Alles over de huidige zakelijke betaalmethodes

Binnen een organisatie moeten er vele betalingen worden gedaan. Voor al deze uitgaven heeft de medewerker een betaalmethode nodig. 

Bij bepaalde uitgaven kan je vaak maar op één specifieke manier betalen. Een hotelboeking kan je bijvoorbeeld alleen met een creditcard doen. Terwijl de bloemist misschien alleen een pinpas accepteert. Het is dus belangrijk  om verschillende flexibele zakelijke betaalmethodes aan te bieden binnen je organisatie. 

Het goed bijhouden en verwerken van alle uitgaven is voor finance teams nog altijd een omslachtige taak. Het kost veel tijd en moeite om een goede controle over de transacties en declaraties te houden. Met name als er verschillende betaalopties worden gebruikt, is het lastig om de maandafsluiting op tijd rond te krijgen.

Dat er het afgelopen decennium veel nieuwe betalingsoplossingen bij zijn gekomen, is je niet ontgaan. Toch hebben de meesten binnen de eigen organisatie de overstap naar nieuwe zakelijke betaalmethoden nog niet gemaakt. 

Het staat meestal op de lange lijst van lange termijn projecten. Dit terwijl deze nieuwe oplossingen het vaak gemakkelijker en vooral veiliger maken om zakelijke transacties te doen. Tot ongenoegen van vele finance teams en medewerkers. Tijd om alle betaalopties en hun voordelen eens te belichten.

❯ Cash geld, de ouderwetse contanten

❯ Een reguliere betaalkaart

❯ De zakelijke creditcards

❯ Online betaalservices

❯ Op rekening kopen

❯ Een automatische incasso

❯ Zakelijke betaalmethode integreren

De ouderwetse contanten

Nog altijd werken veel organisaties met contant geld. Er is dan kasgeld op een locatie aanwezig, waarmee bijvoorbeeld een verjaardagscadeau wordt aangeschaft. Wanneer er contant geld rondgaat in een bedrijf, werk je met een kasboek. In het kasboek moeten alle contante uitgaven worden bijgehouden. 

Veel organisaties willen graag richting een cashless manier van werken gaan. En kasgeld volledig schrappen als zakelijke betaalmethode. Het werken met kasgeld en kasboeken brengt namelijk veel problemen met zich mee. 

De verwerking van contante zakelijke betalingen is een administratieve ramp. Naast het tijdrovende proces, vergt het een complexe inrichting. Hoe weet de kassier de stand van de verschillende kassen? Waar haalt hij of zij het geld ter aanvulling? Heb je over het veilig transporteren van het geld nagedacht? En, hoe controleer je dat het volledige bedrag in de kas is aangekomen?

Wanneer organisaties met kasgeld werken, is er vaak een vaste dagelijkse procedure:

1. Er zit iedere dag een vast startkapitaal in de kas;
2. De medewerker ontvangt geld van klanten en doet zelf wellicht ook uitgaven. Dit behoeft twee veilig opgeborgen en gescheiden kassen;
3. Aan het einde van de dag telt de medewerker  het kasgeld, maakt de balans op in het kasboek en levert de kas in bij de beheerder;
4. Dan stort de beheerder of kassier als laatste stap het geld bij een bank of vraagt een kas aanvulling aan.

Het gaat er om dat alle geldbewegingen op de juiste manier verantwoord zijn in het kasboek. En, dat alle betaalbewijzen worden bijgevoegd. Als administratie zit je medewerkers nog vaak achter de broek aan om hun bonnen in te dienen. Het werken met kasgeld lijkt een snelle oplossing, maar er zitten dus (te)veel haken en ogen aan. Dat zorgt voor inefficiëntie bij de administratieve verwerking.

Maar, binnen een organisatie zal er altijd af en toe een contante betaling gedaan moeten worden. Hoeveel je als bedrijf ook stuurt op digitale transacties, soms ontkom je er niet aan. Bijvoorbeeld wanneer een winkel onverhoopt geen bankpas accepteert of je een aankoop op de markt doet. 

voordelen: gemakkelijk in gebruik, in fysieke winkels vrijwel altijd geaccepteerd, geen additionele kosten

nadelen:  fraudegevoelig, complexe administratie, risico tijdens distributie 

Een zakelijke creditcard of kredietkaart

Creditcards zijn een populaire en klassieke betaalmethode binnen het zakelijk betaallandschap. Binnen Europa kun je bijna altijd ‘gratis’ betalen met je kredietkaart. Voor geld pinnen betaal je daarentegen wel vaak additionele kosten. 

