Auf der Suche nach der optimalen Projektverwaltung

Wenn Ihr Unternehmen die Projektverwaltung perfekt kontrolliert, arbeiten Sie schneller, genauer, effizienter und effektiver. Je besser die Kontrolle über Zeitpläne, Prozesse und Budgets ist, desto leichter lassen sich Termine und Ziele einhalten. 
Das sind keine leeren Versprechungen. Kein Wunder, dass Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen kontinuierlich viel Zeit, Geld und Energie in die Optimierung investieren.
Was braucht es dazu? Eine grundsolide Organisation, kristallklare Prozesse und intelligente digitale Werkzeuge, die sich gegenseitig verstärken.
❯  Aus diesem Grund ist die Projektverwaltung so wichtig
❯  Nachgewiesenermaßen erfolgreich in einer Vielzahl von Branchen

❯  Kostenmanagement für die Projektleitung
❯  Welche Werkzeuge zur Projektverwaltung gibt es?

Aus diesem Grund ist die Projektverwaltung so wichtig

Ob man es nun Projektverwaltung, Projektmanagement oder Projektbuchhaltung nennt, letztlich geht es um das Gleiche: Sie wollen Ihre Ziele erreichen, KPIs abhaken und Qualität liefern. Innerhalb des Zeitplans. Innerhalb des Budgets. 
Dank einer soliden Projektverwaltung erhalten Sie einen besseren Überblick über die finanziellen Elemente von Projekten. So wissen Sie genau, was Sie brauchen, und können proaktiver und effektiver verwalten. 
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es um eine geschickte Planung, Kontrolle und Rechnungslegung geht:

• Projektkosten und -ausgaben;
• die Rechnungsstellung nach den Projektaktivitäten;
• Zeit und Geld, die für Leistungen aufgewendet werden;
• Berichterstattung und Analyse;
• die für das Projekt verwendeten und erforderlichen Vermögenswerte.

Wenn Sie Ihre Projektverwaltung richtig machen, bietet viele betriebliche Vorteile. Und auch die Finanzteams profitieren davon: 

• Sie können den Fortschritt der einzelnen Projekte unter finanziellen Gesichtspunkten genau verfolgen; 
• Sie vermeiden die Vermischung mehrerer Projekte und behalten stets den Überblick;

• Sie können rechtzeitig Anpassungen vornehmen, z. B. bei der Anzahl der Arbeitsstunden oder dem Projektbudget.

Letztlich ist die Projektverwaltung ein strategisches Instrument. Denn sie zeigt den Fortschritt und das Potenzial jeder Initiative. Sie sorgt dafür, dass die Ressourcen dort bleiben, wo sie am meisten gebraucht werden, und hilft, Engpässe und Chancen schnell zu erkennen.
Der entscheidende Erfolgsfaktor? Kontrolle. Über die Kosten des Projekts. Über die Zeit und die Aufgaben der Teilnehmer.  
Fundierte Kenntnisse der Projektverwaltung und der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Instrumente helfen Ihnen, die Kontrolle zu behalten.

Nachgewiesenermaßen erfolgreich in einer Vielzahl von Branchen

Die Konzentration auf die Projektverwaltung hat sich bereits in den verschiedensten Branchen bewährt. Insbesondere in Organisationen, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, mit wechselnden Teams arbeiten und/oder an verschiedenen Standorten tätig sind.

Bauwesen 

Ob kommerziell, zivilrechtlich oder Industrieprojekte: Bauprojekte erfordern eine sorgfältige Projektverwaltung. Sie können an mehreren Orten stattfinden und erfordern die Koordination mehrerer Teams.

Logistik

Für Logistikunternehmen Der Erfolg von Projekten hängt von der Kontrolle zahlreicher beweglicher Teile ab. Sie arbeiten mit Drehscheiben und mobilen Mitarbeitern. Darüber hinaus müssen die Manager ständig Veränderungen vorhersehen und die benötigten Ressourcen schnell bereitstellen.

