Cliëntgelden: hoe beheer je de financiën van cliënten?

Tegelijkertijd wil je cliënten gemakkelijk de vrijheid geven om financieel deel te nemen aan de samenleving. Een persoonsgebonden betaalpas met een vastgesteld budget biedt hier uitkomst.

Er kleven nog steeds veel vragen aan het beheren van cliëntengelden. In het verleden zijn er door het faillissement van een zorginstelling voogdij- en kleedgelden van cliënten kwijtgeraakt doordat deze gelden op een bankrekening van de zorgaanbieder stonden. Daarnaast werken veel instellingen nog altijd met contant geld.

Dit zorgt niet alleen voor administratieve druk voor het bijhouden van kasboeken, maar is ook erg fraudegevoelig.

Door het gebruik van contant geld ontbreekt het snel aan controle en inzicht. Gelden van cliënten werden hierdoor soms ongemerkt weggesluisd.

Sinds januari 2014 is er daarom de zogenaamde ‘Wet wijziging curatele, beschermingsbewind en mentorschap’ van kracht gegaan, die dit tegen moet gaan.

Cliëntgelden en budgetbeheer

Voor we verder ingaan op het inrichten van cliëntgeldenbeheer: wat zijn cliëntgelden precies?

Een cliënt kan allerlei soorten inkomstenbronnen hebben zoals een uitkering, sociale vergoedingen, loon of bijvoorbeeld een AOW.

De hoogte van deze bedragen kan per cliënt verschillen. Van deze inkomsten betaalt de cliënt vaste uitgaven zoals de woonbijdrage of individuele zorgkosten.

Er wordt binnen deze cliëntgelden vaak een apart bedrag gereserveerd voor dagelijkse uitgaven, ook wel leefgeld genoemd. Het is als ware het zakgeld voor de cliënt.

Wanneer een cliënt niet in staat is om zelf beslissingen te nemen, of het lastig vindt om met geld om te gaan, kan een hulpverlener budgetbeheer aanvragen. Er wordt dan een bewindvoerder aangesteld, die het budget of eventuele schulden beheert. Zo kan voorkomen worden dat iemand verder in de problemen raakt.

Het budgetbeheer, ook wel inkomstenbeheer genoemd, zorgt ervoor dat alle vaste lasten regelmatig worden betaald. Daarna wordt het overige cliëntgeld door de budgetcoach aan de cliënt beschikbaar gesteld. Hierover kan de cliënt dan zelf beschikken. Binnen het budgetplan wordt dus bepaald hoeveel leefgeld de cliënt ontvangt.

Een budget wordt vaak per dag, week of maand uitgegeven. Het is een vooraf vastgesteld budget waarmee bijvoorbeeld de dagelijkse boodschappen worden betaald. Cliënten blijven zo deelnemen aan de samenleving en leren met kleine bedragen omgaan.

De huidige werkwijze van cliëntgeldenbeheer

Momenteel hebben veel instellingen nog niet de juiste manier gevonden om cliënten beschikking te geven over het eigen leefbudget.

Vaak wordt nog gewoon gewerkt met contant geld, dat uit de kleine kas van de zorglocatie genomen wordt. Cliënten krijgen dan per week bijvoorbeeld €40 mee, waarvan ze de boodschappen doen.

Administratief lopen dan de uitgaven van het personeel en die van de cliënten snel door elkaar, wat voor de financiële afdeling lastig bij te houden is.

Wanneer een organisatie wel kiest voor een cashless werkwijze komt er een snel ander probleem bij kijken. Als organisatie kan je namelijk bij een bank vaak geen bankpassen aanvragen voor personen die niet op de eigen loonlijst staan.

In de praktijk blijkt dat dit wel vaak gebeurt. Wanneer er is gekozen voor een betaalpas “oplossing”, krijgt de cliënt dus de bankpas mee die eigenlijk op naam staat van de organisatie.

Dit is verre van een ideale situatie.

Zorg voor juridische zekerheid bij beheer van cliëntgelden

Er zijn bij het beheer van cliëntengelden verschillende gebieden waar rekening mee moet worden gehouden. Er zijn namelijk juridische en praktische problemen, die beiden een andere aanpak behoeven.

Wat kan je als zorginstelling doen om de financiële zekerheid op juridisch gebied te waarborgen?

Na enkele incidenten in de zorgsector, waar cliëntgelden verloren zijn gegaan door faillissementen, heeft de overheid de regels voor het beheer van cliëntgelden verduidelijkt.

Een belangrijke vuistregel is dat de tegoeden van de cliënt strikt gescheiden moeten blijven van de fondsen van de zorgorganisatie.

Veel instellingen kiezen voor het werken met een beheerstichting, zodat het beheer en toezicht gescheiden kan worden van de eigen organisatie.

Iedere zorgorganisatie die beheer services voor cliëntgelden aanbiedt, zal haar praktijken dus uitgebreid met haar juridisch adviseur willen bespreken en regelmatig moeten laten toetsen.

Hierdoor kan worden zeker gesteld, dat alle benodigde toestemmingen voor het beheer en eventuele benodigde ontheffingen op tijd georganiseerd worden.

