Wie eine Spesen-App die Produktivität steigert

Die Steigerung der Produktivität durch eine App für Schadensmeldungen ist wichtig für den Erfolg eines Unternehmens. Sie möchten die Zeit Ihrer Mitarbeiter optimal für Aufgaben nutzen, die den Unternehmenszielen dienen. Wenn ein großer Teil des Arbeitstages mit Arbeiten verbracht wird, die leicht automatisiert werden können, ist dies eine Verschwendung von Zeit und Geld.
Denken Sie auch an die Situation, in der das Finanzteam einen Großteil des Monats damit verbringt, Mitarbeiter wegen unvollständiger Forderungen zu verfolgen. Oder es ist damit beschäftigt, Belege zu sortieren und Transaktionen zu prüfen. Auf diese Weise kann das Finanzteam selbst nicht optimal arbeiten.
Denken Sie auch an die Situation, in der das Finanzteam einen Großteil des Monats damit verbringt, Mitarbeiter wegen unvollständiger Forderungen zu verfolgen. Oder es ist damit beschäftigt, Belege zu sortieren und Transaktionen zu prüfen. Auf diese Weise kann das Finanzteam selbst nicht optimal arbeiten.
❯  Ist es möglich, die Ausgaben zu automatisieren?
❯  Was sind mobile Schadensmeldungs-Apps?
❯  Wie kann man Ausgaben über eine mobile App geltend machen?
❯  Welche Vorteile bieten mobile Schadenersatz-Apps?
❯  Worauf sollten Sie bei einer mobilen Schadensmeldungs-App achten?
❯  Wählen Sie die beste App für Ihr Unternehmen

Ist es möglich, die Ausgaben zu automatisieren?

Lassen Sie uns zunächst betrachten, warum Sie Ausgaben automatisieren sollten. Wenn Ihre Mitarbeiter Geschäftsausgaben aus eigener Tasche bezahlen, müssen Sie ihnen diese natürlich erstatten. Mit einer Firmenkreditkarte oder eine Prepaid-Karte, die bereits einen Teil des Papierkrams reduziert.
Wenn Sie Ausweise an Mitarbeiter ausgeben, können Sie bei der Rückerstattung Zeit sparen, da Sie die Transaktionsdetails sofort sehen. Aber damit ist es noch nicht getan. Als Unternehmen sind Sie gesetzlich verpflichtet, über Ausgaben Rechenschaft abzulegen. Zum Beispiel:
1. Sie können die Mehrwertsteuer nicht zurückfordern, wenn Sie nicht nachweisen können, dass Sie sie gezahlt haben;
2. Sie können Ihre Einkommensteuer nicht ordnungsgemäß abwickeln, wenn Sie nicht nachweisen können, dass es sich bei den entstandenen Kosten um echte Betriebsausgaben handelt.
Um Ihre Ausgaben abzurechnen, benötigen Sie also den Beleg und eine positive Übereinstimmung mit einer tatsächlich durchgeführten Transaktion. Unabhängig von der Art und Weise, in der die Mitarbeiter für Geschäftsausgaben zahlen, müssen Sie diese Informationen immer erfassen. Und wie könnte man diese Informationen besser erfassen als direkt nach der tatsächlichen Transaktion? Hier kommt eine App für die mobile Spesenabrechnung ins Spiel.
Mit einer solchen App behalten Sie den Überblick über die Belege in der App und können die Ausgaben sofort abrechnen. Und nicht zuletzt bekommen die Mitarbeiter die Beträge, die sie vorgestreckt haben, aus eigener Tasche zurückerstattet.
Viele Unternehmen scheinen dies immer noch auf eine altmodische Art und Weise zu organisieren. Und das in einer Zeit, in der wir alles, vom Lebensmittelgeschäft bis zum Taxi, mit ein paar Klicks über unser Telefon bestellen können. Genau aus diesem Grund sind mobile Apps für die Schadensregulierung auf dem Vormarsch und tragen zur Steigerung der Produktivität Ihres Unternehmens bei.

