De oplossing voor kasgeld

Hoewel er in Nederland al sinds 1976 betaalpassen bestaan, maken bedrijven en organisaties nog steeds gebruik van contant geld. Voornamelijk voor kleine dagelijkse uitgaven. Deze uitgaven worden beheerd in een kasboek. Kasgeld zorgt voor onnodige risico’s, kans op fraude en arbeidsintensieve administratie. Maar er is een oplossing!

Administratieve rompslomp
Een kleine kas is een beperkte hoeveelheid contant geld die binnen een organisatie gebruikt wordt om alledaagse uitgaven te doen. De administratie van een kleine kas wordt doorgaans handmatig verwerkt door een kasbeheerder. Niet allen zorg- en onderwijsinstellingen werken met zo een kleine kas, ook winkelmedewerkers zijnvoor zakelijke uitgaven en het ‘up en running’ houden van de winkels en inkoop zijn soms op de kleine kas aangewezen. Hoewel op het eerste gezicht deze betaalmethode eenvoudig lijkt, zorgt het kasgeld voor onnodige risico’s en administratieve lasten.

De kleine kas was een groot probleem. Het was veel werk, ook omdat onze mensen liever zorg verlenen dan boekhouden”

Corné DeijkersFinancieel manager - Zorginstelling Syndion

Allereerst vereist het gebruik van kleine kassen dat er altijd voldoende kasgeld aanwezig moet zijn. Dit geld wordt besteld bij een bank en vervolgens naar de locatie getransporteerd. De uitgifte van het geld wordt daarna vastgelegd door middel van het invullen van kasuitgifte formulieren. Aan een ingevuld formulier worden betaalwijzen toegevoegd en fysiek ingeleverd bij een kasbeheerder. Dit beperkt de inzichtelijkheid van de uitgaven. Vervolgens moeten de ingeleverde formulieren handmatig worden ingevoerd. Dit arbeidsintensieve proces is zeer gevoelig voor fouten en fraude.

“Onze oude manier van zakelijk betalen, met envelopjes, bonnetjes en contanten, is achterhaald en kost veel tijd.”

Marcella MerselFinancieel manager - Buitenschoolse opvang Zus en Zo

Van kas naar pas
Het gebruik van contant geld voor zakelijke uitgaven kan worden vervangen door de inzet van zakelijke pinpassen of creditcards die door alle medewerkers gebruikt kunnen worden. Doordat de transactiedata van betaalpassen online beschikbaar is wordt het risico op gegevensverlies geëlimineerd en is er verhoogde inzichtelijkheid in de uitgaven. Betaalpassen die worden uitgeven door een bank staan echter wel op naam en zijn lastig te beheren als het op bestedingsruimte aankomt. Dit brengt veel papierwerk en lange aanvraagprocedures met zicht mee. SimpledCard biedt een oplossing waar geen bankrekening voor nodig is. De betaalpassen kunnen elk moment worden uitgegeven en kunnen binnen enkele minuten voorzien worden van saldo.

Benieuwd hoe organisaties het kasgeld probleem oplossen?

© Copyright SimpledCard 2020
The SimpledCard cards are prepaid Maestro® cards and prepaid Mastercard® cards. The Card is issued by Wirecard Card Solutions Ltd (“WDCS”) pursuant to license by Mastercard International Inc.
WDCS is authorised by the Financial Conduct Authority to conduct electronic money service activities under the Electronic Money Regulations 2011 (Ref: 900051)
maestro-mastercard-logo