Een mobiliteitspas voor de reisbehoeften van je medewerkers

Door SimpledCard op 8 mei 2019

Reiskosten – 9 min

Mobiele medewerkers betalen op verschillende manieren voor hun zakelijke reizen. Met een bankpas, een creditcard, een tankpas, een NS Business Card of een OV-Chipkaart. Dat resulteert aan het eind van de maand in een envelop vol met betaalbewijzen. Als finance manager heb je eigenlijk de voorkeur voor één kaart omdat dat het verwerken van de declaraties een stuk gemakkelijker maakt.

Maar hoe speel je dan in op veranderende mobiliteitsbehoeften? Een universele mobiliteitspas kan hierin voorzien. Want, met deze betaalkaart kunnen allerlei soorten reiskosten worden betaald.

Met een mobiliteitspas wil je het liefst je medewerkers toegang geven tot alle soorten vervoer. Maar de meeste kaarten, die door de grote vervoersbedrijven worden aangeboden, zijn alleen gericht op hun eigen regionale of nationale diensten. Terwijl medewerkers in de praktijk verschillende soorten vervoer moeten boeken om op hun eindbestemming te komen.

Hoe zorg je er dan voor dat ze deze met één kaart kunnen betalen?

Een universele mobiliteitspas helpt aan de ene kant jouw finance team de reisonkosten in de hand te houden. En aan de andere kant is het voor medewerkers gemakkelijk en handig om te gebruiken.

❯ Wat is een mobiliteitspas?

❯ Soorten mobiliteitspassen

❯ Een universele mobiliteitspas voor reiskosten

❯ Hoe houd je reisonkosten in de hand

❯ Eenvoudige boekhouding met SimpledCard

Wat is een mobiliteitspas?

Er zijn twee verschillende definities voor mobiliteitspassen. Sommigen mensen hebben het over een mobiliteitspas in de zin van een reisverzekering. Anderen hebben het over een klantenkaart voor vervoersdiensten.

Met een mobiliteitspas voor reisverzekeringen ben je verzekerd voor hulpdiensten bij pech onderweg. Zij helpen je vaak 24 uur per dag. Waar je ook bent. De meeste kaarten bieden daarbij ook gratis vervangend vervoer bij pech, repatriëring en hotelaccommodatie.

De andere soort mobiliteitspas is een betaalkaart voor verschillende soorten (openbaar) vervoer. Deze worden meestal uitgegeven door een grote vervoersorganisatie. De kaart is gekoppeld aan je account en kan worden gebruikt voor boekingen en betalingen.

Chauffeurs gebruiken de prepaid pinpas for in de logistiek

Soorten mobiliteitspassen

In de meeste organisaties betalen werknemers met verschillende kaarten voor verschillende soorten reisuitgaven. Dit zijn dan kaarten van afzonderlijke vervoerders en reisorganisaties.

In alle gevallen kunnen de kaarten alleen worden gebruikt voor de door hen geboden reizen of soorten vervoer.

Merkspecifieke vervoerskaarten

Veel vervoerders hebben hun eigen loyaliteitsprogramma voor zakelijke klanten. Deze staan bekend als ‘frequent traveller cards’ en bieden voordelen zoals:

❯ Gemakkelijk boeken
❯ Gereserveerde zitplaats
❯ Bonussen voor veel reizen
❯ Per factuur betalen

Voorbeelden van deze ‘frequent traveller’ programma’s zijn KLM´s bluebiz, zakelijke accounts voor Sixt huurauto’s en NS-Business card van de Nederlandse Spoorwegen.

Vervoerspartners

De meeste vervoerders realiseren zich hun afzonderlijke reisaanbod niet voldoende is voor zakelijke gebruikers. Daarom werkt de NS samen met o.a. Greenwheels, taxibedrijven en OV-fiets.

En Daimler en BMW bundelden hun autodeeldiensten onder het merk Share Now. Ook zijn er landelijke en regionale vervoersverenigingen.

Met de Nederlandse OV-Chipkaart kun je eenvoudig reizen door in- en uit te checken op allerlei soorten vervoer: de trein, bus, metro, tram en veerboot. Of een OV-fiets huren op bijna 300 verhuurlocaties.

De kaart is altijd klaar voor gebruik en je kunt door automatische opwaardering zorgen dat je altijd voldoende saldo hebt om te reizen en je niet meer bij een automaat in de rij hoeft te staan om op te laden.

Boekingssites voor zakelijke reizigers

Boekingsorganisaties zoals BCD en Travelperk richten zich specifiek op zakelijke reizigers. Via hen kun je bij tallozen luchtvaartmaatschappijen en hotels boeken over de hele wereld. Eén van de vele voordelen is onder andere de mogelijkheid om naleving van medewerkers aangaande hun boekingen goed te beheren.