Een zakelijke kredietkaart wordt vaak gebruikt voor zakelijke betalingen in het buitenland, omdat ze wereldwijd worden geaccepteerd. Het is daarom uitermate geschikt wanneer je op zakenreis gaat. Daarnaast betaal je er gemakkelijk mee online

❯  Een reguliere creditcard

Wanneer je een zakelijke rekening hebt, kun je ook een zakelijke creditcard aanvragen. Deze gebruik je voor alle zakelijke onkosten, zoals zakenreizen, tanken, de aanschaf van bijvoorbeeld kantoorartikelen, of andere online aankopen.

Met een reguliere creditcard van een bank leen je geld om mee te betalen. Hier zijn nog wel verschillende types te onderscheiden voor wat betreft de manier van terugbetalen:

1. 1. Een klassieke creditcard waarbij je het geleende geld meteen of in termijnen terug kan betalen. Je betaalt de rente vanaf het moment van de leenperiode.
   2. Een chargecard waarbij je geleende binnen 30 dagen moet betalen. Gedurende die tijd is het wél rentevrij. Na deze periode wordt de rente erg hoog.

De kaarten van American Express zijn allemaal chargecards. Maar ook bij Visa en Mastercard is dit meestal het geval. Het bedrag wordt niet meteen van je rekening afgeschreven. Aan het begin of het einde van de maand krijg je een rekening van alle bedragen die in de voorbije maand zijn betaald. Visa en Mastercard geven je vaak wel de mogelijkheid om het bedrag gespreid terug te betalen. 

Wanneer je een creditcardrekening dezelfde maand betaalt, hoef je hier als organisatie vaak geen extra kosten voor te betalen. Wanneer je dit langer uitstelt, dan wordt er een per bank afhankelijke rente gevraagd. Hier moet dan ook een kredietovereenkomst voor worden getekend. 

Hoewel de creditcard door veel bedrijven wordt ingezet als zakelijke betaalmiddel kleven er ook veel nadelen aan. Bij de aanvraag van een creditcard komt namelijk veel papierwerk kijken. Het is niet zomaar geregeld. 

Wanneer je het papierwerk achter de rug hebt, krijgt de kaart een vaste limiet. De hoogte is afhankelijk van de aangevraagde kaart maar ligt vaak al boven de €1.000. Het is zakelijk gezien helemaal geen prettig gevoel om medewerkers met zoveel “geld” op pad te laten gaan. Helaas kan het limiet niet zelf flexibel worden aangepast naar de behoefte. 

Er bestaat ook nog iets als een daily-charge card. Dit een eigenlijk een tussenvorm van een prepaid en een reguliere creditcard. Je zet hier een tegoed op een rekening waarvan alle betalingen meteen afgeboekt (debit) totdat het saldo nul is. Daarna wordt het voorgeschoten door de bank (credit). Na afloop van de maand wordt de rekening opgemaakt en openstaande bedragen direct van je referentierekening (meestal girorekening) afgeboekt.

Voordelen: wereldwijd contactloos betalen, ruime verzekeringsdekking bij aankopen

Nadelen: vaste limiet, niet flexibel, veel papierwerk bij aanvraag

❯  De prepaid creditcard als zakelijke betaalmethode

Met een reguliere creditcard van een bank, leen je dus geld om mee te betalen. Bij een prepaid creditcard zit dit iets anders. 

Een prepaid kaart is een betaalkaart waarbij het geld op een veilig afgeschermde derdenrekening staat. 

Bij deze prepaid variant kun je dus alleen geld uitgeven, dat je zelf voorgeschoten hebt. Als je via een normale bank geld naar de kaart overmaakt, dan was je tot voor kort vaak gebonden aan 2 of 3 werkdagen verwerkingstijd. 

Veel banken voeren wel steeds meer nieuwe instant payments protocollen in. Dit is eerst uitgerold voor binnenlandse betalingen, maar daarna ook voor betalingen binnen Europa. Dit is handig wanneer je regelmatig onvoorziene kosten hebt. Je hoogt het limiet van deze meeste kaarten dan eenvoudig en realtime op. 

