Wie verwaltet man Gelder von Klienten am besten?

Es kann eine komplexe Angelegenheit sein, den Überblick über die Geldströme von Klienten in einer Einrichtung zu behalten. Erstens müssen getrennte Konten eingerichtet werden, damit das Geld der Organisation nicht mit dem Geld des Klienten zusammenkommt. Eine sorgfältige Verwaltung der Kundengelder ist daher im Gesundheitswesen ein Muss.
Gleichzeitig möchten Sie den Klienten die Freiheit bieten, finanziell an der Gesellschaft teilzuhaben. Eine persönliche Debitkarte mit einem festen Budget bietet dann möglich eine Lösung.
Im Zusammenhang mit der Verwaltung von Klientengeldern gibt es noch viele Fragen. In der Vergangenheit gab es aufgrund des Konkurses einer Gesundheitseinrichtung verlorene Sorgerechts- und Unterhaltsbudgets von Klienten weil diese Gelder auf einem Bankkonto des Gesundheitsdienstleisters lagen. Darüber hinaus arbeiten viele Einrichtungen noch immer mit Bargeld.
Dies führt nicht nur zu einem hohen Verwaltungsaufwand bei der Führung der Kassenbücher, sondern ist auch sehr betrugsanfällig.
In den Niederlanden ist daher seit Januar 2014 das sogenannte ‘Gesetz zur Änderung des Vormundschafts-, Pflegschafts- und Betreuungsgesetzes’.’ in Kraft getreten, die dem entgegenwirken soll. Auch in Deutschland handelt es sich um einen komplexen Rechtskontext. Die Bundesanstalt für Finanzdiensleistungsaufsicht (BaFin) hatte vor einiger Zeit ein Träger in Niedersachsen angemahnt, dass deren Bargeldverwaltung ein „Finanztransfergeschäft“ sei und sie wie eine Bank handele. Sie brauche daher eine gesetzlichen Erlaubnis nach § 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG). Daraufhin hatte die Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege (BAGFW) sich mit einer Problemanzeige an den Bundesminister der Finanzen gewandt. In August 2019 gab es Entwarnung. Der Bundesminister stellte klar, dass die BaFin den Anwendungsbereich des ZAG bei einem Unternehmen der Freien Wohlfahrtspflege als gar nicht erst eröffnet ansieht, sodass nach dem ZAG keine Erlaubnis erforderlich ist. Mit der Erneuerung des Bundesteilhabegesetzes ab Januar 2020 hatten einige Einrichtungen ihre Klienten aufgefordert ein Girokonto bei einer Bank einzurichten, da in der Folge des neuen BTHG die Verwaltung des Heimtaschengeldes nicht mehr über die Verwaltung der Einrichtung geschehen dürfe. Es handelt sich nun um den „Anteil des Regelsatzes nach § 27 a Abs. 3 des Zwölften Buches, der den Leistungsberechtigten als Barmittel verbleibt“ und seine Höhe ist Gegenstand der Beratungen im Rahmen des Gesamtplanverfahrens. Allerdings spricht laut Umsetzungsbegleitung Bundesteilhabegesetz nichts dagegen, mit dem Leistungserbringer Absprachen zur Verwaltung von Bargeld zu treffen, falls dieser das aus lebenspraktischen Gründen weiterhin anbietet. Jede Einrichtung, die Barmittelverwaltungsdienstleistungen für Klienten anbietet, sollte die aktuelle Gesetzeslage jedoch regelmäßig mit ihrem Rechtsberater überprüfen.

