt het voorstel van de CFO en het finance team.
Een ERP is immers een bron van informatie die zal helpen de juiste beslissingen te nemen, een plan van aanpak op te stellen en verdere groei te verzekeren.
Het nemen van de beslissing om met een ERP te gaan werken gaat hand in hand met groei. Een kleine organisatie zal in veel gevallen beginnen het overzicht te houden met behulp van Excel-tabellen omdat er simpelweg niet de zijn niet om een ERP aan te schaffen en te implementeren.
Naarmate het bedrijf groeit, wordt het steeds moeilijker om een overzicht van KPI’s te hebben in Excel. En, wordt het wellicht tijd een om een ERP te implementeren.
Naast de voordelen voor de gehele organisatie helpt de aanschaf van een ERP dus ook zeker het finance teams vooruit. Hieronder benoemen we een paar concrete voorbeelden:
- Je werkt met één interface met integratie naar bestaande tools en systemen waardoor een totaal overzicht ontstaat. Dit is de mogelijkheid om je organisatie grondig te structureren;
- Je kunt grote hoeveelheden data eenvoudiger verwerken(iets wat moeilijk is in Excel). Door het gemakkelijker verifiëren van cijfers heb je een duidelijk beeld van je winstmarges en geconsolideerde gegevens;
- Het controleproces en uitdraaien van rapportage kost aanzienlijk minder tijd wat de afsluiting van de balans iedere maand vergemakkelijkt.
Hoe selecteer je een ERP voor jouw organisatie?
Het is belangrijk om een goede vergelijking te maken en bij de selectie van een leverancier en pakket niet over één nacht ijs te gaan. Van tevoren moet je dus goed in kaart brengen wat de wensen en verwachtingen van jouw organisatie zijn.
Om een ERP op te zetten, moet je met deze elementen rekening houden:
1. Het budget: wat ben je bereid uit te geven? De investering kan bij de start groot zijn (tussen €30.000 en 50.000), maar eenmaal geïmplementeerd weegt dat niet op tegen de ROI. Er zijn ook goedkopere aanbieders in de markt. Doe dus goede research.
Vaak worden er aan de hand van de organisatiestructuur, wensen en behoeften wel of geen gebruik gemaakt van bepaalde modules, zoals bijvoorbeeld de boekhoudmodule. Het pakket wordt dus tailor-made samengesteld en dat geldt ook voor de uiteindelijke kosten.
2. De planning: het opstellen van alle benodigde specificaties neemt vanwege de vele stakeholders die erbij bij betrokken zijn veel tijd in beslag. Houd er rekening mee dat het vanaf de selectie gemiddeld zo’n twee à vijf maanden zal duren voordat een ERP-systeem ‘up and running’ is.
3. De implementatie: zodra alle specificaties duidelijk zijn en de oplossing is gekozen, heb je een (interne) projectmanager nodig om alle gegevens naar het ERP te migreren.
Voor een zorgvuldige en succesvolle implementatie is dus professionele begeleiding aan te raden. Zo moeten alle medewerkers goed voorbereid en getraind worden. Dat kost tijd en energie, maar dit traject geeft je wel direct de kans om de huidige werkprocessen in de organisatie te verbeteren.
Lees meer over hoe je SimpledCard integreert met jouw ERP of boekhoudprogramma.
Welke ERP-oplossingen zijn er?
Er zijn tegenwoordig steeds meer aanbieders van ERP-systemen op de markt die zowel geschikt zijn voor grote multinationals als voor middelgrote en kleine bedrijven. Er bestaan zelfs ERP-pakketten vanaf twee gebruikers.
Door de opkomst van ERP’s in de cloud is de software veel toegankelijker geworden. Met name omdat elke organisatie eigen behoeftes heeft en dus een andere oplossing zoekt.
We hebben hieronder een aantal grote leveranciers met de belangrijkste kenmerken en voordelen van hun ERP-pakketten op een rijtje gezet:
AFAS: een modern automatiseringssoftware
AFAS levert één totaaloplossing voor iedere branche, verbindt alle administratieve processen in één database en belooft 100% efficiëntie. Dit innovatieve Nederlands familiebedrijf neemt graag de maatschappelijke verantwoordelijkheid en heeft ruim 12.000 klanten.
Het pakket biedt CRM software, Financiële administratie, HRM & Payroll, Ordermanagement, en desgewenst software voor inkoop, fiscaal, abonnementenmanagement, documentmanagement, cursusmanagement en workflows.
Software in de cloud bij Workday
Deze innovatieve Amerikaanse softwareleverancier voor cloud-based management biedt flexibele en schaalbare oplossingen met goede support voor middelgrote en grote bedrijven.
Workday levert Financieel management, Human Capital Management, Enterprise planning, Spend Management, talentmanagement, Payroll & Workforce Management, Analytics & Reporting, Professional Services Automation, Platform & Product Extensions.
Het gerenomeerde Exact Online
Dit Nederlands softwarebedrijf is opgericht in 1984 en heeft inmiddels vestigingen in 20 landen. Het ERP-pakket brengt financiële, logistieke, project gerelateerde en administratieve bedrijfsprocessen onder in één systeem en wordt gebruikt door ruim 9000 accountants.
Het biedt de mogelijkheid tot integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. Exact Online belooft grip op je processen, een hogere productiviteit en een minimale kans op fouten.
Koppel je ERP systeem met declaratiesoftware
Als je de ERP succesvol hebben geïmplementeerd, dan kun je nog een stap verder gaan. Als je de software koppelt met SimpledCard dan is het volledige betaal- en declaratieproces geautomatiseerd. Maar hoe werkt declaratiesoftware in combinatie met een ERP-systeem?
Kortom, hoe zorg je voor een gestroomlijnde ERP-integratie?
Door middel van een API is het eenvoudig om je ERP te koppelen aan de declaratiesoftware van SimpledCard. Het waarborgt een uniforme workflow tussen jouw uitgavenbeheer en de boekhouding.
Alle boekingen worden binnen het systeem afgewikkeld en dan in definitieve vorm kunnen geüpload naar jouw eigen boekhouding. Hiervoor wordt een maatwerksysteem gebruikt dat jouw interne rekeningnummers toepast en de regels van het dubbel boekhoudsysteem volgt.
Je kiest voor standaardrapporten of gebruik maatwerkrapporten die zijn afgestemd op specifieke eisen van de software.
Zo zijn de boekingen en rapportages altijd up-to-date en weet je als finance team dus altijd waar je aan toe bent.
Wat houdt een ERP integratie concreet in?
Een bedrijfsbreed ERP-pakket zorgt dus voor veel verbeteringen binnen de organisatie, zoals volledig inzicht in je bedrijfsprocessen en een daling van de productiekosten.
Een ERP kan kortom een grote hulp zijn voor een bedrijf dat groeit en met een steeds complexer dagelijks beheer te maken krijgt. Een ERP-pakket structureert de financiën en geeft de financiële afdelingen in real time een nauwkeurig beeld. Het is een investering die je tijd zal besparen.
Met een ERP-pakket heb je dus eindelijk grip op je bedrijfsprocessen en een helder overzicht van waar jouw organisatie staat.
Neem contact op
Integratieondersteuning en technisch advies worden geleverd door ons gespecialiseerde team. Onze financieel experts vertellen je er graag meer over.
Neem bij vragen contact op met ons team en ze adviseren je wat voor jouw organisatie de beste oplossing is.
Van Christel Heije
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
sales@simpledcard.com
Haarlemmerstraat 124 E-F