Een helpende hand bij cliëngelden van SimpledCard

Naast de juridische kant blijkt dat er veel praktische problemen spelen bij het verstrekken van cliënt- en leefgelden. De distributie van fysiek geld brengt veel risico’s met zich mee.

Het vraagt daarnaast om een nauwkeurige administratie, waar snel veel tijd in gaat zitten. Er moet boekhouding gevoerd worden over de inkomsten van de cliënt, het geld dat dagelijks wordt verstrekt, de kasboeken op de zorglocatie en de juiste omgang met wisselgeld.

Alleen dan kan er op ieder moment het verblijvende tegoed van de individuele cliënt worden vastgesteld.

Deze praktische problemen kan je oplossen met een nieuw instrument: prepaid cliëntgeldenkaarten. De cliëntgeldenkaart wordt uitgegeven op naam van de cliënt en de financiële afdeling van het beheer kan deze kaart opladen met de dagelijkse budgetten voor de vrije besteding. Deze betaalpas voor cliënten brengt dus veel voordelen met zich mee.

❯ Inzicht en controle van leefgeld
De transactieoverzichten van de cliënten kan je hiermee gemakkelijk scheiden van die van de zorgorganisatie. De beheerstichting kan zo de wijzigingen in tegoeden sneller administratief verwerken.

Zo behouden niet alleen de cliënten meer controle over hun financiën, maar worden ook de medewerkers van de zorgorganisatie bevrijd van extra werk.

❯ Regie teruggeven aan de cliënt
De passen zijn verbonden met één centraal systeem, waarmee betalingen realtime zichtbaar zijn via de computer of de mobiele app. De cliënt krijg een eigen pas en heeft zo inzicht in alleen zijn eigen uitgaven.

Er is wel altijd de mogelijkheid tot ingrijpen door de budgetcoach. Dit zorgt voor veel meer autonomie voor cliënten: ze doen zelf kleine persoonlijke uitgaven en nemen daarmee deel aan het normale maatschappelijke leven.

❯ Snelheid en veiligheid van cliëntgelden
Passen uitgeven is zo gedaan. Er is een optie om opname bij een geldautomaat uit te zetten en een eigen pincode in te voeren.

SimpledCard voldoet daarnaast aan de strengste Europese richtlijnen voor dataopslag van persoonsgegevens. Dit alles zorgt voor minder fraude risico en een groter gevoel van veiligheid voor zorgbegeleiders en cliënten.

De nieuwe werkwijze van cliëntgeldenbeheer in de praktijk

Een vernieuwde manier van werken roept veel vragen op. Daarom hebben wij hieronder in handige stappen uitgelegd hoe het beheer van cliëntgelden er voor een organisatie uit kan zien.

Wij beseffen ons, dat iedere organisatie anders werkt en andere behoeftes heeft, dus de uiteindelijke situatie kan daarom afwijken. Dit is slechts één van de vele mogelijkheden die SimpledCard biedt.

1. Zodra het cliëntgeldbeheer start, wordt de cliënt toegevoegd aan het management systeem. Daarna kan er een pas kan worden uitgegeven op naam van de cliënt.

2. Er wordt in overleg een budgetplan opgesteld, zodat zorgverlener en cliënt weten hoeveel er per periode uitgegeven kan worden. Dit bedrag, het leefgeld, kan dan op de cliëntgeldenkaart worden gestort.

3. Eventueel kan de patiënt ook kleine vaste lasten zoals de telefoonrekening met de kaart betalen, maar in de praktijk zien we dat het vaak alleen om de dagelijkse boodschappen gaat.

4. Met de SimpledCard pinpas kan de cliënt over het in de begroting afgesproken leefgeld per dag, week of maand beschikken. Dit is allemaal gemakkelijk in te stellen in het systeem zodat dit vervolgens automatisch periodiek op de pas wordt bijgeschreven.

5. Alle betalingen kan je realtime inzien. Er is dus te allen tijde duidelijk inzicht over de uitgaven voor de cliënt en zijn of haar mentor. In dit overzicht is dus ook te zien hoeveel er nog kan worden uitgegeven binnen een bepaalde periode.

6. Transactieoverzichten van de cliënten worden op deze manier gemakkelijk gescheiden. Deze rapporten worden per cliënt uitgedraaid en naar bijvoorbeeld de bewindvoerder doorgestuurd.

De cliëntgeldenkaarten zijn geschikt voor veel verschillende zorginstellingen, waaronder verpleegtehuizen, begeleide woongroepen, woon- en zorginstellingen voor mensen met een beperking, huisvestings- en zorgfaciliteiten voor mensen met sociale problemen en/of verslavingen, psychiatrische en psychologische zorginstellingen en instanties voor re-integratie.

Door deze nieuwe manier van cliëntgeldenbeheer kan je als organisatie volledig afstand doen van contant geld en is de administratie veel sneller verwerkt. Zo behoudt niet alleen de cliënt meer vrijheid, maar worden ook de medewerkers van de zorgorganisatie bevrijd van extra werk.

Benieuwd hoe je het beheer van cliëntgelden binnen jullie organisatie beter kunt organiseren? En cliënten hun eigen financiën kunnen bijhouden? Neem contact op en bepaal samen met onze financieel experts het juiste plan van aanpak.

Door Christel Heije