Wanneer we in Europa spreken over een prepaid creditcard bedoelen we eigenlijk de prepaid debit card waarbij je dus het bedrag op een afgezonderde rekening overmaakt en alleen dat kan opmaken. Heb je of je organisatie eenmaal het due diligence proces voor de kaart doorlopen, is het daarna vaak makkelijker om extra kaarten te krijgen. Nieuwe medewerkers kun je dan snel een eigen prepaid kaart toewijzen. Omdat prepaid kaarten met e-money werken, zijn de transacties digitaal in real time te volgen. Hierdoor zijn ze uitermate geschikt als basis voor moderne zakelijke uitgavensystemen zoals SimpledCard. 

voordelen: flexibel budget, kaart gemakkelijk toewijzen aan personeel, realtime inzicht

nadelen: niet altijd online geaccepteerd

❯  De secured creditcard

Met een secured creditcard betaal je van tevoren een borgsom op je rekening bij het kredietinstituut. Deze borg is het onderpand voor de kaartuitgever. In het geval je achterstallig bent met je betalingen. 

Deze creditcard wordt eigenlijk voornamelijk in angelsaksische landen ingezet. Het helpt mensen met een slechte kredietscore weer een positieve krediethistorie op te bouwen. Anders zouden zij waarschijnlijk nooit meer een creditcard kunnen krijgen. 

De bank geeft dus wel degelijk krediet en je moet altijd netjes de maandelijkse uitgaven af betalen. De borg blijft in principe ongemoeid. Tegelijkertijd is de hoogte van je kredietlimiet gelijk aan de borg. 

voordelen: voor mensen met negatieve krediethistorie

nadelen: borgsom vereist, beperkte kredietlimiet

Online zakelijke betaalservices

Tegenwoordig is het onmogelijk om als organisatie slechts uit de voeten te kunnen met aankopen in fysieke winkels. Het merendeel van de zakelijke transacties vindt namelijk online plaats. Daarom is het noodzaak om een geschikte methode te hebben om online te kunnen betalen. 

Hoewel je hierbij als eerste aan de klassieke creditcard denkt, zijn er steeds meer specifieke betaalservices voor online aankopen. Waarin verschillen deze van een kredietkaart betaling? En hoe zorg je dat je deze zakelijk kunt gebruiken? Lees hier verder.

❯  PayPal

PayPal is wereldwijd een populaire betaaloplossing. In Nederland is het met 1,7 miljoen gebruikers één van de meest gebruikte betaalsystemen. PayPal staat op de derde plek, net na iDeal en de (zakelijke) creditcard. 

PayPal wordt ook veel gebruikt op veilingsites als eBay en Marktplaats. Anders dan iDEAL biedt PayPal, net als veel creditcards, aankoopbescherming. Is het product niet geleverd, dan zorgt PayPal dat je je geld terugkrijgt.

Ook deze methode wordt voornamelijk gebruikt door consumenten. Je koppelt er verschillende bankrekeningen of creditcards aan. Dit heet een e-wallet. Een voordeel is de veiligheid. Bij een betaling via zo’n e-wallet wordt de informatie over de gebruikte bankrekening of betaalkaart niet bekend gemaakt aan de verkoper. 

Paypal slaat de gegevens wel op haar servers op, maar belooft deze sterk te beschermen tegen hackers. Dit werkt dus anders als de zogenaamde device-based digital wallets, zoals Apple pay en Samsung pay. Deze slaan je kaartgegevens enkel op je telefoon of computer op.

PayPal beschikt in veel landen ook over een business oplossing.  Deze b2b-betaaloplossing zorgt er voor dat ook automatische afschrijvingen via het systeem lopen. 

Er zijn in principe geen kosten verbonden aan het gebruik. Je kunt gratis een account aanmaken en oneindig veel transacties doen. Slechts bij een wisselkoers zal deze bovenop het aankoopbedrag worden berekend. De webwinkels waar je bestelt, betalen wel een provisie aan Paypal voor het gebruik.

voordelen: wereldwijd geaccepteerd, geen extra kosten voor koper, aankoopbescherming

nadelen: extra account nodig, minder overzicht voor finance team

❯  Bitcoins

In het nieuws zie je regelmatig spannende verhalen over koers speculatie met bitcoins. De nieuwe digitale munt is een sterk staaltje techniek. Het baseert op versleutelde berekeningen, die op verschillende computers in duizenden stappen worden uitgevoerd (de zogenaamde blockchain). 

Je kunt een bitcoin vergelijken met een e-mail waarin een wachtwoord staat. Iedere bitcoin heeft een eigen wachtwoord waar alleen de eigenaar over bezit totdat hij geld overmaakt. 

