Scan Sys-koppeling met SimpledCard.
De Scan Sys-koppeling met SimpledCard en ImageCapture stroomlijnt de zakelijke uitgaven van betaling tot boeking. Medewerkers hoeven niets voor te schieten, transacties en bonnen worden sneller verwerkt en de bestaande goedkeuringsflow blijft intact.
Waarom een Scan Sys-koppeling met SimpledCard?
Medewerkers betalen zakelijke uitgaven direct met hun SimpledCard-pas en koppelen de bon meteen in de app. Transacties en bonnen worden daarna in ImageCapture ingelezen en volgen daar je bestaande goedkeuringsflow.
Zo hoeven medewerkers niets meer voor te schieten en hoeft Finance niet te wachten op maandelijkse creditcardmutaties. Uitgaven worden sneller verwerkt en na goedkeuring in de financiële administratie geboekt.
Wekelijks budget
€ 2000,-
Geen voorschotten meer
Medewerkers betalen zakelijke uitgaven direct met hun SimpledCard-pas, zonder zelf kosten voor te schieten.
Snellere verwerking
Transacties worden in ImageCapture ingeladen, zonder te wachten op maandelijkse creditcardmutaties.
Bestaande goedkeuringsflow behouden
Uitgaven blijven via ImageCapture lopen, zodat Finance kan blijven werken met de bestaande goedkeuringsflow.
Grip op uitgaven vanaf het moment van betalen
Met SimpledCard bepaal je vooraf hoeveel medewerkers kunnen uitgeven en houd je beter zicht op zakelijke uitgaven. Medewerkers leggen hun bon direct vast in de app, zodat Finance vanaf het begin over de juiste informatie beschikt.
- Stel budgetten en limieten in per kaart, team of project;
- Bepaal welke uitgaven en kostensoorten zijn toegestaan;
- Zie transacties en beschikbare budgetten in real time;
- Laat budgetten automatisch aanvullen of pas ze direct aan;
- Laat medewerkers bonnen direct na betaling vastleggen en aanvullen met de benodigde gegevens.
Zo werkt de Scan Sys-koppeling met SimpledCard
SimpledCard en ImageCapture sluiten direct op elkaar aan. Van betaling en bon tot goedkeuring en boeking: de gegevens lopen vloeiend door naar je financiële administratie.
Van SimpledCard naar ImageCapture:
- Medewerkers betalen met hun SimpledCard-pas en voegen de bon direct toe in de app;
- Transacties en bonnen worden in ImageCapture ingeladen;
- Transacties worden automatisch aan de juiste declaratie gekoppeld.
In ImageCapture:
- Declaraties en kaartuitgaven volgen de bestaande goedkeuringsflow;
- Na goedkeuring wordt de uitgave in de financiële administratie geboekt;
- Transacties en bijbehorende gegevens worden digitaal gearchiveerd.
Over Scan Sys
Scan Sys automatiseert met ImageCapture de verwerking van facturen en declaraties. Van uitlezen en matchen tot beoordelen en boeken. Met koppelingen naar meer dan 60 financiële en ERP-systemen blijft je bestaande administratie leidend.
Juist bij zakelijke uitgaven ontstaat anders extra werk: medewerkers schieten kosten voor of Finance wacht op creditcardmutaties en moet transacties en bonnen achteraf verwerken.
SimpledCard vult ImageCapture aan op het moment waarop de zakelijke uitgave ontstaat. Zo combineer je gecontroleerd betalen met de bestaande verwerking en goedkeuring in Scan Sys.
Wat onze klanten zeggen
Declaraties vinden nu altijd digitaal plaats. We zijn een dag later bij met het verwerken van de kosten op projectniveau. Het stuwmeer aan voorschotten en bonnen is dankzij SimpledCard opgedroogd.
Zo koppel je Scan Sys aan SimpledCard
- 1. Plan een demo
We laten zien hoe SimpledCard met Scan Sys en ImageCapture samenwerkt, met jullie huidige financiële proces en goedkeuringsflow als uitgangspunt.
- 2. Word klant
Na contract en de wettelijke KYC-check richten we je SimpledCard-omgeving in en bestel je kaarten voor je medewerkers.
- 3. Activeer de Scan Sys-koppeling
We activeren de koppeling, zodat transacties en bonnen vanuit SimpledCard realtime in ImageCapture kunnen worden ingelezen.
- 4. Richt samen de koppeling in
Tijdens de onboarding stemmen we de inrichting af en controleren we of transacties en bonnen correct in ImageCapture binnenkomen en transacties aan de juiste declaraties worden gekoppeld. Daarna kunnen de uitgaven jullie bestaande goedkeuringsflow en financiële verwerking doorlopen.
Start vandaag met Scan Sys en SimpledCard
En ervaar het gemak van snellere verwerking van je uitgaven.
Veelgestelde vragen
- Voor welke Scan Sys-klanten is dit interessant?
De Scan Sys-koppeling is interessant voor organisaties waar medewerkers op dit moment uitgaven voorschieten, en voor organisaties die met creditcards werken en maandelijks handmatig afletteren.
- Verandert er iets aan onze goedkeuringsflow?
Nee. Declaraties doorlopen de vertrouwde ImageCapture-fiattering. Dit betekent dat alleen het voorschieten door medewerkers en het handmatig afletteren van creditcardmutaties verdwijnen.
- Hoe komen declaraties op de juiste kostenplaats?
Kostensoorten stel je per team in binnen SimpledCard. Deze gegevens neem je over bij het boeken in je boekhoudpakket.
- Wat kost de Scan Sys-koppeling?
De boekhoudkoppelingen zijn een betaalde add-on op je SimpledCard-pakket. Zo blijft het basispakket eenvoudig en betaal je alleen voor de koppeling die je gebruikt.
- Hoe automatiseer ik het verwerken van zakelijke kaarttransacties?
De transactierapporten van SimpledCard worden automatisch ingelezen in Scan Sys en gekoppeld aan declaraties. Dit versnelt de verwerking en maakt aflettering in je boekhouding eenvoudiger.
- Werkt dit ook voor tijdelijke of externe medewerkers?
Ja. Je activeert SimpledCard-betaalpassen per gebruiker, met eigen limieten en toegestane kostensoorten, zonder koppeling met HR.