Auf der Suche nach der optimalen Projektverwaltung
Von SimpledCard am 4. Oktober 2021
Projektverwaltung – 8 min
Wenn Sie die Projektverwaltung perfekt beherrschen, kann Ihr Unternehmen schneller, genauer, effizienter und effektiver wirtschaften.
Denn je stärker die Kontrolle über Planung, Prozesse und Budgets, desto leichter lassen sich Termine und Ziele einhalten.
Es ist nicht leicht und daher ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen viel Zeit, Geld und Energie in die Optimierung ihrer Projektabrechnung investieren.
Dies erfordert eine solide Organisation mit transparenten Prozessen und intelligenten digitalen Werkzeugen, die zusammenwirken und sich gegenseitig verstärken.
Deshalb ist die Projektabrechnung so wichtig
Ob Sie es nun Projektverwaltung, Projektmanagement oder Projektabrechnung nennen, es geht immer um Eins: die Erreichung Ihrer Ziele und der Leistungskennzahlen sowie die geleistete Qualität. Innerhalb des festgelegten Zeitrahmens und innerhalb des Budgets.
Mit einer detaillierten Projektabrechnung erhalten Sie einen umfassenden Einblick in die Finanzen Ihrer Projekte. So sind die Erforderlichkeiten deutlich und können proaktiver und effektiver verwaltet werden.
Es geht um die geschickte Planung für, Kontrolle und Verantwortlichkeit über:
- Projektkosten und -ausgaben;
- die Rechnungsstellung für die Projektaktivitäten.
- Zeit und Geld, die für Leistungen aufgewendet werden;
- Berichterstattung und Analyse;
- die für das Projekt verwendeten und erforderlichen Vermögenswerte.
Eine geordnete Projektverwaltung bietet viele operative Vorteile, auch die Finanzteams profitieren vom Einblick in:
- Sie können den Fortschritt der einzelnen Projekte aus finanzieller Sicht genau verfolgen;
- Sie vermeiden die Vermischung von Projekten und behalten immer den Überblick;
- Sie können rechtzeitig Änderungen vornehmen, z. B. an der Anzahl der für ein Projekt aufgewendeten Stunden oder am Projektbudget.
Letztlich ist die Projektabrechnung ein strategisches Werkzeug, da sie Aufschluss über den Fortschritt und das Potenzial jeder Projektinitiative gibt. Sie lenkt Ressourcen dorthin, wo sie am meisten gebraucht werden, und hilft, Engpässe und Chancen schnell zu erkennen.
Der wichtigste Erfolgsfaktor? Kontrolle. Über die Kosten eines Projekts, über die aufgewendete Zeit und die Aufgaben der Teilnehmer.
Fundierte Kenntnisse der Projektabrechnung und der für Ihre Organisation am besten geeigneten Tools helfen Ihnen, die Kontrolle zu behalten.
Nachweislicher Erfolg in verschiedensten Branchen
Die Projektabrechnung hat sich bereits in verschiedensten Branchen bewährt. Vor allem in Organisationen mit mehreren laufenden Projekten, mit ständig wechselnden Teams und/oder über verschiedene Standorte verteilt.
Bauwesen
Ob Gewerbe-, Hoch- oder Industriebau: Bauprojekte erfordern eine akribische Projektabrechnung, da sie an mehreren Standorten stattfinden können und die Koordination mehrerer Teams erfordern.
Logistik
Für Logistikunternehmen hängt der Erfolg ihrer Projekte davon ab, inwieweit sie die Kontrolle über mehrere mobile Einheiten haben. Sie arbeiten mit Drehkreuzen und mobilen Mitarbeitern. Darüber hinaus müssen die Manager ständig Veränderungen vorhersehen und die erforderlichen Ressourcen schnell bereitstellen können.
Transport
Die Transportindustrie stützt sich auf Verkehrsknotenpunkte und mobile Teams. Die Teams bewegen die Fahrzeuge zwischen den Knotenpunkten. Obwohl die Herausforderungen denen in der Logistikbranche ähneln, sind Transportprojekte oft noch komplexer.
Medienproduktion
Film- und Fernsehproduktionen erfordern eine sorgfältige Organisation. Oft erfordern die Projekte große Teams und können sowohl im Studio als auch vor Ort stattfinden. Die Kosten sind vielfältig und schwer vorhersehbar, z. B. für die Miete von Ausrüstung, Transport und Unterkunft.
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Kostenmanagement für die Projektverwaltung
Natürlich sollen Projekte innerhalb der festgelegten Fristen abgeschlossen werden, dennoch ist auch die Kostenkontrolle wichtig. Die Budgets sollten nicht überschritten werden, im Idealfall bleiben Sie deutlich unter den festgelegten Grenzen.
Dies ist nur möglich, wenn Sie die volle finanzielle Kontrolle haben, denn Projekte erfordern oft erhebliche Investitionen; die Mitarbeiter brauchen unter Umständen Vorschüsse, um ihre Arbeit ausführen zu können. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sie mit Geld zu versorgen.
Bargeld-Verteilung
Sie können den Mitarbeitern einfach Bargeld geben, um Projektkosten zu begleichen. Das klingt nach der einfachsten Lösung, erweist sich in der Praxis aber als ziemlich veraltet und ineffizient.
Schließlich birgt die Arbeit mit Bargeld auch Risiken. Das Risiko des Verlusts oder Diebstahls ist beträchtlich und die Verwaltung von Bargeld ist recht mühsam. Über jede Transaktion müssen genaue Aufzeichnungen in Büchern geführt werden.