De bitcoin is niet van 1 centrale uitgever zoals dat bijvoorbeeld zo is bij een reguliere bank. Gebruikers betalen via een software. In de praktijk is het aantal winkels dat bitcoins accepteert echter nog steeds heel laag. Zo kun je op Amazon niet direct met bitcoins betalen.  

Voordelen: veilig en anoniem, geen tussenpersonen of bank nodig

Nadelen: lage acceptatie, medewerkers geen toegang tot netwerk

Op rekeningen kopen (veel gebruikt als zakelijke betaalmethode)

Als organisatie is het het fijnst om grote rekeningen achteraf te betalen. Je weet dan of de dienst geleverd is en hebt gedurende de betalingstermijn nog beschikking over het geld. Wat natuurlijk de cashflow ten goede komt. 

Het probleem is alleen dat wanneer je afneemt bij een nieuwe leverancier, zij meestal eerst een kredietcheck willen uitvoeren. Ze willen er zeker van zijn dat je de aankoop ook wel echt kunt betalen.

Daarnaast neem je zelf niet zomaar iedere organisatie op in je leveranciers stam. Het opzetten van een nieuw profiel kost tijd en moet na controle worden vrijgegeven.  Dit komt de snelheid niet ten goede. Wat weer invloed heeft op de levertijd. 

Wettelijk moet een webshop de mogelijkheid bieden om op rekening te kopen. Veel aanbieders willen niet zelf het risico hiervoor lopen. Je ziet dus ‘Achteraf betalen’ steeds vaker als betaaloptie aangeboden door betaalservices. Denk hierbij aan bedrijven als AfterPay en Klarna. Zij maken het steeds gemakkelijker om met een paar klikken achteraf te betalen. Er is niet eens meer een kredietcheck nodig.

Inmiddels gebruiken ook  b2b-webshops deze opties. Aangezien het bij zulke betalingen vaak om grotere bedragen gaat, is dit een relevante betaalmethode in de zakelijke sector. Daar spelen verkopers op in. 

Bij b2b-aankopen zijn vrijwel altijd meerdere personen binnen de organisatie die betrokken zijn bij de aankoopbeslissing. Een betaling moet namelijk goedgekeurd worden door de persoon met beslissingsbevoegdheid. Bij terugkerende aankopen, maar ook bij eenmalige facturen, is Achteraf betalen is een goed alternatief. 

❯  Op factuur

Veel organisaties betalen nog altijd het liefst op factuur. En dus een populaire zakelijke betaalmethode. De betalingen worden eerst allemaal verzameld. Wanneer deze zijn vrijgegeven door de verantwoordelijke kunnen de betalingen worden klaargezet. Na autorisatie kunnen de bedragen worden verzonden en overgemaakt door iemand van de financiële afdeling. 

Dit wordt door verschillende personen binnen de organisatie gedaan om er zeker van te zijn dat het juist in de boekhouding komt. En niet minder belangrijk, dat er minder kans op fraude is.

Dit kan handmatig, maar verhoogt wel aanzienlijk het risico op fouten. Met een digitaal betaalverzoek los je dit probleem op. Dit gebeurt daarom ook steeds vaker. Er wordt dan een digitale betaallink aangemaakt en deze wordt met de factuur meegestuurd. Dit kan bijvoorbeeld ook door middel van een QR code. 

voordelen: vertrouwd door finance teams

nadelen: risico op fouten, handmatig werk

❯  AfterPay

Eén van de bekendste aanbieders in de nederlandse markt is AfterPay. Zij dragen het risico van de betaling en nemen de facturatie voor hun rekening. 

Wanneer je deze betaaloplossing kiest in een webshop, kun je de bestelling dus eerst (op kantoor) bekijken voordat je de producten daadwerkelijk afrekent. Je betaalt uiteindelijk alleen voor wat je houdt. Dit scheelt de boekhouding een hoop gedoe omdat zij eventueel teruggestorte bedragen weer moeten verwerken in de boekhouding.

De aankopen bij b2b-webwinkels zijn over het algemeen grote en dure orders. AfterPay rekent zelf geen kosten en rente. Echter, de webshops zelf staat het vrij om transactiekosten in rekening te brengen voor betaling via AfterPay.  Dit biedt uitkomst voor de zakelijke klant.

voordelen: veilig proces, alleen betalen voor producten die je houdt

nadelen: extra account nodig

De automatische incasso als zakelijke betaalmethode

Een vaak gebruikte zakelijke betaalmethode is de automatische incasso. Hierbij wordt eenmalig of soms periodiek een betaalde afschrijving gedaan. Vooraf wordt er dan een ‘contract’ afgesloten waarbij je toestemming geeft aan de verkoper om het bedrag automatisch af te schrijven. Dit noemen ze een incassomachtiging. Dit kan direct via de zakelijke rekening of via een derde partij als Buckaroo. 

