4 Tipps zur Auswahl der besten Spesen-Software für Ihre Organisation

Der Markt für Spesenmanagement-Software wächst sehr schnell, wodurch die Software zahlreiche verschiedene Funktionen und Merkmale bietet. Viele Unternehmen haben die Vorteile der digitalen Organisation und Verwaltung ihrer Ausgaben bereits erkannt – die Wahl eines Online-Tools zur Spesenverwaltung, das den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht, ist jedoch nicht so einfach. Im Folgenden finden Sie 4 Tipps, die Ihnen bei der Wahl der richtigen Software helfen.

1. Ziehen Sie das Ausgeben eigener Prepaid-Zahlungskarten in Betracht

Viele Mitarbeiter müssen ihre Hotelkosten, Geschäftsessen, Büromaterial oder ihre Online-Abonnements mit privatem Geld auslegen oder mit einer Firmenkreditkarte bezahlen. Beide Lösungen stellen Finanzmanager vor ein großes Problem:

Die Formulare für die Kostenerstattung, sowie Kontoauszüge sind erst zum Monatsende oder noch später verfügbar. Diese langen Perioden fehlender Übersicht über die aktuellen Gesamtausgaben erschweren den Überblick und die Planung zukünftiger Kosten.

Es zeigt sich, dass Unternehmen sehr von der Verwendung von Prepaid-Zahlungskarten profitieren, die mit einer Online-Spesensoftware verbunden sind. Dies ermöglicht die Verwaltung von: Team Budgets, einzelnen Abteilungen und Filialen, sowie jeder einzelnen Karte online und in Echtzeit. Die Mitarbeiter müssen kein privates Geld mehr vorstrecken und dennoch sind alle Transaktionen in einer stets aktuellen Ausgabenübersicht direkt sichtbar.

2. Verwalten Sie die Betriebsausgaben online anhand von Fotos von Belegen

Online-Software für die Ausgabenverwaltung und mobile Anwendungen, die Quittungen online scannen und speichern, sind bekannt und praktisch. Einige Spesen Verwaltungstools gehen noch einen Schritt weiter und ermöglichen die direkte Verknüpfung der digitalisierten Quittung mit der Transaktion. So wird die Verwaltung von Betriebsausgaben noch effizienter. Auch andere, für die Buchhaltung relevante Transaktionsdetails können direkt über eine App oder online hinzugefügt werden. Durch die sofortige Speicherung aller informationen sparen sowohl die Mitarbeiter als auch die Buchhaltung viel Zeit.

3. Online-Zahlungslösung mit Spesen-Software

Die Online-Bezahlung von Abonnements und Rechnungen mit einer Kreditkarte wird in Unternehmen immer notwendiger; etwa beim Kauf von Büromaterial in Online-Shops oder beim Bezahlen von Rechnungen für Online-Werbung, wie Adwords und Facebook.

So bequem automatische Kreditkartenzahlungen auch sind, so schwierig ist es für Finanzmanager und Buchhalter den Überblick über diese Geschäftsausgaben zu behalten. Jede Abteilung oder sogar jeder einzelne Mitarbeiter hat ein separates Bankkonto und die Bankauszüge enthalten sowohl Transaktionen von Debit-, als auch von Kreditkarten.

Eine Online Spesen-Software in Kombination mit selbst ausgestellten Prepaid-Zahlungskarten kann dieses Problem leicht lösen: Alle Ausgaben werden von einem einzigen Bankkonto abgebucht. Noch besser ist, dass das System für die eigene Unternehmensstruktur eingerichtet werden kann. Das bedeutet, dass alle Abteilungen das entsprechende Budget zugewiesen bekommen und die von jeder Abteilung verwendeten Karten problemlos nachgeladen werden können. Diese Art eines Kostenmanagement-Tool’s ermöglicht es Finanzmanagern einen klaren und übersichtlichen Überblick, sogar über Online-Zahlungen.

4. Ausgabenverwaltung in der Cloud

Die Verantwortung und Transparenz von Geschäftsausgaben wird immer wichtiger. Leider kommen Finanzskandale immer noch vor und Studien zeigen, dass 60 % der Arbeitgeber den Verdacht hegen, dass ihre Mitarbeiter Firmengelder für private Zwecke verwenden. Das Problem entsteht vor allem, weil Informationen über Unternehmensausgaben auf verschiedene Orten verteilt und dort gespeichert sind oder von mehreren Personen bearbeitet werden, welches das Aufdecken von Betrug erschwert.

Durch den Einsatz von Spesen-Software können Sie alle Informationen online an einer Stelle speichern, statt in zahlreichen Ordnern an verschiedenen Standorten. Dadurch können Unternehmen alle Daten für Ausgaben zentralisieren und die vollständigen Informationen zu allen Transaktionen online und in Echtzeit einsehen. Mehr noch, Echtzeit-Daten garantieren ein hohes Maß an Sicherheit und lassen sich schnell in andere Buchhaltungsprogramme exportieren.

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