Hoe beheer je de zakelijke uitgaven van medewerkers?

Het begint allemaal met een duidelijke expense management policy voor de medewerkers. Als medewerkers niet volledig op de hoogte zijn van de expense management policy, dan kan dit voor verwarring zorgen binnen de organisatie. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld te veel onkosten maken en achteraf een vergoeding eisen voor de extra kosten, terwijl deze niet binnen het budget blijken te passen. Dit kan leiden tot afwijkingen in de budgettering.

Een duidelijke expense management strategie en bijbehorende beleidsdocumentatie zorgen voor waarborging van de budgettering van de organisatie. Als er een duidelijke expense management policy is, zullen medewerkers zich daar vaak aan houden. Alvorens dieper in te gaan op de expense management strategie en policy, is het goed om eerst de verschillende soorten zakelijke uitgaven van medewerkers door te nemen.

Bedrijfsuitgaven zijn kosten die het personeel maakt tijdens de uitvoering van hun werk. De werknemer verwacht dat de werkgever deze bedrijfsgerelateerde kosten terugbetaalt. Er zijn veel verschillende soorten zakelijke onkosten van werknemers, van lunch tot kleine kantoorbenodigdheden. Deze bestaan uit vaste kosten (kosten die gelijk blijven) en variabele bedrijfskosten (kosten die kunnen fluctueren). De kosten kunnen per bedrijf, type organisatie en teamstructuur sterk verschillen. Afhankelijk van jouw business model en budgetten zijn er eventueel manieren om op deze kosten te besparen.

Wat zijn gebruikelijke zakelijke uitgaven van medewerkers?

• Kantoorbenodigdheden
• Reiskosten
• Maaltijden
• Accommodatie en hotels
• Reclame- en marketingcampagnes
• Kleine geschenken
• Abonnementen, etc.

Het woon-werkverkeer van de werknemer wordt over het algemeen beschouwd als een privéaangelegenheid.

Het beheren van alle bedrijfsgerelateerde uitgaven van medewerkers kan tijdrovend zijn en een gedoe voor het financiële team. Er zijn gelukkig mogelijkheden om het declaratieproces minder bewerkelijk te maken. Het beheren van de uitgaven van werknemers is een kwestie van duidelijk beleid en het hebben van de juiste tools om realtime monitoring uit te kunnen voeren. Door de operationele kosten van het bedrijf nauwlettend in de gaten te houden en de kostenberekening goed te stroomlijnen, kun je veel van het tijdrovende werk elimineren. Als je dit op de juiste manier doet, werk je richting een gezond expense management beleid wat bijdraagt tot een waterdicht proces. Volg de volgende vijf stappen om je op weg te helpen naar een waterdicht declaratieproces.

Bij het organiseren van betalingen en uitgaven voor medewerkers op afstand ontstaan vaak enkele uitdagingen. Wanneer je nog steeds met contante voorschotten of papieren declaratieformulieren werkt, bestaat de kans dat thuiswerkers of reizende medewerkers niet in staat zijn om noodzakelijke uitgaven op tijd te betalen of in te dienen. Met behulp van speciale zakelijke betaalkaarten en expense management software kunnen ook remote teams deelnemen aan hetzelfde betaal- en declaratieproces, waar ze ook zijn ter wereld. Medewerkers op afstand maken vaak extra kosten om een mobiele werkomgeving te kunnen creëren. Denk hierbij aan internet software-abonnementen, een draagbare wifi-adapter of een tweede monitor. Met prepaid Mastercard kaarten kunnen medewerkers eenvoudig betalen voor online zakelijke aankopen en bijvoorbeeld hotelreserveringen maken.

Expense management automatisering voor teams op afstand hoeft dus niet per se een complexe aangelegenheid te zijn. Om de controle te behouden, kunnen financiële teams gemakkelijk overgaan naar een meer gestroomlijnde en realtime oplossing.

Daarnaast bespaart het enorm veel papier en draagt het dus bij aan meer duurzaam werken. Het digitaal vastleggen van betaalbewijzen en digitaal indienen van declaraties kan de doorlooptijd tussen een betaling en de daadwerkelijke administratieve verwerking drastisch verkorten. Dit geeft financiële teams realtime inzicht in de zakelijke uitgaven en maakt dat ze slechts één klik verwijderd zijn van het goedkeuren en controleren van de zakelijke onkosten.

De markt met expense management software groeit snel en biedt tal van functionaliteiten. Veel bedrijven hebben de voordelen van het digitaal organiseren en beheren van zakelijke uitgaven al herkend. Echter, het kiezen van een zakelijke expense management software die past bij de behoeften van het bedrijf, is zeker niet gemakkelijk. SimpledCard helpt je om in drie eenvoudige stappen digitaal het expense management te regelen: