Expense management: vind de balans tussen financiële controle en flexibiliteit

Expense management (ook wel onkostenbeheer genoemd) is de kunst van het structureren, versimpelen en versoepelen van zakelijk uitgavenbeheer.

Niet per se heel spannend, maar wel broodnodig als je controle over onkosten wilt houden. Het mooie: als de basis goed is, gaat de rest (bijna) vanzelf.

Daarom kun je niet zonder expense management

Traditioneel draait zakelijk uitgavenbeheer om het spanningsveld tussen controle (een doel van je financiële afdeling) en vrijheid (de wens van medewerkers die zakelijke uitgaven doen).

Natuurlijk, enige spanning is gezond. Zo hou je elkaar scherp. Maar het is belangrijk dat je de juiste balans vindt.

Want aan de ene kant kan een hand op de knip de ontwikkeling van je organisatie remmen. Aan de andere kant zijn medewerkers soms te voortvarend met zakelijke uitgaven.

Dit kan leiden tot gedoe rond vergoedingen, onenigheid over declaraties of vervelende budgetkwesties. En dat is wel het laatste wat je wilt.

Daarom is het dus verstandig om je expense management naar een hoger niveau te brengen.

Verbeter de basis onder je uitgavenbeheer

Er zijn genoeg manieren om grip te krijgen op bedrijfsuitgaven. Toch lukt het veel organisaties (nog) niet. De grootste boosdoener? Onduidelijkheid. Investeer daarom in een betere basis.

Zorg voor duidelijk beleid

Weten jouw collega’s, teams en/of afdelingen precies hoeveel ze mogen uitgeven, waaraan, in welke gevallen en van wie ze (eventueel) goedkeuring nodig hebben?

Weinig mensen zullen meteen warmlopen voor een waterdicht uitgavenbeleid, maar het is o zo belangrijk om grenzen aan te geven en grijze gebieden te voorkomen.

Zorg dat (alle) budgetten makkelijk te hanteren zijn, en gebaseerd op de bestedingsgewoonten en de liquiditeit van de organisatie.

Leg bijvoorbeeld vast welke medewerkers welke kostensoorten kunnen declareren. En, welke maximumbedragen hiervoor per dag, week of maand gelden. Bijvoorbeeld: uiterlijk 50 euro per medewerker per maand voor een zakelijke maaltijd.

Je kunt ook voorwaarden stellen aan welke betalingsmethoden ze mogen gebruiken, welke soorten bonnen of facturen je accepteert en welke kostendetails nodig zijn voor een declaratie.

Deze duidelijkheid helpt iedereen binnen je organisatie betere beslissingen te nemen en bewuster om te gaan met zakelijke uitgaven.

Creëer centraal overzicht en inzicht

Zeker als je organisatie wat groter is, is de kans groot dat je met verschillende potjes werkt. Voor IT, marketing en sales bijvoorbeeld.

Worden budgetten binnen je organisatie aan het begin van een kwartaal of jaar vastgesteld, en is elke afdeling of elk team daarna verantwoordelijk voor zijn eigen administratie?

Dan is de kans groot dat je financiële afdeling de draad kwijtraakt. Want door gebrek aan transparantie en de juiste tools is het vrijwel onmogelijk om de versnipperde uitgaven in real time bij te houden.

Uniforme beheerprocessen, volledige openheid over uitgaven en centralisatie van onkostenregistratie helpen je controle te krijgen en houden.

Verklein de kans op menselijke fouten

Vrijwel elke organisatie heeft wel een bepaalde vorm van expense management ontwikkeld. Die van jou waarschijnlijk ook.

Gebruik je complexe Excel-sheets, kluisjes vol fysieke declaraties, registratiesoftware, apps of een combinatie? Hoe meer handmatige processen erin zitten, hoe groter de kans op fouten.

Gegevens worden niet goed ingevoerd, of verkeerd geïnterpreteerd. Te laat geüpload of na beoordeling nog aangepast.

Fouten maken is menselijk. Dus automatiseer, stroomlijn, versimpel. Alles om onnauwkeurigheid en onvolledigheid te voorkomen.

Expense management in drie stappen naar een hoger niveau

1. Digitaliseer declaraties met slimme software

Frictieloze processen rond declaraties zijn voor veel organisaties nog altijd een van de grootste uitdagingen binnen expense management.

Voor een soepele afhandeling moeten medewerkers ten eerste weten wat ze wel en niet mogen declareren. Vervolgens moeten ze alle bonnetjes op tijd, via de juiste kanalen en met een complete omschrijving indienen.

Door dit proces via een app te automatiseren, versnel je het verwerkingsproces aanzienlijk en dring je de papieren administratie terug. Mooi meegenomen: als je een elektronische betaalkaart aan de app koppelt, worden betalingsbewijzen automatisch aan de juiste transacties toegekend.

2. Bied passende betaalmethoden

Wil je efficiënte en veilige uitgaven optimaal ondersteunen? Zorg er dan voor dat collega’s altijd beschikken over passende betaalmiddelen.

Contante voorschotten en creditcards zijn ok, maar zorgen voor onnodige administratieve rompslomp. Je kunt beter voor prepaid betaalkaarten kiezen. Die kun je namelijk makkelijk in een digitaal declaratieproces integreren.

Automatiseer bijvoorbeeld de budget top-ups per maand of kwartaal, zodat kaarthouders altijd precies weten wat ze in die periode kunnen besteden. Achter de schermen heeft je financiële team realtime-inzicht in de uitgaven.

Zo kun je contant geld volledig vervangen en zorg je op een subtiele manier voor meer grip op zakelijke betalingen.

3. Integreer onkostenbeheer met je boekhoudprogramma

Om nog meer controle over je expense management te krijgen, kun je (bijvoorbeeld via API’s) ook koppelingen tussen de zakelijke onkostentool en je boekhoudprogramma creëren.

Handig wanneer je op maat gemaakte kostensoorten, kostenplaatsen en btw-tarieven gebruikt. Of als je kostenplaatsen automatisch wilt kunnen toewijzen aan specifieke projecten of klanten. Want op deze manier wordt alles aan de juiste grootboeknummers in je boekhouding gekoppeld.

Een centraal (digitaal) managementsysteem helpt je een eind op weg om de toewijzing van betaalkaarten, budgetten en goedkeuringen van declaraties te controleren. 

Van hieruit heb je dan in real time zicht op de zakelijke uitgaven van iedere medewerker en elk team. Door het systeem direct te integreren met je boekhouding, wordt dit een sluitend proces.