Wie Sie Ihre Kostenbegründungen mit einer Spesenabrechnung Vorlage vereinfachen – inklusive gratis Google Formular!

Von Christel Heije am März 18, 2021

Spesenabrechnung | Kostenlose Vorlage – 5 min

Es ist üblich, dass Mitarbeiter geschäftliche Ausgaben tätigen, wenn sie für die Arbeit unterwegs sind. Diese Ausgaben können die Kosten für Unterkunft, Bewirtung von Kunden, Mietwagen usw. umfassen. Die Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, alle Ausgaben, die sie tätigen, im Auge zu behalten. Ihr Arbeitgeber erstattet ihnen die Kosten, wenn sie Quittungen und Ausgabenbegründungen vorlegen.

Dies kann oft eine entmutigende Aufgabe sein, besonders für Mitarbeiter, die oft unterwegs sind und dabei viele Geschäftsausgaben tätigen.

Es muss einen besseren Weg geben, als nur zu versuchen, auswendig zu lernen, warum etwas im Unternehmen als Aufwand verbucht wurde. Genau deshalb ist eine gut funktionierende Spesenabrechnung Vorlage so nützlich.

❯ Was ist eine Spesenabrechnung?
❯ Was ist eine Spesenabrechnung Vorlage und wie wird sie verwendet?
❯ Beispiele für allgemein verwendete Spesenabrechnung Vorlagen
❯ Online-Spesenabrechnungen sind eine etwas bessere Alternative
❯ Verwenden Sie ein kostenloses Google Formular
❯ Wie Sie Ihre Spesenabrechnung weiter vereinfachen

Was ist eine Spesenabrechnung?

Ihr Job könnte Sie in Situationen bringen, in denen Sie für das Unternehmen Ausgaben aus eigener Tasche tätigen müssen. Ihr Unternehmen ist zum Beispiel ein Lieferant von Baumaterialien und Sie müssen vielleicht den Einkaufsleiter eines großen Bauträgers zum Mittagessen einladen.

Da dieses Treffen zum Mittagessen im Auftrag Ihres Arbeitgebers stattfindet, erstattet dieser Ihnen die Ausgaben. Um Ihr Geld zurückzubekommen, müssen Sie einen sogenannten Kostenantrag stellen. Das Unternehmen wird einige Anforderungen stellen, die Sie erfüllen müssen, bevor es den Betrag erstattet.

Was ist eine Spesenabrechnung Vorlage und wie wird sie verwendet?

Die meisten Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern das Ausfüllen einer Spesenabrechnung Vorlage oder einer Kostenabrechnung, bevor sie eine Erstattung erhalten können.

So können sie nachverfolgen, was ihre Mitarbeiter für geschäftliche Zwecke ausgeben. Und auch, um sicherzustellen, dass alle Spesenabrechnungen aus buchhalterischer und steuerlicher Sicht gerechtfertigt und validiert sind.

In einer Spesenabrechnung Vorlage wird die Forderung normalerweise so detailliert wie nötig aufgeschlüsselt.

Er enthält einige wichtige Angaben wie Informationen über den Mitarbeiter, der den Antrag einreicht, die Daten, an denen die Ausgaben getätigt wurden, die genauen Beträge und alle damit verbundenen Mehrwertsteuerzahlungen, eine kurze Beschreibung, um die Ausgaben zu rechtfertigen, und mehr.

Mitarbeiter, die keine regelmäßigen Betriebsausgaben haben, müssen ihre Ansprüche nur bei Bedarf anmelden. Wenn Sie in einer Position sind, die häufige Geschäftsausgaben erfordert, müssen Sie wahrscheinlich wiederkehrende Spesenabrechnung vorlagen einreichen, damit diese ohne Verzögerung erstattet werden können.

Beispiele für allgemein verwendete Spesenabrechnung Vorlagen

Während in der Vergangenheit häufig handschriftliche Spesenabrechnung Vorlagen verwendet wurden, verlassen sich die meisten Unternehmen heute auf eine der vielen einfacheren Methoden, die es mittlerweile gibt.

Microsoft Excel ist eine solche Methode. Unternehmen erstellen eine Standard-Excel-Tabelle mit Berechnungsformeln, die ihre Mitarbeiter zur Einreichung ihrer Spesenabrechnungen verwenden können.

Andere bevorzugen Microsoft Word, da es eine Software ist, die die meisten Leute sehr gut kennen. Außerdem können Bilder an die Dokumente angehängt werden, ein wichtiges Element für die Begründung von Ausgaben.

Unternehmen, die in benutzerdefinierte ERP-Lösungen investieren, neigen dazu, Add-ons für die Funktionalität der Spesenabrechnung zu verwenden. Damit steht den Mitarbeitern ein einziges Dashboard zur Verfügung, über das sie alle ihre Spesenabrechnungen verwalten können.

Google Formulare wird im Vergleich zu Word und Excel immer beliebter für Unternehmen. Das liegt an den zusätzlichen Funktionen und Features wie der Echtzeit-Zusammenarbeit, die eine außergewöhnlich einfache Bedienung ermöglichen.

Google Formulare speichert die Daten einfach in einem Google Tabelle, damit Sie sie analysieren und in Ihr ERP exportieren können.

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Was sind die Nachteile der Verwendung von physischer Spesenabrechnung Vorlagen?

