Privacyverklaring van SimpledCard

In deze Privacyverklaring worden de praktijken beschreven van Simpled Card Exploitatie B.V. (“SimpledCard”, “we”, “onze” of “ons”) met betrekking tot de verzameling, het gebruik en de bekendmaking van de gegevens die we van u en over u verzamelen wanneer u gebruikmaakt van de web- en mobiele applicaties van SimpledCard alsook van de websites van SimpledCard (zoals www.simpledcard.com; hierna te noemen de “SimpledCard-diensten”). Door de SimpledCard-diensten te openen en te gebruiken gaat u akkoord met deze Privacyverklaring.

SimpledCard gebruikt alle persoonsgegevens uitsluitend voor het doel dat is beschreven wanneer de gegevens worden opgevraagd en zoals beschreven in deze Privacyverklaring. SimpledCard verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Nederlandse wetgeving en de aan gegevensbescherming gerelateerde EU-verordening (AVG).

Indien u niet akkoord gaat met deze Privacyverklaring, verzoeken we u geen gebruik te maken van de SimpledCard-diensten.

Deze Privacyverklaring bestaat uit de volgende secties:

  • Definities
  • De informatie en persoonsgegevens die we verzamelen
    • 1. Gegevens die u aan ons verstrekt
    • 2. Gegevens die we automatisch verzamelen
  • Cookies en vergelijkbare technologieën
  • Hoe we uw gegevens gebruiken
  • Hoe we uw gegevens delen en bekendmaken
  • Uw keuzes
  • Externe verwerkers
  • Uw rechten
  • Hoe lang we uw gegevens opslaan
  • Wijzigingen in onze Privacyverklaring
  • Hoe we uw gegevens beschermen
  • Contactgegevens SimpledCard

DEFINITIES

SimpledCard-diensten:

De diensten die SimpledCard haar klanten, gebruikers en bezoekers biedt via verschillende kanalen/platforms, waaronder de website en web- en mobiele applicaties.

SimpledCard-klant/Klant:

De contractant (bedrijf/organisatie/vereniging) die een abonnement heeft op de web- en mobiele applicatie van SimpledCard.

SimpledCard-gebruiker (“u”):

Een persoon die een werknemer is van de SimpledCard-klant en die toegangsrechten heeft met betrekking tot de web- en mobiele applicatie van SimpledCard van de klant.

Websitebezoeker (“u”):

Een persoon die de website van SimpledCard bezoekt.

DE INFORMATIE EN PERSOONSGEGEVENS DIE WE VERZAMELEN
SimpledCard verzamelt diverse gegevens, waaronder persoonsgegevens, die u rechtstreeks aan ons verstrekt. Indien nodig verwerken we uw gegevens om u de SimpledCard-diensten te bieden waar u om heeft gevraagd of indien we een rechtmatig belang daartoe hebben. We kunnen bijvoorbeeld een rechtmatig belang hebben om uw gegevens te verwerken om te voldoen aan wettelijke bepalingen die tevens het veilige gebruik van SimpledCard-diensten voor onze Klanten waarborgen (waaronder regelgeving ter bestrijding van het witwassen van geld en terrorismefinanciering).

Zonder uw gegevens kunnen we u niet de SimpledCard-diensten bieden waar u om heeft gevraagd of bent u mogelijk beperkt in uw gebruik van de SimpledCard-diensten. Telkens wanneer we gegevens, met name persoonsgegevens, van u vragen, zetten we direct het doel daarvan uiteen om u een snel en eenvoudig inzicht te verschaffen in de reden voor het verzoek. Alle gedetailleerde informatie over externe verwerkers, bewaartermijn en normen betreffende gegevensbescherming is beschikbaar in deze Privacyverklaring of kunt u verkrijgen door contact met ons op te nemen via dataprivacy@simpeldcard.com.

  1. Gegevens die u aan ons verstrekt
    SimpledCard verzamelt uw gegevens via:

1.1 De website:

  • Demoaanvragen
  • Contactverzoek
  • Nieuwsbriefabonnement
  • Aanvragen van casestudies en White papers
  • Sollicitaties

1.2 De web- en mobiele applicatie van SimpledCard:

  • Registratie van de bedrijfsaccount via het online registratieformulier en beheer van uw accountgegevens
  • De door u gebruikte SimpledCard-diensten (zoals het Card Management System: aanmaken van nieuwe gebruikers, activeren van betaalkaarten voor gebruikers, uploaden van ontvangsten en uitgaven, downloaden van rapporten, etc.)
  • Ondersteuningsverzoeken of vragen die u indient bij onze klantenservice via onze geïntegreerde chat in de SimpledCard-applicatie (zoals formulieren voor implementatie en ondersteuning, gegevens over de gebruiker of betalingsgegevens)

