3 Trends in Online Declareren die Tijd Besparen.

Voor zowel de financieel manager als de medewerker brengen declaraties vaak een hoop frustraties en kopzorgen met zich mee. Bonnen die kwijtraken, declaraties die onvolledig zijn ingevuld en voorschotten van medewerkers die te laat worden uitbetaald. De kern van het probleem en de frustraties zit in het proces. Het is omslachtig en kost veel tijd en geld. Gelukkig maken innovaties op het gebied van online declareren dit proces een stuk makkelijker. En als je dacht dat het alleen bij bonnetjes scannen blijft, dan heb je het mis. Hieronder 3 trends die zorgen voor nog meer overzicht en controle door online declareren.

Prepaid betaalpas uitgeven

Bij een declaratie denk je al gauw aan een handeling die je aan het einde van de maand moet doen, maar voor de financiële administratie begint het al vanaf het moment van de betaling. De betaling kan op verschillende manieren verlopen zoals een pintransactie, corporate creditcard, contante betaling of online. Dat zijn al 4 betalingsstromen die je als financieel manager bij moet houden. Afhankelijk van het aantal medewerkers en transacties is de kans groot dat je de controle verliest naarmate een bedrijf groeit. Daarbij is het als financieel manager belangrijk dat je kunt budgetteren voor de volgende maand of kwartaal, maar hoe kun je dit goed voorspellen als alle kosten pas aan het einde van de maand worden opgegeven?

Een van de trends bij het afhandelen van declaraties is de mogelijkheid om als bedrijf zelf prepaid betaalpassen uit te geven en online de bestedingslimiet van de passen te beheren. Je werkt met slechts 1 rekening waar alle betaalpassen aan gekoppeld zijn. Vervolgens verdeel je het budget van een team of afdeling over de passen. Het grote voordeel is dat je volledige controle houdt over alle geldstromen en dat medewerkers niet langer uit hun eigen portemonnee hoeven voor te schieten. De doorlooptijd van declareren is zo ook veel korter, aangezien de medewerker geen geld meer hoeft te ontvangen.

Een voordeel ten opzichte van een ‘normale’ corporate creditcard is dat er nu beter gebudgetteerd kan worden. Waar er bij een corporate creditcard altijd aan het einde van de maand een onbekend geldbedrag wordt afgeschreven, bepaal je bij een prepaid creditcard juist vooraf wat er maximaal te besteden is. Mocht er meer saldo nodig zijn, dan kan er gemakkelijk realtime geld worden overgemaakt naar de betaalpas.

Bonnetjes scannen 2.0

Met de komst van de mobiele telefoon, kwam er ook de mogelijkheid om bonnetjes te ‘scannen’ en online te declareren. Een flinke efficiëntie slag, omdat je zo alles digitaal gelijk inzichtelijk hebt.  Nog een stap verder gaat OCR, “optische tekenherkenning”, waarmee het mogelijk is de bon automatisch in te lezen en het bedrag en de valuta te herkennen. Maar we kunnen nog een stap verder.

Gefotografeerde bonnen moeten namelijk ook nog gelinkt worden aan een transactie en dat kost tijd. Met nieuwe declaratiesoftware is dit nu ook automatisch te doen. In combinatie met een mobiele applicatie ontvangt de medewerker automatisch een notificatie op zijn mobiel wanneer er met een betaalpas is betaald. De bon die dan gefotografeerd wordt kan automatisch aan de transactie worden gekoppeld. De accountant hoeft de transactie alleen nog goed te keuren, waarna de declaratie gelijk met de juiste referentie de boekhouding in kan. Wederom een flinke tijdbesparing.

Online betalingen declareren

Steeds meer zakelijke uitgaven gebeuren online. Voorbeelden zijn kantoorartikelen, cadeaus voor collega’s, online abonnementen en maandelijkse facturen voor advertentie kanalen zoals Adwords en Facebook. Daar komt voor de financieel manager weer een nieuwe uitdaging kijken. Want voor de consument gebeuren alle betalingen via IDEAL, echter is dit voor het bedrijfsleven vaak geen optie. De TAN code kan namelijk alleen worden ontvangen op een mobiel van de rekeninghouder. Daarbij is IDEAL vaak ook niet beschikbaar als betaalmethode. Een creditcard biedt wel uitkomst, gezien deze een wereldwijde dekking heeft en ook online bijna overal wordt geaccepteerd. Echter biedt het ook beperkingen op het gebied van controle. Een bedrijf bestaat uit meerdere afdelingen die allen online betalingen willen doen. Meerdere creditcards betekent meer rekeningen en minder controle.

Ook hier biedt het uitgeven van eigen betaalpassen in combinatie met declaratiesoftware een oplossing. Alle prepaid creditcards zijn gekoppeld aan slechts 1 bankrekening. Daarbij beheer je gemakkelijk per afdeling de budgetten per kaart en vul je periodiek of eenmalig de kaarten aan. Zo behoud je de controle en het inzicht in alle betalingen.