Klientengelder und Budgetverwaltung

Was genau sind Klientengelder?
Ein Klient kann alle Arten von Einkommensquellen haben, wie Zulagen, Sozialhilfe, Lohn oder z. B. eine Rente.
Die Höhe dieser Beträge kann per Klient unterschiedlich sein. Von diesem Einkommen zahlt der Klient feste Ausgaben wie den Wohnkostenbeitrag oder individuelle Gesundheitskosten.
Die betreuten Personen benötigen aber neben den täglichen Aufwendungen zur Deckung des laufenden Unterhalts Geld, um persönliche Bedürfnisse und Wünsche zu erfüllen, die nicht von den Leistungen der Einrichtung gedeckt werden. Dieser sog. Barbetrag zur freien Verfügung, der bis zu seiner Umbenennung im Jahre 1982 „Taschengeld“ genannt wurde, dient dazu, sich z.B. besondere Getränke, gewünschte Genussmittel, individuelle Körperpflegemittel u.ä. zu kaufen oder kleine Anschaffungen, Geschenke, Friseurbesuch, Zuzahlung zu Medikamenten u.ä. zu finanzieren.
Wenn ein Klient nicht in der Lage ist, für sich selbst Entscheidungen zu treffen, oder wenn er Schwierigkeiten hat, mit Geld umzugehen, kann ein Sozialarbeiter eine Haushaltsführung beantragen. Dann wird ein Sachwalter eingesetzt, der das Budget oder eventuelle Schulden verwaltet. Dies kann verhindern, dass eine Person in weitere Schwierigkeiten gerät.
Die Ausgabenverwaltung, oder Einkommensmanagement, sorgt dafür, dass alle festen Ausgaben regelmäßig bezahlt werden. Danach wird das verbleibende Klientengeld durch den Budgetcoach dem Klienten zur Verfügung gestellt. Über dieses kann der Klient dann selbst verfügen. Der Budgetplan bestimmt also, wie viel Lebensunterhalt der Klient erhält.
Ein Budget wird oft pro Tag, Woche oder Monat ausgegeben. Es handelt sich um ein festgelegtes Budget, mit dem zum Beispiel die täglichen Einkäufe bezahlt werden. So nehmen die Klienten weiterhin an der Gesellschaft teil und lernen, mit kleinen Geldbeträgen umzugehen.

Verwahrgeldverwaltung heute

Derzeit haben viele Einrichtungen noch nicht den richtigen Weg gefunden, um ihre Klienten über ihr eigenes Lebenshaltungsbudget verfügen zu lassen.
Oft arbeiten sie nur noch mit Bargeld, das aus der Portokasse der Pflegestelle stammt. Die Klienten erhalten dann z. B. 40 € pro Woche, von denen sie Lebensmittel einkaufen.
AIn der Verwaltung werden dann schnell Geschäfts- und Klientenausgaben durcheinander gebracht, was für die Finanzabteilung schwer zu überblicken ist.
Wenn sich eine Organisation für ein bargeldloses Arbeitsverfahren entscheidet, bringt dies schnell ein weiteres Problem mit sich. Denn als Unternehmen können Sie bei einer Bank oft keine Bankkarten für Personen beantragen, die nicht auf ihrer eigenen Gehaltsliste stehen.
In der Praxis ist dies häufig der Fall. Wenn also eine EC-karten-“Lösung” gewählt wird, erhält der Klient eine Bankkarte, die eigentlich auf den Namen der Organisation lautet.
Dies ist alles andere als eine ideale Situation.

Gewährleistung der Rechtssicherheit bei der Verwahrgeldverwaltung von Klientengeldern

Bei der Verwaltung von Klientengeldern gibt es mehrere Bereiche zu beachten. So gibt es rechtliche und praktische Fragen, die beide unterschiedliche Ansätze erfordern.
Was können Sie als Einrichtung des Gesundheitswesens tun, um finanzielle Sicherheit im rechtlichen Bereich zu gewährleisten?
Nach einigen Vorfällen im Gesundheitssektor, bei denen Kundengelder aufgrund von Insolvenzen verloren gingen, haben Behörden die Regeln für die Verwaltung von Klientengeldern präzisiert.
Eine wichtige Faustregel ist, dass das Vermögen des Klienten strikt von den Mitteln der Pflegeeinrichtung getrennt werden muss.
Viele Einrichtungen entscheiden sich für die Zusammenarbeit mit einer Managementstiftung, um die Verwaltung und Aufsicht von ihrer eigenen Organisation zu trennen.
Jede Einrichtung des Gesundheitswesens, die Dienstleistungen im Bereich der Verwaltung von Klientengeldern anbietet, sollte daher ihre Praktiken ausführlich mit ihren Rechtsberatern besprechen und regelmäßig überprüfen lassen.
Dadurch wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Genehmigungen für die Verwaltung und alle erforderlichen Ausnahmen rechtzeitig organisiert werden.