1.3 Telefoon en e-mail:

  • Ondersteuningsverzoeken of vragen die u indient bij onze klantenservice via e-mail of per telefoon

Gegevens van en over u. De soorten gegevens die we verzamelen, zijn afhankelijk van 1) de SimpledCard-diensten die u gebruikt en de rechten en plichten van uw beheerder binnen de SimpledCard-diensten, en 2) uw bedrijfsfunctie binnen de onderneming die de SimpledCard-klant is. De soorten gegevens die we van u verzamelen kunnen het volgende omvatten;

  • Naam
  • E-mailadres
  • Telefoon-/mobiel nummer
  • Inloggegevens en wachtwoord
  • Gegevens onderneming/werkgever (zoals adres, soort bedrijf, aantal werknemers)
  • Kopie identiteitsbewijs/paspoort
  • Nationaliteit
  • Geboortedatum

Optionele informatie (uw ‘Profielinformatie’):

  • Geslacht
  • Functie
  • Werknemersnummer
  • Referentiegegevens


Inhoud. Door gebruik te maken van de SimpledCard-diensten kunt u diverse soorten gegevens uploaden of invoeren, inclusief zonder beperking: foto’s van ontvangstbewijzen, omschrijvingen van betalingen en transactiegegevens, alsook gebruikers- en bedrijfsgegevens. Als u gebruikmaakt van de web- of mobiele applicatie van SimpledCard, verzamelen en verwerken we de door u ingediende inhoud ten behoeve van de Klant (uw werkgever, bedrijf of organisatie). Zoals in deze Privacyverklaring en in onze Dienstenovereenkomst beschreven, zijn onze Klanten (en niet SimpledCard) verantwoordelijk voor het veilige en juiste gebruik van de SimpledCard-diensten, waaronder de toegang tot en de wijziging, de verwijdering, het delen en de bewaring van inhoud. Een SimpledCard-gebruiker kan bijvoorbeeld toegang tot de Diensten geven of intrekken, omschrijvingen van transacties toevoegen of wijzigen, redenen voor transacties goed- of afkeuren of transactiegegevens exporteren.

Informatie over derden. Als u ervoor kiest nieuwe gebruikers uit te nodigen voor de SimpledCard-diensten, zullen we u vragen om de contactgegevens van deze persoon (inclusief hun naam, telefoonnummer en e-mailadres) en deze persoon automatisch een uitnodiging per e-mail versturen. SimpledCard slaat de door u verstrekte gegevens op om de uitnodiging te versturen en om de nieuwe gebruikersaccount te registreren.

  1. Gegevens die we automatisch verzamelen

Als u gebruikmaakt van onze SimpledCard-diensten, verzamelen we automatisch bepaalde informatie zoals beschreven in deze sectie.

Transactie- en gebruikersgegevens: Bij het gebruik van de betaalkaarten van SimpledCard worden alle gegevens met betreffende de gebruiker en de kosten (kaartstatus, verkoper, bedrag, kaartnummer, naam van de kaarthouder, transactiedatum) automatisch verwerkt en vermeld in de web- en mobiele applicatie van SimpledCard. De gegevens worden opgeslagen in controle- en applicatielogbestanden ten behoeve van foutenanalyses, reservekopieën van gegevens en juridische doeleinden.

Duur van het bezoek aan de website: Als u onze website bezoekt, volgen we de duur van uw bezoek en hoe lang u op een bepaalde pagina van de website blijft. We gebruiken deze gegevens voor onze marketinganalyses om het succes van de inhoud van onze website te volgen. Deze informatie wordt door middel van cookies verzameld.

Herkenning van het e-mailadres voor inloggen: Als u inlogt op onze web- en mobiele applicatie, onthouden we uw e-mailadres dat is gebruikt als gebruikersnaam/inloggegeven. Deze informatie wordt door middel van cookies opgeslagen.

Gebruik van web- en mobiele applicatie: Binnen de web- en mobiele applicatie volgen we het gedrag van de gebruiker op geanonimiseerde basis. Dit omvat o.a. de frequentie waarmee knoppen worden gebruikt en het tijdsverloop binnen de applicatie. De gegevens worden geanonimiseerd door de gegevens van alle gebruikers van een bepaalde SimpledCard-klant samen te voegen. We gebruiken deze gegevens om analyses uit te voeren en om de SimpledCard-diensten te verbeteren.

