Het is gebruikelijk dat werknemers zakelijke uitgaven doen wanneer ze voor hun werk op pad zijn. Deze uitgaven kunnen bestaan uit verschillende kosten zoals overnachtingen, klantbezoeken, huurauto’s, enz. Deze uitgaven kunnen verantwoord worden in een declaratieformulier.
Werknemers zijn zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van alle uitgaven die ze doen. De werkgever vergoed deze uitgaven gewoonlijk na het indienen van de bonnen en een verantwoording.
Het indienen van declaraties is vaak niet de meest favoriete taak van medewerkers. Vooral werknemers die vaak onderweg zijn en daarvoor veel zakelijke onkosten maken. Het simpelweg onthouden van al je onkosten is geen optie.
Er moet een oplossing zijn om deze kosten eenvoudig bij te houden. Een goed functionerend formulier is hiervoor handig.
Wat is een declaratie?
Je baan kan je soms in situaties brengen waarbij je uitgaven uit eigen zak moet doen. Een privé voorschot.
Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer je een klant mee uit lunchen neemt. Of wanneer je met pech langs de weg staat en een taxi naar huis moet nemen.
Aangezien zo’n lunchbijeenkomst voor rekening van je werkgever is, zal het bestede bedrag terug worden betaald. Om het geld terug te krijgen, moet je wel een zogeheten declaratieformulier indienen.
Organisaties stellen hier vaak een specifiek declaratiereglement voor op. Wanneer je declaratie hieraan voldoet, betalen zij het uitgegeven bedrag terug.
Wat is een declaratieformulier en hoe gebruik je deze?
Vrijwel alle organisaties eisen van hun werknemers dat ze een declaratieformulier invullen voordat het bedrag kunnen worden vergoed.
Zo kunnen ze bijhouden wat hun werknemers uitgeven, en voor welke zakelijke doeleinden. Ook om ervoor te zorgen dat alle formulieren gecontroleerd en goedgekeurd zijn vanuit boekhoudkundig en fiscaal oogpunt.
Het specificeert of splitst de verantwoording zo gedetailleerd op als nodig.
Het zal een aantal belangrijke gegevens bevatten, zoals informatie over de werknemer die het verzoek indient, de data waarop de uitgaven zijn gedaan, de exacte bedragen inclusief btw-tarieven, een korte beschrijving om de uitgave te rechtvaardigen, enzovoort.
Werknemers die geen regelmatige onkosten hebben, hoeven hun declaraties alleen in te dienen wanneer deze toch voorkomen.
Als je een baan hebt waarbij je vaak zakelijke uitgaven doet, dien je waarschijnlijk heel regelmatig een formulier in. Zodat deze kosten zo snel mogelijk worden vergoed.
Declaratieformulieren voorbeelden die vaak worden gebruikt
Terwijl handgeschreven papieren formulieren in het verleden vaak werden gebruikt, vertrouwen de meeste bedrijven nu op eenvoudigere methoden.
✓ Microsoft Excel is zo’n methode. Bedrijven maken een standaard Excel-sheet met berekeningsformules die hun werknemers kunnen gebruiken om hun formulieren in te dienen.
✓ Anderen geven de voorkeur aan Microsoft Word. Omdat dat een software is die de meeste mensen goed kennen. Ook kunnen afbeeldingen bij de documenten worden gevoegd. Een belangrijk element bij het verantwoorden van uitgaven.
✓ Organisaties die investeren in een ERP-oplossing op maat, gebruiken vaak add-ons binnen het ERP systeem voor de functionaliteit van declaratieformulieren. Zo beschikken de werknemers over één enkel dashboard waarmee ze al hun declaraties kunnen beheren.
✓ Google Forms worden steeds populairder voor bedrijven in vergelijking met Word en Excel. Dat is te danken aan de extra functionaliteiten, zoals realtime bewerken. Dit zorgt voor veel gebruiksgemak binnen finance teams. Google Forms slaat de gegevens ook op in een Google Sheet, zodat je ze kunt analyseren en exporteren naar je eigen ERP.
Wat zijn de nadelen van het gebruik van papieren declaratieformulieren?
✖ Veel papierwerk door het gebruik van fysieke formulieren kan nadelen hebben. Werknemers moeten alles nauwkeurig bijhouden en ervoor zorgen dat ze de bonnen bij de juiste formulieren voegen.