Weitere Tipps von SimpledCard zur Verwendung von Klientenkarten

Abgesehen von der rechtlichen Seite gibt es bei der Verteilung von Klienten- und Taschengeldern auch viele praktische Probleme. Die Verteilung von physischem Geld birgt viele Risiken.
Sie erfordert eine sorgfältige Verwaltung, die schnell viel Zeit in Anspruch nimmt. Es muss Buch geführt werden über die Einkünfte des Klienten, das täglich zur Verfügung gestellte Geld, die Kassenbücher am Betreuungsort und den richtigen Umgang mit Wechselgeld.
Nur so kann sichergestellt werden, dass die Höhe des Guthabens des einzelnen Klienten zu jeder Zeit ermittelt werden kann.
Sie können diese praktischen Probleme mit einem neuen Instrument lösen: Prepaid Klientengelderkarten. Die Klientengeldkarte wird auf den Namen des Klienten ausgestellt, und die Finanzabteilung der Verwaltung kann sie mit den täglichen Budgets für freie Ausgaben aufladen. Diese Zahlungskarte für Klienten bringt also viele Vorteile mit sich.
❯ Einblick und Kontrolle der Lebenshaltungskosten
Transaktionsabrechnungen der Klienten lassen sich so von denen der Betreuungsorganisation einfach trennen. Die Verwaltungsstiftung kann so Saldenänderungen administrativ schneller bearbeiten.
Auf diese Weise behalten nicht nur die Klienten mehr Kontrolle über ihre Finanzen, sondern auch die Mitarbeiter der Pflegeorganisation werden von zusätzlicher Arbeit entlastet.
❯ Rückgabe der Kontrolle an den Klienten
Die Karten sind mit einem zentralen System verbunden, das es ermöglicht, Zahlungen in Echtzeit über einen Computer oder eine mobile App zu sehen. Die Klienten erhalten ihre eigene Karte und haben somit nur Einblick in ihre eigenen Ausgaben.
Es besteht jedoch immer die Möglichkeit der Intervention durch den Budgetcoach. Das schafft viel mehr Autonomie für die Klienten: Sie erledigen kleine persönliche Ausgaben selbst und nehmen so am normalen gesellschaftlichen Leben teil.

❯ Schnelligkeit und Sicherheit der Klientengelder
Das Ausstellen von solche Zahlungskarten ist einfach. Es besteht die Möglichkeit, Abhebungen am Geldautomaten auszuschalten und eine eigene PIN einzugeben.
Die meisten Anbieter erfüllen die strengsten europäischen Richtlinien für die Datenspeicherung von personenbezogenen Daten. All dies sorgt für ein geringeres Betrugsrisiko und ein größeres Sicherheitsgefühl für Betreuer und Klienten.

Der neue Ansatz für die Verwaltung von Klientengeldern in der Praxis

Eine neue Arbeitsweise wirft oft Fragen auf. Deshalb haben wir im Folgenden in praktischen Schritten erklärt, wie die Verwaltung von Klientengeldern für eine Organisation aussehen kann.
Wir sind uns bewusst, dass jede Organisation anders arbeitet und andere Bedürfnisse hat, so dass die endgültige Situation unterschiedlich sein kann. Dies ist nur eine der vielen Möglichkeiten, die wir von SimpledCard empfehlen.
1. Sobald die Verwahrgeldverwaltung beginnt, wird der Klient in das Verwaltungssystem aufgenommen. Danach kann eine Zahlungskarte auf den Namen des Klienten ausgestellt werden.
2. In Absprache wird ein Budgetplan erstellt, damit Betreuer und Klient wissen, wie viel sie pro Zeitraum ausgeben können. Dieser Betrag, das Wohngeld, kann dann auf die Geldkarte des Kunden eingezahlt werden.
3. Möglicherweise kann der Patient auch kleine feste Ausgaben wie die Telefonrechnung mit der Karte bezahlen, aber in der Praxis sehen wir, dass es oft nur um die täglichen Einkäufe geht.
4. Die Klientenkarte ermöglicht es dem Klienten, über die im Budget vereinbarten Lebenshaltungskosten pro Tag, Woche oder Monat zu verfügen. Dies alles ist im System leicht einzurichten, so dass es dann automatisch und regelmäßig auf die Karte gutgeschrieben wird.
5. Alle Zahlungen können in Echtzeit eingesehen werden. So haben der Klient und sein Mentor jederzeit einen klaren Überblick über die Ausgaben. Diese Übersicht zeigt also auch, wie viel innerhalb eines bestimmten Zeitraums noch ausgegeben werden kann.
6. Die Transaktionsberichte der Klienten lassen sich auf diese Weise leicht trennen. Diese Berichte werden pro Kunde ausgedruckt und z.B. an den Administrator weitergeleitet.
Die Klientengeldkarten eignen sich für viele verschiedene Betreuungseinrichtungen, darunter Pflegeheime, betreute Wohngruppen, Wohn- und Betreuungseinrichtungen für Menschen mit Behinderungen, Wohn- und Betreuungseinrichtungen für Menschen mit sozialen Problemen und/oder Suchtproblemen, psychiatrische und psychologische Betreuungseinrichtungen und Wiedereingliederungseinrichtungen.
Sie fragen sich, wie Sie die Verwaltung von Klientengeldern innerhalb Ihrer Organisation besser organisieren können? Und wie Sie Ihren Klienten die Möglichkeit geben, ihre eigenen Finanzen im Auge zu behalten? Nehmen Sie Kontakt auf und legen Sie gemeinsam mit unseren Finanzexperten den richtigen Aktionsplan fest.