COOKIES EN VERGELIJKBARE TECHNOLOGIEËN

Om de in de sectie “Gegevens die we automatisch verzamelen” bedoelde gegevens te verzamelen, maken wij en onze dienstverleners gebruik van webserverlogbestanden, cookies, trackingpixels, Google Analytics en andere vergelijkbare traceertechnologieën. Een webserverlogbestand is een bestand waarin websiteactiviteiten worden opgeslagen. Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw computer of mobiele apparaat wordt geplaatst als u de website bezoekt, en stelt ons in staat om: (I) uw computer en inlogsessie te herkennen; (ii) inzicht te krijgen in de pagina’s van de Diensten die u heeft bezocht; (iii) analyses uit te voeren; en (iv) ondersteuning te bieden bij beveiligings- en administratieve functies. Trackingpixels zijn kleine elektronische labels met een uniek identificatienummer die zijn ingesloten in e-mails en die zijn ontworpen om gegevens over het gebruik te geven, zoals het openpercentage voor e-mails. Google Analytics is een webanalyseservice dat ons inzicht geeft in uw gedrag en behoeften en de mogelijkheden voor verbetering van de SimpledCard-diensten. Wanneer we aanvullende technologieën gebruiken, kunnen we ook gegevens verzamelen via andere methoden.

Opgemerkt dient te worden dat u uw instellingen kunt wijzigen zodat u een melding krijgt wanneer een cookie wordt geplaatst of bijgewerkt, of om cookies helemaal te blokkeren. Raadpleeg de Help-sectie van uw browser (bijv. Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari) voor meer informatie.

HOE WE UW GEGEVENS GEBRUIKEN

We gebruiken uw gegevens (zoals beschreven in deze Privacyverklaring) voor verschillende doeleinden, afhankelijk van de soort informatie die we van en over u hebben verzameld en de specifieke SimpledCard-diensten die u gebruikt, om:

  • Het gebruik van de SimpledCard-diensten te bieden.
  • Aan de regelgeving te voldoen inzake de bestrijding van het witwassen van geld en terrorismefinanciering en andere richtlijnen die zijn vereist om de SimpledCard-diensten te leveren.
  • Uw verzoek om informatie (bijv. brochure, White paper) te beantwoorden en u klantenservice te bieden.
  • U via e-mail en binnen de SimpledCard-diensten te voorzien van servicemeldingen.
  • Ons een beter inzicht te geven in uw interesses en behoeften, en de SimpledCard-diensten te verbeteren.
  • Onze SimpledCard-diensten en onze gebruikers te beschermen.
  • Gemelde technische en andere problemen te begrijpen en op te lossen.

HOE WE UW GEGEVENS DELEN

SimpledCard deelt uw gegevens op de volgende manieren:

Gelieerde ondernemingen en dochterondernemingen. We kunnen alle door ons verzamelde gegevens delen binnen de groep ondernemingen van SimpledCard.
Externe verwerkers. We kunnen toegang verlenen aan of uw gegevens delen met geselecteerde derden die diensten uitvoeren ten behoeve van ons. Deze externe verwerkers voeren diverse diensten voor ons uit, waaronder zonder beperking de verwerking van betalingen, gegevensopslag, beveiliging, voorkoming van fraude en het witwassen van geld, klantcommunicatie, verkopen, facturering, productlevering en juridische diensten.
Bedrijfsovernames. Als de eigendom van ons hele of een gedeelte van ons bedrijf wijzigt, kunnen we uw gegevens doorgeven aan de nieuwe eigenaar zodat de SimpledCard-diensten kunnen blijven werken. In dat geval blijven uw gegevens onderworpen aan de beloften en verbintenissen die zijn vervat in deze Privacyverklaring totdat deze Privacyverklaring wordt bijgewerkt of gewijzigd door de overnemende partij na kennisgeving aan u. Als deze doorgifte van gegevens is onderworpen aan aanvullende dwingende beperkingen ingevolge de toepasselijke wetgeving, zal SimpledCard voldoen aan deze beperkingen.

UW KEUZES
We geven u een aantal keuzes met betrekking tot de gegevens die we verzamelen en gebruiken zoals besproken in deze Privacyverklaring. Bijvoorbeeld: – U kunt zich uitschrijven voor commerciële e-mails/nieuwsbrieven door de instructies te volgen die onderaan in deze e-mails gegeven worden. Opgemerkt dient te worden dat we, ongeacht uw verzoek, nog altijd bepaalde gegevens kunnen gebruiken en delen overeenkomstig deze Privacyverklaring, onze Dienstenovereenkomst of zoals vereist is door toepasselijk recht. U kunt zich bijvoorbeeld niet uitschrijven voor e-mails die zijn gerelateerd aan naleving of diensten, zoals e-mails over onze relatie of over de afspraken met u.

