Goedkeuringsregels die passen bij jouw organisatie.

Hoe het werkt?

• 1. Bepaal je eigen goedkeuringsstappen

  Stel de stappen in die passen bij jouw organisatie: een teamleider, dan een afdelingsmanager, en voor grote bedragen de CFO. Geef elke stap een herkenbare naam die aansluit bij jullie interne proces, zoals “Directe leidinggevende”, “Budget owner” of “Finance approval”. Jij bepaalt hoeveel stappen er zijn en in welke volgorde ze doorlopen worden. 

• 2. Koppel goedkeurders aan teams

  Bepaal per team of locatie wie in welke fase mag goedkeuren. Het marketingteam heeft bijvoorbeeld andere goedkeurders dan het verkoopteam. Voor elke goedkeuringsstap voeg je een of meerdere personen toe die de uitgaven mogen accorderen. Voeg ook een backup toe voor wanneer iemand ziek is of op vakantie: dan neemt deze persoon automatisch de goedkeuring over. Je wijzigt deze koppelingen met enkele klikken wanneer iemand van functie verandert of switcht naar een ander team.

• 3. Medewerkers zien direct de status

  Na een betaling of declaratie ziet de medewerker direct de status: al goedgekeurd of wie er nog naar moet kijken. Bij afwijzing komt er een melding met de reden. Bij goedkeuring gaat de administratie automatisch naar je boekhouding met de juiste kostenplaats en grootboekrekening.

• 4. Beschik over de volledige goedkeuringshistorie

  Bij audits beschik je gemakkelijk over alle goedkeuringen met filters op periode, medewerker of afdeling. Wie heeft wat in welke stap goedgekeurd? Welke uitgaven zijn afgewezen? Welke aanpassingen zijn er gedaan? Alles staat in een overzicht met datum, bedrag, goedkeurders en notities.

Veelgestelde vragen

• Kan ik backup goedkeurders instellen?

  Ja, je voegt bij elke goedkeuringsstap een backup goedkeurder toe. Wanneer de primaire goedkeurder op vakantie is of ziek, neemt de backup automatisch de goedkeuring over. Je stelt dit eenmalig in en het systeem zorgt ervoor dat aanvragen niet blijven liggen. Zo blijft het proces doorlopen zonder vertraging.

• Hoeveel goedkeuringsstappen kan ik toevoegen?

  Je bepaalt zelf hoeveel goedkeuringsstappen je nodig hebt. Van eenvoudige één-staps goedkeuring tot meerstaps workflows met meerdere controleurs. Voeg zoveel stappen toe als nodig is voor jouw organisatie. Elke stap krijgt een herkenbare naam die aansluit bij jullie interne proces.

• Hoe zie ik welke uitgaven zijn afgekeurd?

  In het dashboard filter je op afgewezen uitgaven. Je ziet per uitgave wie deze heeft afgekeurd, wanneer dat gebeurde en wat de reden was. Medewerkers ontvangen een melding met de reden van afwijzing en kunnen de uitgave aanpassen en opnieuw indienen. De volledige historie blijft bewaard.

• Wordt alles automatisch vastgelegd voor audits?

  Ja, elke goedkeuring wordt automatisch vastgelegd met wie, wat, wanneer en waarom. Alle aanpassingen en notities staan in één tijdlijn. Bij audits filter je op periode, medewerker of afdeling en toon je de volledige goedkeuringshistorie met één klik. Geen zoeken in emails of spreadsheets meer.

• Wat gebeurt er als een goedkeurder afwezig is?

  De backup goedkeurder die je hebt ingesteld, neemt automatisch de goedkeuring over. Daarnaast kan ook iedere collega in het finance team met de juiste master-rechten, de goedkeuring oppakken. Dit voorkomt dat aanvragen blijven liggen en je maandafsluiting vertraagd wordt. Je hoeft niets handmatig aan te passen. Het systeem zorgt ervoor dat het proces doorloopt.

• Kunnen medewerkers zien waar hun aanvraag staat?

  Ja, medewerkers zien direct de status van hun uitgave of declaratie. Ze zien of deze al goedgekeurd is of wie er nog naar moet kijken. Bij afwijzing ontvangen ze een melding met de reden. Bij goedkeuring zien ze dat de uitgave verwerkt wordt. Geen onzekerheid meer over waar iets blijft hangen.

• Wat gebeurt er na de laatste goedkeuring?

  Na de laatste goedkeuring gaat de uitgave automatisch naar je boekhouding met de juiste kostenplaats en grootboekrekening. De medewerker ontvangt een bevestiging. Bij declaraties en facturen kun je daarna de uitbetaling initiëren. Alles is compleet met bonnen en alle informatie die je nodig hebt.