Transport

Der Verkehrssektor stützt sich auf Knotenpunkte und mobile Teams. Die Teams fahren Fahrzeuge zwischen den Knotenpunkten. Die Herausforderungen sind ähnlich wie in der Logistik, aber die Komplexität der Verkehrsprojekte ist oft noch größer.

Medienproduktion

Film- und Fernsehproduktionen erfordern eine akribische Organisation. Oft werden große Teams benötigt, und die Projekte können sowohl im Studio als auch vor Ort stattfinden. Die Kosten sind vielfältig und schwer vorhersehbar, z. B. für die Miete von Ausrüstung, Transport und Unterkunft.

Kostenmanagement für die Projektleitung

Natürlich wollen Sie Projekte innerhalb der vereinbarten Fristen abschließen, aber die Kostenkontrolle ist mindestens genauso wichtig. Die Budgets dürfen nicht überschritten werden. Im Idealfall sollten Sie darunter bleiben.
Dies wird nur gelingen, wenn Sie sich finanziell zurückhalten. Denn Projekte erfordern oft erhebliche Investitionen, und die Mitarbeiter brauchen möglicherweise Vorschüsse, um ihre Arbeit zu erledigen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie ihnen Geld zur Verfügung stellen können.

Verteilung von Bargeld

Sie können den Mitarbeitern einfach etwas Geld geben, um Projektkosten mit ihm. Das klingt nach der einfachsten Lösung, aber in der Praxis erweist sie sich als ziemlich veraltet und ineffizient.
Die Arbeit mit Bargeld birgt einfach Risiken. Das Risiko des Verlusts oder Diebstahls ist beträchtlich, und die Projektverwaltung ist sehr mühsam. Man muss zum Beispiel alles ordentlich in Kassenbüchern aufbewahren.
Vor allem große Organisationen sollten sich daher fragen, ob Bargeld noch wünschenswert ist. Es braucht zum Beispiel viel Zeit, um Verwaltung der Bargeldbestände in den verschiedenen Filialen. Außerdem wird es immer schwieriger, den Überblick darüber zu behalten, wer was wann wofür ausgegeben hat.

Individuelle Bankkarten

Bankkarten sind eine gute Alternative zu Bargeld. Sie sind viel leichter zu tragen als Bargeld, und die Mitarbeiter können sie auch für Online-Einkäufe verwenden. Karten, die verloren gehen oder gestohlen werden, können schnell gesperrt werden.  
Aufgrund der strengen Anforderungen der Banken kann es jedoch etwas mühsam sein, Bankkarten für einzelne Mitarbeiter zu organisieren. Dies gilt für kleine, mittlere und große Unternehmen gleichermaßen. Selbst Direktoren und Topmanager müssen oft einige Zeit warten, bis die Unterlagen und Genehmigungsverfahren abgeschlossen sind.
In vielen Fällen schaffen es die Unternehmen nicht, genügend Zahlungskarten für alle wichtigen Personen im Projekt zu organisieren. Selbst wenn dies gelingt, vergeuden Sie bereits viel Zeit und Energie mit den Anträgen. Und dann hat das Projekt noch gar nicht begonnen!

Vorschüsse für Arbeitnehmer

Mitarbeitervorschüsse sind Darlehen, die Unternehmen ihren Mitarbeitern zur Deckung erwarteter Geschäftsausgaben gewähren. Die Arbeitnehmer müssen dann nachweisen, welche Ausgaben ihnen tatsächlich entstanden sind. 
Sie bekommen eine Menge Geld im Voraus und brauchen vielleicht nicht alles. Deshalb müssen sie sehr genau Buch führen, wie viel Geld sie wofür ausgeben. Das Geld, das sie übrig haben, müssen sie zurückzahlen. In der Regel innerhalb eines Jahres. 
Dieses System führt nicht nur zu unnötigen Verpflichtungen für die Mitarbeiter, sondern belastet auch die Finanzteams. 
Diese müssen nämlich viel Bargeld für Vorschüsse zur Verfügung stellen, wodurch der freie Cashflow des Unternehmens sinkt. 
Die zusätzlichen Verwaltungsaufgaben, die mit der Verwaltung von Auszahlungen und Erstattungen verbunden sind, stellen eine weitere Belastung für das Finanzpersonal dar.