EXTERNE VERWERKERS

SimpledCard werkt samen met externe verwerkers die ons helpen onze klantgegevens te verwerken om de SimpledCard-diensten te bieden, zoals een e-mailprovider om met onze Klanten te kunnen communiceren, CRM-softwareproviders om goede en snelle klantenservice te kunnen bieden of gegevens-/cloudopslagproviders om onze klantgegevens veilig te kunnen opslaan. Mogelijk moeten we persoonsgegevens delen met onze externe verwerkers om u de SimpledCard-diensten te kunnen bieden. Tenzij we u anders mededelen, hebben onze externe verwerkers niet het recht om persoonsgegevens of andere informatie die we met hen delen te gebruiken voor doeleinden die verder gaan dan nodig zijn om ons te helpen. SimpledCard selecteert externe verwerkers zorgvuldig en houdt met name rekening met hun beveiligingsnormen en hun naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming zoals de AVG.

UW RECHTEN

Als u meer wilt weten over de informatie en persoonsgegevens die we verzamelen via de SimpledCard-diensten, of als u toegang wilt tot uw gegevens of deze wilt corrigeren en/of wilt vragen om verwijdering van de gegevens die we over u verzamelen, neem dan contact met ons op via de onderstaande contactinformatie. Als u toestemming heeft gegeven, kunt u deze op elk gewenst moment intrekken. U wordt erop gewezen dat het grootste deel van de SimpledCard-diensten valt onder de regelgeving inzake de bestrijding van het witwassen van geld en terrorismefinanciering waarin de bewaartermijn van gegevens is vastgesteld, inclusief een tijdsbestek waarin klantgegevens moeten worden bewaard nadat de SimpledCard-diensten zijn beëindigd. Als u niet tevreden bent over de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in uw rechtsgebied. Als u een Klant bent van SimpledCard en u heeft een klacht, dan adviseren we u om de instructies in het gedeelte over klachten in my.simplecard.com te volgen.

HOE LANG WORDEN UW GEGEVENS OPGESLAGEN

We bewaren uw gegevens gedurende de periode die nodig is om te voldoen aan de doeleinden zoals deze zijn uiteengezet in deze Privacyverklaring, tenzij van rechtswege een langere bewaartermijn is vereist. Gegevens die u ons verstrekt via de website van SimpledCard (zie artikel 1.1, met uitzondering van sollicitaties) zullen bijvoorbeeld gedurende vijf jaar worden bewaard voor een beter inzicht in uw interesses en behoeften, tenzij u in die tijd verzocht heeft om verwijdering van deze gegevens. Gegevens die zijn verwerkt op basis van het gebruik van de web- en mobiele applicatie van SimpledCard, vallen onder de regelgeving inzake de bestrijding van het witwassen van geld en terrorismefinanciering en moeten voor een bepaalde tijd na de beëindiging van de SimpledCard-diensten worden bewaard.

VERANDERINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING

We behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring op elk moment te wijzigen om de veranderingen in de wetgeving, onze verzameling van gegevens en onze gebruikspraktijken, de kenmerken van onze Diensten of vooruitgang in de technologie te reflecteren. We stellen de herziene verklaring tot uw beschikking via de Diensten, en u dient periodiek de verklaring opnieuw door te nemen. Als we een wezenlijke verandering aanbrengen in deze Privacyverklaring, zullen we u daarvan op de hoogte stellen en vragen om uw toestemming voor de bijgewerkte Privacyverklaring overeenkomstig wettelijke vereisten.

HOE WE UW GEGEVENS BESCHERMEN

SimpledCard treft technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of ongeoorloofde vernietiging of onopzettelijk verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking of toegang. Technische maatregelen omvatten, onder meer, versleuteling van gegevens, een sterke firewall en up-to-date antivirus- en antimalwaresystemen. Organisatorische maatregelen omvatten, bijvoorbeeld, regelmatige trainingen inzake gegevensbescherming en bewustwordingstrainingen aan onze werknemers. Er is echter geen methode van doorgifte via het internet en er zijn geen middelen van elektronische of fysieke opslag die absoluut veilig zijn, waardoor we geen 100% veiligheid kunnen garanderen. Als u vragen heeft over de beveiliging van onze Diensten, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande contactinformatie.

CONTACTGEGEVENS VAN SIMPLEDCARD

Als u vragen of klachten heeft, of als u contact met ons wilt opnemen in verband met deze Privacyverklaring, neem dan contact met ons op per e-mail: dataprivacy@simplecard.com, of stuur ons een brief naar: SimpledCard Exploitatie B.V., Haarlemmerstraat 124 E-F, 1013 EX Amsterdam.