Was sind mobile Schadensmeldungs-Apps?

Mit den Apps für die mobile Spesenabrechnung können Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen ganz einfach über ihr Mobiltelefon einreichen. Sie können die Quittung einfach hinzufügen, eine Begründung ausfüllen und sie zur Genehmigung abschicken. Dadurch wird auch sichergestellt, dass sie nie eine Erstattung verpassen, weil sie den Beleg vergessen oder ihren Antrag nicht eingereicht haben.
Der Finanzverwalter erhält nach dem Antrag eine Benachrichtigung und kann ihn prüfen und dann eine Entscheidung treffen. Die App behält alles übersichtlich im Blick. So kann das Finanzteam Erstattungen schnell bearbeiten und Ausgaben in kürzester Zeit prüfen.

Wie können Sie Ausgaben über eine mobile App geltend machen?

Mobile Abrechnungs-Apps vereinfachen auch die Abrechnung von Ausgaben, die mit Zahlungskarten der Organisation getätigt wurden. Handelt es sich bei dem mit der Geschäftskarte getätigten Supermarkteinkauf um eine private oder geschäftliche Ausgabe? Der Mitarbeiter kann zum Beispiel den Kassenbon hochladen, aus dem hervorgeht, dass er Artikel gekauft hat, um den Kaffee im Büro aufzufüllen.
Die Beantragung von Ausgaben über eine App ist oft sehr einfach. Sobald eine Kartentransaktion abgeschlossen ist, fotografiert der Karteninhaber den Beleg über die App und füllt dann den Beleg aus. In der Begründung wählen Sie den Mehrwertsteuersatz und die Kostenart aus, um den Antrag abzuschließen und einzureichen.

Welche Vorteile bieten mobile Schadenersatz-Apps?

Auch die Mitarbeiter profitieren von einer mobilen App zur Schadensmeldung. Sie müssen sich keine Gedanken über nicht zurückgezahlte Vorschüsse oder verlorene Quittungen machen. Mit einer App haben sie die Flexibilität, Ansprüche jederzeit und überall einzureichen.
Finanzmanager haben auf diese Weise den Vorteil, dass sie Ausgaben viel schneller bearbeiten können. Nachdem alle Aufgaben erledigt sind, wie der Abgleich von Mehrwertsteuersätzen, Belegen und Kostenstellen und -arten, können sie schneller zur Analyse übergehen. Die App sorgt dafür, dass immer ein detaillierter Überblick besteht, was die Prüfungsarbeit erleichtert.
Dadurch erhält man einen besseren Einblick in die Gesamtkosten, die den Mitarbeitern entstehen. Außerdem zeigt es, wo Verbesserungen erforderlich sind. Sind die Treibstoffkosten eines Mitarbeiters im Vergleich zum Vormonat deutlich gestiegen? Oder geben Mitarbeiter mehr als das geschätzte Tagesbudget für Reisen aus?
Wenn all diese Daten zentralisiert und übersichtlich dargestellt werden, wird die Verfolgung von Geschäftsausgaben viel einfacher. So können Finanzmanager alle Ausgaben ordnungsgemäß verfolgen, ohne sich in einem Berg von Papierkram zu verheddern.

Worauf sollten Sie bei einer mobilen Schadensmeldungs-App achten?