Als bedrijf kun je namelijk bepalen welk soort boekingen zijn toegestaan en welke niet. Grote bedrijven zoals Springer, Ingersoll Rand en Airbus gebruiken al dergelijke diensten.

Tankpas

Met tankpassen kun je bij de meeste benzinestations in Nederland tanken. Met sommige tankkaarten kun je ook betalen voor andere uitgaven dan brandstof. Dit kunnen uitgaven zijn voor onderhoud, reparaties, parkeren of andere algemene uitgaven.

Van oudsher werden tankkaarten aangeboden door de grote merken benzinestations om loyaliteit aan hun producten te bevorderen.

Kaarten om je auto op te laden

Bij gebruik van een elektrische of hybride auto, kunnen medewerkers hun auto opladen met een specifieke kaart. Ze kunnen dan tegen een vast tarief per maand overal opladen.

Een universele mobiliteitspas voor reiskosten

Werknemers die zakelijk reizen zijn het externe gezicht van een organisatie. Ze bezoeken regelmatig klanten, beurzen en andere evenementen. Hierbij komen allerlei vervoerskosten kijken, die moeten worden betaald.

Met een algemene mobiliteitspas bepalen werknemers zelf hoe ze reizen: met het vliegtuig, de trein, metro, tram, taxi of het openbaar vervoer.

Alle uitgaven kunnen met dezelfde pas worden betaald. Deze mobiliteitspas kan ook onderweg gebruikt worden voor zakenlunches, overnachtingen en andere noodzakelijke reisuitgaven.

Met deze pas kan de medewerker ook tanken, parkeren, betalen voor een Uber, Swapfiets huren of een auto huren of delen. Indien nodig, kunnen ze zelfs door de wasstraat gaan.

Universele mobiliteitspassen, zoals SimpledCard betaalkaarten, worden internationaal geaccepteerd en hebben wereldwijde dekking.

Houd zakelijke reiskosten in de hand

De mobiliteitspassen worden centraal beheerd. Er is geen vooraf bepaalde dag- of maandlimiet. De kaart wordt opgeladen met een budget dat afgestemd is op de specifieke behoefte van de werknemer of het team. Dat maakt deze kaart handig om te gebruiken voor allerlei soorten diensten voor zakelijke reizigers.

Als finance manager beheer je gemakkelijk in real time en online de bestedingslimiet van elke kaart. Zo voorkom je persoonlijke voorschotten van medewerkers of verkeerde financiële inschattingen.

Het vooraf kunnen budgetteren van de hele zakenreis maakt dat je weloverwogen beslissingen kunt nemen over toekomstige zakenreisplannen.

De betaalkaarten bestel, activeer en deactiveer je zelf. In het Card Management Systeem volg je het gebruik van alle kaarten. En je kunt de bestedingslimiet van elk team, medewerker of project per kaart aanpassen.

Een prepaid pinpas voor expense management

Eenvoudige boekhouding met SimpledCard

Met de mobiliteitspas wordt alles op het gebied van zakelijke reiskosten voor je geregeld. Niet alleen kun je deze pas voor alle vormen van vervoer gebruiken, ook de administratieve rompslomp verdwijnt.

Dankzij de slimme integratie van het Card Management Systeem met het boekhoudsysteem.

Vergeleken met andere mobiliteitspassen, maakt SimpledCard het voor medewerkers veel gemakkelijker om zakelijke reiskosten te declareren.

Via de mobiele app kunnen werknemers eenvoudig hun aankoopbonnen scannen en direct koppelen aan de gemaakte transactie. Deze transacties worden vervolgens automatisch, met de juiste referenties, verwerkt in het boekhoudsysteem.

Op deze manier worden de declaraties meteen in overeenstemming met de lokale belastingregels en voorschriften verwerkt. En je hebt geen last meer van kasvoorschotten of omslachtige declaratieprocessen.

Met een gemakkelijk te beheren mobiliteitspas regel je zakelijke mobiliteit veel efficienter. En door het stroomlijnen van de bijbehorende administratieve processen verlaag je de totale kosten. Daarnaast is het voor jouw medewerkers veiliger en gemakkelijker om te reizen zonder contante voorschotten.

Met de mobiliteitsoplossing van SimpledCard kun je je reis- en onkostenbeheer vereenvoudigen en stroomlijnen. En dat bespaart jouw organisatie tijd en geld.

Wil je meer weten over hoe je SimpledCard gebruikt als mobiliteitpas voor jouw organisatie? Vul het formulier in en we sturen je een brochure met alle benodigde informatie.

Neem contact op