Spesenabrechnungen bringen sowohl für den Finanzmanager als auch für den Mitarbeiter oft viel Frust und Kopfschmerzen mit sich. Verloren gegangene Quittungen, unvollständige Kostenangaben und Vorschüsse von Mitarbeitern, die zu spät zurückgezahlt werden.
Die Wurzel des Problems und der Frustrationen liegt in dem Prozess: Der ist umständlich und kostet viel Zeit und Geld.
Glücklicherweise vereinfachen Innovationen im Bereich Online-Spesen diesen Prozess enorm. Wenn Sie denken, es ginge dabei nur um das Scannen von Belegen, liegen Sie falsch. Wir erklären 3 Trends, die dank Online-Spesenabrechnung für mehr Übersicht und Kontrolle sorgen.
Prepaid-Debitkarte ausgeben
Bei einer Deklaration denkt man schnell an eine Handlung, die man am Ende des Monats durchführen muss.
Für die Finanzverwaltung beginnt alles bereits ab dem Moment der Zahlung. Die Zahlung kann auf verschiedene Arten erfolgen, z. B. als EC-Kartenzahlung, mit der Firmenkreditkarte, als Barzahlung oder giropay-Überweisung. Das sind bereits vier Zahlungsströme, die Sie als Finanzmanager im Auge behalten müssen.
Je nach Anzahl der Mitarbeiter und Transaktionen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Kontrolle verlieren, wenn ein Unternehmen wächst. Dabei ist es für Finanzmanager wichtig, Budgets für den nächsten Monat oder das nächste Quartal aufstellen zu können. Wie kann man das jedoch genau vorhersagen, wenn alle Ausgaben erst am Ende des Monats eingereicht werden?
Einer der Trends in Bezug auf Deklarationen ist die Möglichkeit, dass Unternehmen selbst Prepaid-Debitkarten ausgeben und das Ausgabelimit der Karten online verwalten. Sie arbeiten mit nur einem Konto, mit dem alle Debitkarten verknüpft sind, und verteilen das Budget eines Teams oder einer Abteilung auf die entsprechenden Karten.
Der große Vorteil liegt darin, dass Sie die volle Kontrolle über alle Geldströme behalten und die Mitarbeiter nichts mehr aus eigener Tasche vorstrecken müssen. Auch die Bearbeitungszeit für Spesenabrechnungen wird viel kürzer, da die Mitarbeiter keinen Rückzahlungen mehr erhalten müssen.
Ein Vorteil gegenüber einer „normalen“ Firmenkreditkarte ist, dass Sie nun besser budgetieren können. Bei einer Firmenkreditkarte wird am Ende des Monats immer ein unbekannter Betrag abgebucht.
Bei einer Prepaid-Kreditkarte dagegen legen Sie im Voraus fest, wie viel höchstens ausgegeben werden kann. Und Sie sehen alle Transaktionen in Echtzeit. Wenn mehr Budget benötigt wird, kann es einfach und in Echtzeit auf die Prepaid-Karte überwiesen werden.
Lesen Sie hier mehr über den Einsatz und die Vorteile von Prepaid-Firmenkarten.
Online-Spesenabrechnung, Belege scannen 2.0
Mit dem Aufkommen des Smartphones entstand auch die Möglichkeit, Belege zu „scannen“ und Deklarationen online einzureichen. Das ist ein enormer Effizienzschub, weil man alles direkt digital sehen kann.
Die OCR, in Langform „Optical Character Recognition“, geht noch einen Schritt weiter, denn sie ermöglicht das automatische Lesen des Belegs und das Erkennen des Betrags und der Währung. Aber wir können noch einen Schritt weitergehen.
Abfotografierte Belege müssen noch mit einer Transaktion verknüpft werden und das kostet Zeit. Mit neuer Ausgabenmanagement-Software kann dies nun auch automatisch erfolgen. In Kombination mit einer mobilen Anwendung erhält der Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung auf seinem Smartphone, wenn eine Zahlung mit einer Firmenkarte erfolgt ist.
Der Beleg wird dann fotografiert und kann automatisch mit der Transaktion verknüpft werden.
Der Buchhalter braucht die Transaktion nur noch zu genehmigen, danach kann die Kostenbegründung direkt mit der richtigen Referenz in die Buchhaltung aufgenommen werden. Das bedeutet wiederum eine erhebliche Zeitersparnis.
Online-Ausgaben einreichen
Immer mehr Geschäftsausgaben werden online getätigt. Beispiele dafür sind Büromaterial, Geschenke für Kollegen, Online-Abonnements und monatliche Rechnungen für Werbekanäle wie Google Ads und Facebook. Dies stellt eine neue Herausforderung für Finanzmanager dar. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch online Zahlungen vornehmen können?
Eine Kreditkarte bietet eine Lösung, da sie weltweit und auch online fast überall akzeptiert wird. Allerdings bringt sie auch Einschränkungen in Bezug auf die Kontrolle mit sich.
Unternehmen bestehen aus mehreren Abteilungen, die alle Online-Zahlungen durchführen wollen. Mehrere Kreditkarten bedeuten mehr Konten und weniger Kontrolle.
Auch hier bietet die Ausgabe eigener Zahlungskarten in Kombination mit einer Spesensoftware eine Lösung.
Alle Prepaid-Kreditkarten sind nur mit einem Bankkonto verknüpft. Sie können die Budgets pro Karte und Abteilung einfach verwalten und die Karten regelmäßig oder einmalig aufladen. Auf diese Weise behalten Sie die Kontrolle und den Überblick über alle Zahlungen.
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Von SimpledCard
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