Im Idealfall ermöglicht Ihnen die gewählte Kostenmanagementlösung Prepaid-Debitkarten an die Mitarbeiter aus. Dies ermöglicht einen besseren Einblick in die Ausgaben und verringert die Fälle, in denen Mitarbeiter Geschäftsausgaben vorstrecken müssen. Vor allem müssen Sie Transaktionen nicht mehr manuell mit den richtigen Belegen abgleichen.
Natürlich sollte die App für die Mitarbeiter benutzerfreundlich sein. Die Möglichkeit, Fotos von Quittungen zu machen, ist ein Muss. Ebenso wie die Option, eine Begründung hinzufügen zu können. Vorzugsweise nicht nur mit Ihrer eigenen Beschreibung. Am besten ist es, wenn Sie vordefinierte Etiketten verwenden können, die Ihren Ausgabenarten und -orten entsprechen. Darüber hinaus sollte die App in der Lage sein, Quittungen mit Transaktionen zu verknüpfen, damit es keine Unstimmigkeiten gibt.
Auch die Datensicherheit muss gewährleistet sein. Je nach Land sind Sie verpflichtet, Aufzeichnungen und Belege 5 oder 10 Jahre lang unverändert aufzubewahren. Stellen Sie sich vor, ein Zwischenfall in Ihren Aufzeichnungen würde bedeuten, dass alle Belege verloren gehen. In den meisten Fällen wäre dann ein cloudbasiertes Verwaltungssystem viel sicherer als ein altmodisches Archiv.
Bei der Suche nach einer Lösung sollten Sie auch darauf achten, ob eine nahtlose Integration mit Ihrem Buchhaltungsprogramm möglich ist. Einige alte Spesen-Apps senden nur eine Zusammenfassung per E-Mail an das Finanzteam. Niemand will das alles manuell in das Buchhaltungsprogramm eingeben. Erkundigen Sie sich also rechtzeitig, wie die Daten digital ausgetauscht werden können.

Wählen Sie die beste Forderungs-App für Ihr Unternehmen

An Apps für die Spesenabrechnung gibt es keinen Mangel. Von einfachen Lösungen zur Spesenabrechnung bis hin zu Apps mit zahlreichen Funktionen, die den Nutzern die Kontrolle über ihre Zahlungskarten geben. Wählen Sie die App, die für Ihr Unternehmen den größten Nutzen bringt. Die App sollte Ihnen helfen, eine bessere Kontrolle über die Ausgaben zu erlangen und die Produktivität im gesamten Unternehmen zu steigern.
SimpledCard bietet mehr Funktionen als die meisten Spesenmanagement-Lösungen. Sie ermöglicht es Organisationen bankenunabhängige Zahlungskarten Ausgabe an Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen. Die Prepaid-Karten von Maestro und Mastercard werden weltweit akzeptiert.
Finanzmanager können Budget und Ausgabenlimits in Echtzeit überwachen. Sie können Belege und Begründungen über ein einziges Dashboard einsehen. Es ist sogar möglich, spezifische Regeln für die automatische Auffüllung von Budgets auf Zahlungskarten festzulegen. All dies geschieht über die SimpledCard Kartenmanagement-System die direkt in ein ERP- oder Buchhaltungssystem integriert werden können.
Für die Mitarbeiter bietet die mobile App für Schadensmeldungen große Flexibilität. Sie können die SimpledCard-App auf jedem Smartphone und Tablet installieren, um sofort auf ihre Transaktionshistorie zuzugreifen. Die App zeigt alle Details der zugewiesenen Karte an und erleichtert die direkte Antragstellung.
Wenn Mitarbeiter eine Zahlung mit der SimpledCard-Karte vornehmen, erhalten sie eine Push-Benachrichtigung auf ihrem Gerät. Der Mitarbeiter kann dann den Beleg über die App fotografieren. Dieser wird automatisch mit der Transaktion verknüpft. Er kann dann die Begründung für die Ausgabe hinzufügen, die Mehrwertsteuer und die Kostenart auswählen, bevor er sie einreicht.
Der gesamte Prozess wird so für alle Beteiligten vereinfacht. Dies erhöht die Kontrolle und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit erheblich.
Lassen Sie sich von einem unserer Experten die App und das Card Management System von SimpledCard zeigen. Buchen Sie eine Erstberatung und legen Sie gemeinsam fest, welche Vorteile sich für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ergeben.