Kun je je nog herinneren hoeveel tijd je vroeger doorbracht bij het kopieerapparaat? Om zo alle bonnen te kopiëren? Je declaratie wordt namelijk vaak geweigerd als je ze kwijtraakt.
✖ Het is ook tijdrovender. Vooral als je in het finance team werkt. De financiële afdeling verzamelt verantwoordingen an alle werknemers en moet een manier vinden om alle transacties in de boeken te verantwoorden.
In feite betekent dit dat de informatie van elke declaratie één voor één moet worden gedigitaliseerd.
Een online declaratieformulier is een goed alternatief
Het gebruiksgemak van onlineplatforms biedt een iets beter alternatief dan het gebruik van fysieke declaratieformulieren. De indiening van online aanvragen en de verwerking van verantwoordingen worden hiermee aanzienlijk versneld. Dit in vergelijking met het gebruik van papieren formulieren.
Er zitten ook nadelen aan een online declaratieformulier
Terwijl het online indienen van declaraties goed zal werken voor kleinere organisaties, krijgen organisaties met een veel personeel te maken met complexiteit. Het grotere aantal transacties vereist een scherper toezicht op de goedkeuring. Vooral, omdat het in totaal om grotere bedragen gaat.
Hoewel het zeker beter is dan fysieke formulieren, lost dit het probleem niet op. Het handmatig vergelijken van declaraties en bonnen van de gedeclareerde transacties is nog steeds veel werk.
Dit verhoogt de werklast van finance teams aanzienlijk. Ze moeten de authenticiteit van van elke verantwoording controleren alvorens deze goed te keuren.
Een gratis Google Forms template helpt je over te schakelen van fysieke naar online declaraties
Ondanks de nadelen, is het toch beter om werknemers hun declaraties online in te laten dienen in plaats van fysiek.
Wij bieden je een gratis online declaratieformulier template aan. Deze hebben we gemaakt met Google Forms en is naar je eigen boekhoudkundige workflow aan te passen.
Jouw werknemers kunnen het gebruiken om verantwoordingen van transacties in te dienen. Voor alle onkosten, van reizen tot maaltijden.
Gebruik het gratis template om declaraties eenvoudiger te maken. En de organisatie veel tijd te besparen in het proces.
- Download het declaratieformulier door op bovenstaande button te klikken;
- Pas de velden aan, passend bij jouw eigen boekhoudkundige workflow;
- Stuur het formulier naar alle medewerkers;
- De verantwoordingsgegevens worden automatisch bijgehouden in een overzicht.
Laat het ons weten als je een vraag hebt over het Google Forms template. Of als je advies nodig hebt bij het aanpassen van de velden.
Hoe SimpledCard finance teams kan helpen het declaratieproces verder te vereenvoudigen
SimpledCard maakt het declaratieproces veel eenvoudiger voor jou en je werknemers. Geen handmatige taken meer bij het matchen van transacties en declaraties door het finance team. Met SimpledCard wordt elke verantwoording automatisch gekoppeld aan de juiste transactie.
Gebruik ons platform om bankonafhankelijke Mastercard en Maestro kaarten uit te geven aan werknemers voor zakelijke uitgaven.
Wanneer de kaart wordt gebruikt, ontvangt de werknemer gelijk een notificatie. Ze kunnen nu het betalingsbewijs via de mobiele app toevoegen. De declaratie kan dan direct worden ingediend.
Dit vermindert het risico dat bonnen kwijtraken. Het bevrijdt de werknemer ook van een lange lijst aan declaraties invoeren aan het einde van de maand.
De digitaal beveiligde gegevens kunnen rechtstreeks in je ERP- of boekhoudsoftware worden geïmporteerd. Je kunt zelfs het platform van SimpledCard zo instellen dat het volledig aansluit op je boekhoudkundige workflow.
Als finance manager controleer je zelf verantwoordingen van transcaties, keur je deze goed of delegeer je deze rol aan een medewerker. Je hebt op elk moment inzicht in de budgetten die aan werknemers zijn toegewezen. En pas deze aan als het nodig is, in real-time.
Het draagt bovendien bij aan de financiële discipline van werknemers. Daarnaast krijg je zelf volledige controle over alle zakelijke uitgaven.
Wilt je meer weten over declareren? Of hoe je het gratis Google Forms template kunt aanpassen aan je eigen boekhoudkundige workflow? Neem dan contact op met ons team van experts.
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
sales@simpledcard.com
Haarlemmerstraat 124 E-F
