Hoe beheer je de financiën van cliënten?

Een helpende hand van SimpledCard

Naast de juridische kant blijkt dat er veel praktische problemen spelen bij het verstrekken van cliënt- en leefgelden. De distributie van fysiek geld brengt veel risico’s met zich mee.

Het vraagt daarnaast om een nauwkeurige administratie, waar snel veel tijd in gaat zitten. Er moet boekhouding gevoerd worden over de inkomsten van de cliënt, het geld dat dagelijks wordt verstrekt, de kasboeken op de zorglocatie en de juiste omgang met wisselgeld.

Alleen dan kan er op ieder moment het verblijvende tegoed van de individuele cliënt worden vastgesteld.

Deze praktische problemen kan je oplossen met een nieuw instrument: prepaid cliëntgeldenkaarten. De cliëntgeldenkaart wordt uitgegeven op naam van de cliënt en de financiële afdeling van het beheer kan deze kaart opladen met de dagelijkse budgetten voor de vrije besteding. Deze betaalpas voor cliënten brengt dus veel voordelen met zich mee.

❯ Inzicht en controle
De transactieoverzichten van de cliënten kan je hiermee gemakkelijk scheiden van die van de zorgorganisatie. De beheerstichting kan zo de wijzigingen in tegoeden sneller administratief verwerken.

Zo behouden niet alleen de cliënten meer controle over hun financiën, maar worden ook de medewerkers van de zorgorganisatie bevrijd van extra werk.

❯ Regie teruggeven aan de cliënt
De passen zijn verbonden met één centraal systeem, waarmee betalingen realtime zichtbaar zijn via de computer of de mobiele app. De cliënt krijg een eigen pas en heeft zo inzicht in alleen zijn eigen uitgaven.

Er is wel altijd de mogelijkheid tot ingrijpen door de budgetcoach. Dit zorgt voor veel meer autonomie voor cliënten: ze doen zelf kleine persoonlijke uitgaven en nemen daarmee deel aan het normale maatschappelijke leven.

❯ Snelheid en veiligheid
Passen uitgeven is zo gedaan. Er is een optie om opname bij een geldautomaat uit te zetten en een eigen pincode in te voeren.

SimpledCard voldoet daarnaast aan de strengste Europese richtlijnen voor dataopslag van persoonsgegevens. Dit alles zorgt voor minder fraude risico en een groter gevoel van veiligheid voor zorgbegeleiders en cliënten.

De nieuwe werkwijze van cliëntgeldenbeheer in de praktijk

Een vernieuwde manier van werken roept veel vragen op. Daarom hebben wij hieronder in handige stappen uitgelegd hoe het beheer van cliëntgelden er voor een organisatie uit kan zien.

Wij beseffen ons, dat iedere organisatie anders werkt en andere behoeftes heeft, dus de uiteindelijke situatie kan daarom afwijken. Dit is slechts één van de vele mogelijkheden die SimpledCard biedt.

1. Zodra het cliëntgeldbeheer start, wordt de cliënt toegevoegd aan het management systeem. Daarna kan er een pas kan worden uitgegeven op naam van de cliënt.

2. Er wordt in overleg een budgetplan opgesteld, zodat zorgverlener en cliënt weten hoeveel er per periode uitgegeven kan worden. Dit bedrag, het leefgeld, kan dan op de cliëntgeldenkaart worden gestort.

3. Eventueel kan de patiënt ook kleine vaste lasten zoals de telefoonrekening met de kaart betalen, maar in de praktijk zien we dat het vaak alleen om de dagelijkse boodschappen gaat.

4. Met de SimpledCard pinpas kan de cliënt over het in de begroting afgesproken leefgeld per dag, week of maand beschikken. Dit is allemaal gemakkelijk in te stellen in het systeem zodat dit vervolgens automatisch periodiek op de pas wordt bijgeschreven.

5. Alle betalingen kan je realtime inzien. Er is dus te allen tijde duidelijk inzicht over de uitgaven voor de cliënt en zijn of haar mentor. In dit overzicht is dus ook te zien hoeveel er nog kan worden uitgegeven binnen een bepaalde periode.

6. Transactieoverzichten van de cliënten worden op deze manier gemakkelijk gescheiden. Deze rapporten worden per cliënt uitgedraaid en naar bijvoorbeeld de bewindvoerder doorgestuurd.

De cliëntgeldenkaarten zijn geschikt voor veel verschillende zorginstellingen, waaronder verpleegtehuizen, begeleide woongroepen, woon- en zorginstellingen voor mensen met een beperking, huisvestings- en zorgfaciliteiten voor mensen met sociale problemen en/of verslavingen, psychiatrische en psychologische zorginstellingen en instanties voor re-integratie.

Door deze nieuwe manier van cliëntgeldenbeheer kan je als organisatie volledig afstand doen van contant geld en is de administratie veel sneller verwerkt. Zo behoudt niet alleen de cliënt meer vrijheid, maar worden ook de medewerkers van de zorgorganisatie bevrijd van extra werk.

Benieuwd hoe je dit binnen jullie organisatie kunt implementeren? Neem contact op en bepaal samen met onze financieel experts het juiste plan van aanpak.