Een declaratieformulier aanmaken (+ voorbeelden)
Vereenvoudig declaraties voor je organisatie met een declaratieformulier.
Door Jessica Rangel on 9 May 2023
Om de uitgaven van een bedrijf of organisatie bij te houden en te beheren is het noodzakelijk om declaratieformulieren te maken. Op een declaratieformulier staan alle uitgaven die een persoon of een team in een bepaalde periode heeft gedaan, met gegevens zoals datum, doel, bedrag en betaalwijze.
Hier lees je stap voor stap hoe je een declaratieformulier aanmaakt:
❯ Verzamel alle bonnen en facturen
❯ Geef een overzicht van de onkostencategorieën
❯ Tel alle onkosten bij elkaar op
❯ Declaratieformulieren indienen en verwerken
1. Verzamel alle bonnen en facturen
De eerste stap bij het maken van een declaratieformulier is het verzamelen van alle bonnen, facturen en andere documenten die met de onkosten te maken hebben. Het is belangrijk dat je alle noodzakelijke informatie hebt voor je boekhouding, waaronder de datum, het doel van de onkosten en het onkostenbedrag.
Voor bonnen is het belangrijk dat je de volgende informatie vermeldt:
- Naam van de verkoper/dienstverlener (persoon of bedrijf waaraan je hebt betaald)
- Transactiedatum (wanneer je hebt betaald)
- Gedetailleerde omschrijving van de goederen of diensten die je hebt ingekocht (wat je hebt gekocht)
- Het exacte bedrag dat je hebt betaald
- Precieze betaalwijze (hoe je hebt betaald: contant, betaalpas, laatste vier cijfers van creditcard)
Voor facturen is het belangrijk dat je de volgende informatie vermeldt:
- Volledige naam en adres van medewerker
- Volledige naam en adres van ontvanger (manager)
- Een uniek factuurnummer
- De factuurdatum
- De vervaldatum
Tip: gebruik een mobiele app voor onkostenbeheer om gemakkelijk je bonnen te bewaren
Als je bonnen elektronisch vastlegt, kun je ze gemakkelijker vinden en bewaren. Met een app voor mobiel onkostenbeheer kun je een foto van je bonnetje maken en naar je onkostenbeheersysteem sturen. Omdat het een stuk eenvoudiger is om deze declaraties goed te keuren en te verwerken, hoef je je niet meer druk te maken over het handmatig verzamelen en verwerken van fysieke bonnetjes en facturen.
2. Kies een sjabloon
Er bestaan veel sjablonen voor het maken van declaratieformulieren, waaronder Excel-spreadsheets, Google Sheets, of je eigen pdf-sjabloon.
Bovendien hebben deze websites gratis sjablonen voor declaratieformulieren:
- Simple Expense Report Template
- Simple Expense Report Template for Excel
- Google Docs, Google Sheets, and Google Slides Templates
- Business Expense Report Template
Of je nu een eenvoudig sjabloon, een eigen sjabloon op maat of een Excel-spreadsheet gebruikt, je moet in ieder geval de volgende onderdelen vermelden:
- De declaratieperiode: begindata, einddata en doel
- De indiener van het declaratieformulier: naam, functie, afdeling en telefoonnummer
- De ontvanger van het declaratieformulier: personeelsnummer, naam van de manager en functie van de manager
- Onkostengegevens: datum van de onkosten, beschrijving van de onkosten en het bedrag van de onkosten
3. Maak een kop
De kopregel moet een algemene samenvatting van het declaratieformulier bieden. Deze velden zijn verplicht, en blijven waarschijnlijk hetzelfde, ongeacht het soort declaratieformulier.
De kopregel van een declaratieformulier bevat meestal het volgende:
- Naam van de persoon of het team dat verantwoordelijk is voor de onkosten
- De periode waarop de declaratie betrekking heeft
- Alle andere relevante informatie, zoals de naam van het project of de afdeling
Hieronder zie je een voorbeeld van een kopregel voor een declaratieformulier.
4. Geef een overzicht van de onkostencategorieën
Als je eenmaal een sjabloon hebt, is de volgende stap om richtlijnen te geven voor hoe werknemers declaratieformulieren moeten invullen. Dit kun je doen door expliciete aanwijzingen te geven in het document of in de documentatie van je bedrijfsbeleid. Je kunt ook je declaratieformuliersjabloon instellen met specifieke velden — zo help je werknemers door eventuele onzekerheid of vragen te beperken.
Vermeld in het sjabloon de uitgaven met daarbij: de datum, het doel, het bedrag en de betaalwijze.
Zorg ervoor dat je de uitgaven ook per categorie organiseert, zoals reizen, maaltijden of benodigdheden.
