Blog-Übersicht
Sofort mit SimpledCard starten?
Informieren Sie sich über unsere Pakete oder wenden Sie sich direkt an einen unserer Experten!
Sowohl für den Finanzverwalter als auch für den Mitarbeiter sind Spesenabrechnungen oft mit viel Frustration und Kopfzerbrechen verbunden. Quittungen, die verloren gehen, unvollständig ausgefüllte Anträge und verspätet gezahlte Vorschüsse der Mitarbeiter. Die Wurzel des Problems und der Frustration liegt im Verfahren selbst. Es ist umständlich und kostet viel Zeit und Geld. Die Online-Antragstellung ist die Lösung.
Glücklicherweise machen Innovationen im Bereich der Online-Reklamation diesen Prozess viel einfacher. Und wenn Sie dachten, es ginge nur um das Scannen von Quittungen, haben Sie sich getäuscht. Hier sind 3 Trends, die die Online-Antragstellung noch leichter verständlich und kontrollierbar machen.
❯ Ausgabe einer Prepaid-Debitkarte
❯ Scannen von Belegen 2.0: Online-Antragstellung
Ausgabe einer Prepaid-Debitkarte
Wenn man an eine Forderung denkt, denkt man schnell an eine Handlung, die am Ende des Monats zu erledigen ist, aber für die Finanzverwaltung beginnt sie mit dem Moment der Zahlung. Die Zahlung kann auf verschiedene Weise erfolgen, z. B. per Debitkarte, Firmenkreditkarte, Barzahlung oder online.
Das sind bereits vier Zahlungsströme, die Sie als Finanzmanager im Auge behalten müssen. Je nach Anzahl der Mitarbeiter und Transaktionen besteht die Gefahr, dass Sie mit dem Wachstum eines Unternehmens die Kontrolle verlieren. Dabei ist es wichtig, dass Sie als Finanzmanager in der Lage sind, ein Budget für den nächsten Monat oder das nächste Quartal zu erstellen. Aber wie können Sie das richtig vorhersagen, wenn alle Ausgaben erst am Ende des Monats gemeldet werden?
Einer der Trends bei der Bearbeitung von Abrechnungen ist die Möglichkeit für Unternehmen, ihre eigenen Prepaid-Debitkarten auszugeben und den Ausgabenrahmen der Karten online zu verwalten. Sie arbeiten mit nur einem Konto, mit dem alle Debitkarten verknüpft sind. Sie teilen dann das Budget eines Teams oder einer Abteilung auf die Karten auf. Der große Vorteil ist, dass Sie die volle Kontrolle über alle Geldflüsse behalten und die Mitarbeiter nicht mehr Geld aus ihrem eigenen Portemonnaie vorstrecken müssen. Auch die Bearbeitungszeit für Forderungen ist auf diese Weise viel kürzer, da der Mitarbeiter das Geld nicht mehr in Empfang nehmen muss.
Ein Vorteil gegenüber einer ‘normalen’ Firmenkreditkarte ist, dass die Budgetierung einfacher wird. Während bei einer Firmenkreditkarte am Ende des Monats immer ein unbekannter Betrag abgebucht wird, legen Sie bei einer Prepaid-Kreditkarte im Voraus den Höchstbetrag fest, den Sie ausgeben können. Sollte mehr Guthaben benötigt werden, kann das Geld einfach und in Echtzeit auf die Debitkarte übertragen werden.
Scannen von Belegen 2.0: Online-Antragstellung
Mit dem Aufkommen des Mobiltelefons gab es auch die Möglichkeit, Quittungen zu scannen und sie online zu beantragen. Ein großer Effizienzgewinn, da man so alles sofort digital sehen kann. Einen Schritt weiter geht die OCR, die ‘optische Zeichenerkennung’, die es ermöglicht, den Beleg automatisch zu lesen und den Betrag und die Währung zu erkennen. Aber wir können noch einen Schritt weiter gehen.
Schließlich müssen auch fotografierte Belege mit einer Transaktion verknüpft werden, und das braucht Zeit. Mit neuen Schadensoftware kann dies nun auch automatisch erfolgen.
In Verbindung mit einer mobilen Anwendung erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung auf ihrem Mobiltelefon, wenn eine Zahlungskarte verwendet wurde. Der Beleg, der dann fotografiert wird, kann automatisch mit der Transaktion verknüpft werden. Der Buchhalter muss die Transaktion nur noch genehmigen, dann kann die Forderung direkt mit der richtigen Referenz in die Buchhaltung eingehen. Eine weitere große Zeitersparnis.
Online-Meldung von Zahlungen
Immer mehr Geschäftsausgaben werden online getätigt. Beispiele sind Büromaterial, Geschenke für Kollegen, Online-Abonnements und monatliche Rechnungen für Werbekanäle wie Adwords und Facebook.
Hier kommt eine weitere Herausforderung für den Finanzmanager ins Spiel. Denn für die Verbraucher werden alle Zahlungen über IDEAL, Für Unternehmen ist dies jedoch oft keine Option. Das liegt daran, dass der TAN-Code nur auf dem Handy des Kontoinhabers empfangen werden kann. Außerdem ist IDEAL oft auch nicht als Zahlungsmethode verfügbar.
Eine Kreditkarte bietet eine Lösung, denn sie ist weltweit einsetzbar und wird auch online fast überall akzeptiert. Allerdings bietet sie auch Einschränkungen in Bezug auf die Kontrolle. Ein Unternehmen besteht aus mehreren Abteilungen, die alle online Zahlungen vornehmen wollen. Mehrere Kreditkarten bedeuten mehr Konten und weniger Kontrolle.
Auch hier bietet die Ausgabe eigener Zahlungskarten in Verbindung mit einer Forderungssoftware eine Lösung. Alle Prepaid-Kreditkarten sind mit nur einem Bankkonto verbunden. Dadurch können Sie die Budgets pro Karte und Abteilung leicht verwalten und die Karten regelmäßig oder einmalig auffüllen. Auf diese Weise behalten Sie die Kontrolle und den Einblick in alle Zahlungen.
Sie möchten mehr über die Trends bei den Erklärungen erfahren oder wissen, wie Sie sie in Ihren Arbeitsablauf integrieren können? Vereinbaren Sie ein erstes Beratungsgespräch und legen Sie gemeinsam fest, welche Vorteile sich für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ergeben.