Prepaid-Debitkarten für Unternehmen

Prepaid-Karten sind eine einfachere und bessere Lösung für die Verwaltung von Projektkosten. Sie bieten außergewöhnliche Flexibilität für On- und Offline-Zahlungen. 
Außerdem bieten sie Finanzmanagern eine optimale Kontrolle. Denn sie können problemlos Budgetgrenzen festlegen und bei Bedarf mit wenigen Klicks zusätzliche Zahlungskredite hinzufügen.
Durch die Verwendung von Prepaid-Karten wird die Abhängigkeit von Bargeld verringert. Dies erhöht die Sicherheit der Mitarbeiter und verringert das Betrugsrisiko. 
Mit SimpledCard können Unternehmen ganz einfach eigene, bankenunabhängige Maestro- und Mastercard-Prepaid-Karten an Mitarbeiter ausgeben. Die Karten sind namentlich registriert, können aber auch ganz einfach einem neuen Karteninhaber zugewiesen werden. 
Die App verfolgt in Echtzeit, wann eine Transaktion mit einer Prepaid-Karte durchgeführt wird. Darüber hinaus können Finanzmanager die Option zur PIN-Eingabe an Geldautomaten über die Online-Plattform einfach aktivieren oder deaktivieren. 
Für die Mitarbeiter war es noch nie so einfach, Ausgaben geltend zu machen: Innerhalb von Sekunden laden sie ein Bild des Belegs hoch und erläutern die Ausgabe.

Welche Werkzeuge zur Projektverwaltung gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Werkzeugen, die es den Projektmanagern ermöglichen, produktiver zu arbeiten, indem sie die Prozesse rationalisieren. Sie können auf drei Ebenen eingesetzt werden: unternehmensweit, projektbezogen und operativ.

Buchhaltungssoftware & ERPs

Durch die Zusammenfassung von Buchhaltungsdaten aus verschiedenen Projekten und Abteilungen bietet diese Art von Software die Kontrolle über die Kosten, Ressourcen und Prozesse einer Organisation. Buchhaltungssoftware bietet sichere und bessere fundierte Entscheidungsfindung ERPs, die für die Geschäftsleitung wertvoll sind.

Software zur Aufgabenverwaltung

Mit dieser Software können Sie die Steuerung auf Team- und Projektebene verbessern. Der Hauptschwerpunkt? Die Organisation und Priorisierung der Aufgaben, aus denen sich jedes Projekt zusammensetzt. Für das mittlere Management bietet die Software einen Rahmen und eine Organisationsstruktur, innerhalb derer Projekte effektiv durchgeführt werden können.

Software zur Ausgabenverwaltung

Ermöglicht Organisationen die einfache Verfolgung und Kontrolle der Kosten von Mitarbeitern, Teams, Projekten und Abteilungen. Wo bestimmte Deklarationssysteme sich in erster Linie auf die Gebühren konzentrieren, bieten eine Reihe von Plattformen auch Zahlungsoptionen an. 

Kontaktieren Sie uns für Ihre Projektverwaltung

Sie fragen sich, wie Sie SimpledCard in Ihrem Unternehmen einfach einführen können, damit die Mitarbeiter leichter Forderungen stellen können und Ihre Finanzabteilung die Projektverwaltung stets im Griff hat?
Unsere Finanzexperten besprechen gerne mit Ihnen, welche Lösungen am besten zu Ihrer Organisation, Ihren Wünschen und Ambitionen passen.