Veelvoorkomende onkostencategorieën:
- Huisvesting
- Kantoorartikelen
- Zakelijke etentjes
- Parkeren
- Luchtvaart
Overige onkostencategorieën:
- Online tools en softwareabonnementen
- Apparatuur en technologie voor thuiskantoor
- Printen
- Cadeaus voor medewerkers
- Onderhoud en reparaties
Tip: maak een sjabloon voor je declaratieformulieren met onkostencategorieën
Als je software voor onkostenbeheer gebruikt, kun je vaak categorieën of kostensoorten instellen om de onkostendeclaraties van werknemers af te stemmen op je boekhouding. Een vooraf ingestelde selectie zorgt ervoor dat het invullen voor werknemers sneller en gemakkelijker gaat, zodat er geen tijd verloren gaat met het beantwoorden van overbodige vragen.
5. Tel alle onkosten bij elkaar op
Bereken het totaalbedrag van elke categorie en het totaal van alle uitgaven. Een eenvoudige manier om dit te doen is een formule te gebruiken om de bedragen te berekenen die medewerkers op het onkostenformulier hebben ingevuld. Dit moet echter altijd dubbel gecontroleerd en vergeleken worden met bonnetjes en facturen.
Bij het berekenen van onkosten met meerdere valuta is het belangrijk om een beleid te hebben om naleving en nauwkeurigheid te waarborgen. De Universiteit van Amsterdam heeft bijvoorbeeld formulieren en een uitgeschreven handleiding op hun website staan voor studenten en medewerkers die kosten declareren van in buitenlandse valuta gemaakte onkosten.
Beste werkwijzen: onkosten berekenen met meerdere valuta
- Formulieren waarin uitgaven in vreemde valuta worden gedeclareerd, moeten worden vergezeld van facturen, bankafschriften of andere documenten.
- De werkelijke wisselkoers op de dag van je aankoop of op de factuurdatum moet op alle bewijsstukken staan
- Als je je werknemer voorafgaand aan een zakenreis wilt ondersteunen met een voorschot, is het raadzaam de wisselkoers van de datum van de aankoop/factuur te gebruiken.
6. Declaratieformulieren indienen en verwerken
Als het medewerkerse het formulier helemaal hebben ingevuld, kunnen ze het ter goedkeuring indienen bij de juiste persoon of afdeling. Afhankelijk van het beleid van je organisatie kan dit een supervisor, manager of boekhoudafdeling zijn.
7. Bewaar een kopie van je gegevens
Zorg er tenslotte voor dat je een kopie van de onkostendeclaratie bewaart voor je administratie. Misschien moet je er in de toekomst naar verwijzen of het gebruiken als referentie voor toekomstige onkostendeclaraties. Wettelijk gezien is het voor je bedrijf ook belangrijk om bonnetjes, creditcardafschriften en online gegevens te bewaren.
In Nederland moet een bedrijfsadministratie volgens de belastingdienst minimaal zeven jaar worden bewaard.
In Duitsland moeten bedrijven kassabonnen, omzetregistraties, btw-registers en kasboeken minimaal tien jaar bewaren om te voldoen aan de belastingwetgeving.
Maak gebruik van een onkostenbeheersysteem om ervoor te zorgen dat je je administratie bijhoudt, en om werknemers de gelegenheid te geven hun uitgaven terug te kijken. Het overzicht van al je onkostendeclaraties helpt je bij de financiële planning van toekomstige bedrijfsuitgaven, en maakt het makkelijker om toekomstige budgetten te plannen.
Volgende stappen om zakelijke uitgaven te beheren
Het lijkt misschien een hele klus om een declaratieformulier te maken, maar door deze eenvoudige stappen te volgen kun je het proces eenvoudig en efficiënt maken. Door je uitgaven zorgvuldig bij te houden, kun je je organisatie helpen het budget effectief te beheren en ervoor zorgen dat je al je uitgaven vergoed krijgt.
Ondanks de nadelen, is het toch beter om werknemers hun declaraties online in te laten dienen in plaats van fysiek.
Wij bieden je een gratis online declaratieformulier template aan. Deze hebben we gemaakt met Google Forms en is naar je eigen boekhoudkundige workflow aan te passen.
Jouw werknemers kunnen het gebruiken om verantwoordingen van transacties in te dienen. Voor alle onkosten, van reizen tot maaltijden.
Gebruik het gratis template om declaraties eenvoudiger te maken. En de organisatie veel tijd te besparen in het proces.
- Download het declaratieformulier door op bovenstaande button te klikken;
- Pas de velden aan, passend bij jouw eigen boekhoudkundige workflow;
- Stuur het formulier naar alle medewerkers;
- De verantwoordingsgegevens worden automatisch bijgehouden in een overzicht.
Laat het ons weten als je een vraag hebt over het Google Forms template. Of als je advies nodig hebt bij het aanpassen van de velden.
Begin vandaag nog met SimpledCard
Boek een demo en laat onze experts je helpen bij het vinden van de beste expense management oplossing voor jouw organisatie.
sales@simpledcard.com
Haarlemmerstraat 124 E-F