In het verleden moest er altijd schriftelijk een machtiging worden aangegeven. Hierop moest dan de handtekening staan van de rekeninghouder. Dit is tegenwoordig niet meer nodig. Wat er gebeurt, is dat er een e-mail wordt verstuurd waarin je de handtekening digitaal plaatst binnen een beveiligde omgeving. 

voordelen: zekerheid door betaalafspraak

nadelen: betaling blijft soms doorlopen zonder dat je er erg in hebt

Hoe integreer je de juiste zakelijke betaalmethode in je workflow?

Door de vele opties en aanbieders is het soms lastig kiezen welke zakelijke betaaloplossing het beste bij jouw bedrijfsvoering en medewerkers past. Je wilt het de operationele teams binnen de organisatie zo gemakkelijk mogelijk maken, maar zelf niet de controle verliezen. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat de betalingen veilig verlopen.

Uiteindelijk zal het daadwerkelijke betaalgedrag van je medewerkers mede bepalen waar jouw voorkeur naar uitgaat. De keuze voor de zakelijke betaalmethode(n) binnen je organisatie is ook afhankelijk van hoe jij je betaal- en verwerkingsstrategie voert. 

Een goede betaal- en verwerkingsstrategie voor de bedrijfsuitgaven kan je als organisatie veel opleveren. Hoewel het vaak wordt gezien als bijzaak, geeft het je als organisatie juist de controle die je nodig hebt. Voor het kiezen van de juiste methode kun je jezelf een aantal vragen stellen:

❯  Wat is de frequentie van uitgaven, komen de uitgaven geregeld terug of zijn deze vaak eenmalig?
❯  Hoeveel medewerkers moeten gebruik kunnen maken van de zakelijke betaaloptie?
Hoe distribueer ik deze en kan ik nieuwe medewerkers makkelijk aansluiten?
❯  Passen de zakelijke betaalmethoden bij het gewenste uitgavenpatroon (online vs fysieke aankopen, binnen- vs buitenland, geldopnames mogelijk of niet)?
❯  Wat is de beste prijs / kwaliteit verhouding van de zakelijke betaaloptie?
❯  Hoe kan ik de betalingen in onze workflow voor zakelijke uitgaven opnemen? Hoe zorg ik voor een soepele aansluiting op de boekhouding?
❯  Welke mate van controle wil ik zeker stellen als finance manager? Maximale budgets instellen, snel inzicht in transacties, directe terugkoppeling met aankoopbewijzen, meer-ogen principe, etc?
❯  Levert de aanbieder deskundige ondersteuning bij betalingsproblemen? Hoe worden mogelijke fraude incidenten herkend en afgehandeld?

De implementatie van jouw zakelijke betaalmethode

Wanneer je bovenstaande vragen hebt beantwoord kun je het zakelijk betaalproces voor jouw organisatie verder inrichten. Dat komt neer op de volgende drie stappen:

1. Het uitzoeken en ‘aanschaffen’ van een van de producten;
2. Inrichting binnen de boekhouding en de workflow;
3. De implementatie binnen het team en de organisatie.

Nadat een nieuwe betaaloptie volledig is uitgerold binnen de organisatie is het belangrijk om het gebruik te monitoren. Hierdoor krijg je beter overzicht en inzicht. Waar nodig kun je de processen dan bijstellen en optimaliseren. 

Tot slot is het altijd goed om op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen binnen het zakelijk betalen. Luister naar medewerkers en verzamel feedback uit de operationele teams. Welke nieuwe zakelijke betaalmethodes zijn er en hoe past dit binnen onze bedrijfsvoering? Zo speel je op tijd in op de veranderende betaalwensen binnen je sector. 

Binnen SimpledCard hebben wij verschillende experts die je adviseren bij het kiezen en implementeren van de juiste zakelijke betaalmethode. Mocht je vragen hebben over de beste oplossing voor jouw organisatie, neem dan geheel vrijblijvend contact op. Samen kijken we naar de behoeften en helpen we je om een plan van aanpak op te stellen.

Door Christel Heije