Vor allem große Organisationen sollten sich daher fragen, ob es sinnvoll ist, weiterhin Bargeld zu verwenden. So ist es zum Beispiel sehr zeitaufwendig, die Bargeldvorräte für verschiedene Niederlassungen zu verwalten. Außerdem wird es mit der Zeit immer schwieriger, den Überblick darüber zu behalten, wer welchen Betrag für welchen Kostenpunkt ausgegeben hat.
Persönliche Bankkarten
Bankkarten sind eine gute Alternative zu Bargeld. Sie sind viel leichter bei sich zu tragen als Bargeld, Mitarbeiter können sie zudem auch für Online-Einkäufe verwenden. Verlorene oder gestohlene Karten können schnell gesperrt werden.
Aufgrund der strengen Anforderungen der Banken kann es jedoch mühsam sein, Bankkarten für einzelne Mitarbeiter zu organisieren, ganz gleich ob für kleine, mittlere oder große Unternehmen. Selbst Direktoren und Top-Manager müssen oft warten, bis die Dokumentation und die Genehmigungsverfahren abgeschlossen sind.
In vielen Fällen gelingt es Unternehmen nicht, genügend Zahlungskarten für alle kritischen Personen in einem Projekt bereitzustellen. Selbst wenn es gelingt, wird viel Zeit und Energie für die Anträge verschwendet. Und dann muss das Projekt noch beginnen!
Mitarbeitervorschüsse
Mitarbeitervorschüsse sind Darlehen, die Organisationen ihren Mitarbeitern zur Deckung erwarteter Geschäftsausgaben gewähren. Die Mitarbeiter müssen dann nachweisen, welche Ausgaben ihnen tatsächlich entstanden sind.
Sie erhalten im Voraus eine ganze Menge Geld, das sie aber möglicherweise nicht vollständig verwenden. Deshalb müssen sie genau Buch darüber führen, wie viel Geld sie wofür ausgeben. Darüber hinaus müssen sie das übrig gebliebene Geld zurückzahlen, in der Regel innerhalb eines Jahres.
Dieses System führt nicht nur zu unnötigen Verpflichtungen für die Mitarbeiter, sondern belastet auch die Finanzteams.
Für diese Vorschüsse müssen sie viel Bargeld zur Verfügung stellen, was den freien Cashflow des Unternehmens verringert.
Die zusätzlichen Verwaltungsaufgaben, die mit der Verwaltung von Auszahlungen und
Prepaid-Debitkarten für Unternehmen
Prepaid-Bankkarten bieten eine viel einfachere und bessere Lösung für die Verwaltung von Projektkosten. Sie bieten Flexibilität für Online- und Offline-Zahlungen.
Darüber hinaus haben Finanzmanager mit diesen Karten optimale Kontrolle. Sie können mit wenigen Klicks Budgetgrenzen festlegen und bei Bedarf zusätzliche Kredite vergeben.
Die Verwendung von Prepaid-Karten bedeutet, dass das Unternehmen weniger auf Bargeld angewiesen ist. Dies erhöht die Sicherheit der Mitarbeiter und verringert das Betrugsrisiko.
Mit SimpledCard geben Unternehmen bankenunabhängige Maestro- und Mastercard-Prepaid-Karten an Mitarbeiter aus. Die Karten sind auf einen bestimmten Mitarbeiter registriert, können aber problemlos einem neuen Karteninhaber zugewiesen werden.
Die SimpledCard-App verfolgt die mit den Karten getätigten Transaktionen in Echtzeit. Darüber hinaus haben Finanzmanager die Möglichkeit, Bargeldabhebungen an Geldautomaten über die Online-Plattform unkompliziert zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Die Rechtfertigung von Ausgaben war für Mitarbeiter noch nie so einfach: Innerhalb von Sekunden laden sie ein Bild des Belegs hoch und erfassen die Ausgaben.
Welche Projektverwaltungs-Tools gibt es?
Es gibt viele Tools, die den Projektmanagern durch Rationalisierung der Prozesse eine höhere Produktivität ermöglichen. Diese können auf drei Ebenen eingesetzt werden: unternehmensweit, projektbezogen und operativ.
Buchhaltungssoftware & ERP’s
Durch die Kombination von Buchhaltungsdaten aus verschiedenen Projekten und Abteilungen bietet diese Art von Software Kontrolle über die Kosten, Ressourcen und Prozesse einer Organisation. Sie liefert einen sicheren und vollständigeren Input für die Entscheidungsfindung und ist damit unerlässlich für die Geschäftsleitung.
Aufgabenmanagement-Software
Mit dieser Art von Software können Sie Ihr Team- und Projektmanagement verbessern. Das Hauptaugenmerk? Die Organisation und Priorisierung der Aufgaben, aus denen sich jedes Projekt zusammensetzt. Für das mittlere Management bietet diese Software einen Rahmen und eine Organisationsstruktur, innerhalb derer Projekte effektiv durchgeführt werden können.
Software zur Ausgabenverwaltung
Mit dieser Art von Software können Organisationen die Ausgaben von Mitarbeitern, Teams, Projekten und Abteilungen problemlos verfolgen und kontrollieren. Einige Systeme konzentrieren sich in erster Linie auf Erstattungen, andere Plattformen bieten auch Zahlungsoptionen.
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Sie fragen sich, wie Sie SimpledCard in Ihrem Unternehmen einfach implementieren können, damit Ihre Mitarbeiter ihre Geschäftsausgaben schneller organisieren können und Ihr Finanzteam das Projektmanagement in den Griff bekommt?
Unsere Finanzexperten besprechen gerne mit Ihnen, welche Lösungen am besten zu Ihrer Organisation, Ihren Wünschen und Ambitionen passen.
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