Betaal leveranciers zonder gedoe, met volledige controle.

Hoe het werkt?

• 1. Upload de factuur in de webapp

  Je ontvangt een factuur van een leverancier en uploadt deze in SimpledCard. Het systeem leest automatisch het bedrag, de leverancier, factuurnummer en factuurdatum uit, waarna je eventueel nog de kostenplaats of het project kunt toevoegen. Als de factuur onduidelijk is of er gegevens ontbreken, krijg je een melding om deze handmatig aan te vullen voordat de factuur verder gaat. 

• 2. Goedkeuring verloopt automatisch volgens jouw regels

  Op basis van het bedrag en de kostenplaats stuurt SimpledCard de factuur naar de juiste goedkeurder, die een notificatie ontvangt via e-mail of in de mobile app. De goedkeurder ziet de factuur met alle relevante informatie en kan deze direct accorderen of afwijzen, eventueel met een opmerking waarom. Bij een meerstapsgoedkeuring gaat de factuur na de eerste handtekening automatisch door naar de volgende persoon, totdat alle vereiste akkoorden binnen zijn. 

• 3. Betaling wordt uitgevoerd en vastgelegd

  Kies je voor een zakelijke bankrekening via Adyen, dan kan je de uitbetaling na goedkeuring en IBAN-verificatie meteen vanuit het passende saldo in SimpledCard initiëren. Zodra de factuur is goedgekeurd, start je de betaling in de webapp, waarna Adyen de overboeking uitvoert naar de leverancier. Je ontvangt een bevestiging zodra het geld is overgemaakt, en de betaling wordt automatisch naar je boekhoudpakket gestuurd met de juiste grootboekrekening en kostenplaats. In je dashboard zie je de status van elke factuur, van ontvangst tot betaling, met een volledige audit trail van alle acties en betrokkenen. 

• 4. Monitor openstaande verplichtingen en cashflow

  n het dashboard zie je in één oogopslag welke facturen nog betaald moeten worden en wanneer deze vervallen, zodat je je cashflow kunt plannen en nooit een vervaldatum mist. Je kunt filteren op leverancier, periode of kostenplaats, en exporteert overzichten met één klik naar Excel of je BI-tool. Voor het finance team betekent dit dat er nooit meer tijd verloren gaat aan het opzoeken van facturen of het handmatig bijhouden van openstaande posten.

Veelgestelde vragen

• Hoe upload ik een factuur in SimpledCard?

  Je uploadt de factuur via de webapp door op de uploadknop te klikken. Het systeem leest automatisch uit. Je controleert  het bedrag, leverancier, factuurnummer en datum en voegt eventueel de kostenplaats of project toe. Daarna verstuur je de factuur voor goedkeuring.

• Hoe werkt de goedkeuringsworkflow van facturen precies?

  Je stelt eenmalig in welke facturen door wie goedgekeurd moeten worden. Dit bepaal je op basis van kostenplaats of afdeling. Wanneer een factuur wordt geüpload, stuurt het systeem deze automatisch naar de juiste goedkeurder. Die ontvangt een melding via email of app en kan direct accorderen of afwijzen. Bij meerstapsgoedkeuring gaat de factuur automatisch naar de volgende persoon.

• Kan ik verschillende goedkeurders instellen?

  Ja, je configureert dit volledig naar je eigen wensen. Facturen gaan bijvoorbeeld eerst naar de afdelingsmanager, dan naar de controller en daarna naar de CFO. Je bepaalt ook welke afdelingen hun eigen goedkeurders hebben. Het systeem zorgt ervoor dat facturen altijd naar de juiste persoon gaan.

• Worden facturen automatisch gekoppeld aan mijn boekhoudpakket?

  Ja, zodra een factuur is goedgekeurd en betaald, synchroniseert deze automatisch met je boekhoudpakket zoals AFAS of Exact Online. De juiste grootboekrekening, kostenplaats en BTW-splitsing worden meegegeven. Je hoeft niets handmatig over te typen. Alles staat direct correct in je administratie.

• Wat gebeurt er als een factuur wordt afgekeurd?

  De persoon die de factuur heeft geüpload, ontvangt direct een melding met de reden van afkeuring. Deze kan de factuur aanpassen en opnieuw indienen of de factuur definitief annuleren. De volledige historie blijft bewaard in het systeem. Zo is voor iedereen duidelijk waarom een factuur wel of niet is goedgekeurd.

• Moet ik een zakelijke rekening hebben om facturen te betalen?

  Je kunt ze natuurlijk via de traditionele weg via je crediteuren administratie verwerken en uit laten betalen via je boekhoudprogramma. Als je de betalingen van facturen direct vanuit het SimpledCard platform wilt initiëren, kies dan voor de zakelijke rekening via Adyen. Na goedkeuring en IBAN-verificatie initieer je daarmee de betaling namelijk direct vanuit het budget binnen het platform. Zo voorkom je gedoe met SEPA-bestanden en het werken in verschillende systemen en bespaar je veel tijd.

• Hoe zie ik welke facturen nog openstaand zijn?

  In het dashboard zie je in één overzicht alle openstaande facturen met hun vervaldatum. Filter op leverancier, periode of kostenplaats om specifieke facturen te vinden. Je ziet ook facturen die in behandeling zijn en facturen die al betaald zijn. Exporteer deze overzichten met één klik naar Excel voor cashflow planning.