Der Umgang mit viel Papierkram für physische Spesenabrechnung Vorlagen kann nachteilig sein. Die Mitarbeiter müssen den Überblick behalten und sicherstellen, dass sie die Belege auf die entsprechenden Formulare kleben.

Erinnern Sie sich an die Zeit, die Sie am Kopiergerät verbracht haben, um alle Ihre Belege zu kopieren? Ihr Anspruch könnte abgelehnt werden, wenn Sie sie verloren oder verlegt haben.

Es ist auch zeitaufwändiger. Vor allem, wenn Sie im Finanzteam arbeiten würden. Die Finanzfunktion sammelt Ausgaben von allen Mitarbeitern und muss einen Weg finden, alle Transaktionen in den Büchern zu erfassen.

Im Endeffekt bedeutet das, dass die Informationen jedes Anspruchspostens einzeln (neu) digitalisiert werden.

Online-Spesenabrechnung Vorlagen sind eine etwas bessere Alternative

Die einfache Handhabung, die Online-Plattformen bieten können, ist bereits eine etwas bessere Alternative zur Verwendung physischer Spesenabrechnung Vorlagen. Die Einreichung dieser Anträge und die Bearbeitung von Begründungen kann im Vergleich zur Verwendung von Papierformularen erheblich beschleunigt werden.

Die Online-Spesenabrechnung Vorlage hat aber auch Nachteile

Während die Online-Antragstellung für kleinere Unternehmen gut funktioniert, müssen Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern mit mehr Komplexität umgehen. Die höhere Anzahl von Transaktionen würde aufgrund der höheren Beträge eine verstärkte Genehmigungsaufsicht erfordern.

Auch wenn es sicherlich besser ist, als sich mit physischer Spesenabrechnung Vorlagen zu befassen, löst es nicht das Problem, die Ansprüche und Quittungen manuell mit den getätigten Transaktionen abgleichen zu müssen.

Dies kann die Arbeitsbelastung der Finanzmanager erhöhen, die die Authentizität jedes Anspruchs vor der Freigabe überprüfen müssen.

Kostenloses Google Formular für die Umstellung auf Online-Spesenabrechnungen

Trotz der Nachteile ist es immer noch viel besser, Ihre Mitarbeiter ihre Ansprüche online einreichen zu lassen, als physische Formulare zu verwenden. Wir freuen uns, Ihnen eine kostenlose Spesenabrechnung Vorlage zur Verfügung zu stellen, die wir mit Google Forms erstellt haben.

Ihre Mitarbeiter können damit Erstattungsanträge für alles von Reisen bis zu Mahlzeiten einreichen. Nutzen Sie das Formular, um die Spesenabrechnung zu vereinfachen und dabei viel Zeit für das Unternehmen zu sparen.

Laden Sie eine Spesenabrechnung Vorlage herunter, indem Sie auf die Schaltfläche klicken;
Machen Sie eine Kopie der Spesenabrechnung Vorlage, bevor Sie sie verwenden;
Passen Sie die Felder bei Bedarf an Ihren eigenen Buchhaltungsworkflow an.
Alle Kostenbegründungsdaten werden automatisch in einer Tabellenübersicht gehalten.

Wenn Sie eine Frage zum Google Forms haben. Oder wenn Sie Hilfe und Beratung bei der Anpassung der Felder wünschen. Bitte zögern Sie nicht, unser Team zu kontaktieren.

Wie SimpledCard den Finanzteams helfen kann, den Prozess der Spesenabrechnungen weiter zu vereinfachen

SimpledCard macht die Spesenabrechnungen für Sie und Ihre Mitarbeiter einfacher. Kein manueller Abgleich von Transaktionen und Forderungen durch Ihr Finanzteam mehr.

Mit SimpledCard wird jede Forderung automatisch mit dem richtigen Transaktionsbetrag gekoppelt.

Nutzen Sie unsere Plattform, um bankenunabhängige Mastercard- und Maestro-Karten an Mitarbeiter für Geschäftsausgaben auszugeben.

Wenn eine Karte benutzt wird, erhalten Mitarbeiter eine sofortige Benachrichtigung. Sie können nun den Beleg über die mobile App erfassen und die Forderung direkt nach der Zahlung einreichen. Dies reduziert das Risiko, dass Belege unleserlich werden, erheblich und befreit den Mitarbeiter von der Last langwieriger Speseneinreichungen.

Die digital gesicherten Daten können direkt in Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware importiert werden. Sie können die Plattform von SimpledCard sogar so einrichten, dass sie vollständig auf Ihren Buchhaltung-Workflow abgestimmt ist.

Als Finanzmanager können Sie Forderungen selbst kontrollieren und genehmigen oder diese Aufgaben delegieren. Sie haben jederzeit einen ganzheitlichen Überblick über die den Mitarbeitern zugewiesenen Budgets. Und passen sie bei Bedarf an, in Echtzeit.

Es trägt auch dazu bei, die finanzielle Disziplin der Mitarbeiter zu erhöhe. Darüber hinaus erhalten Sie die volle Kontrolle über alle Geschäftsausgaben.

Möchten Sie mehr über die Spesenabrechnung erfahren? Oder wie Sie das kostenlose Google Form Spesenabrechnungsbeispiel an Ihren eigenen Buchhaltungsworkflow anpassen können? Bitte kontaktieren Sie unser Expertenteam.

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