Scan-Sys-Anbindung an SimpledCard.
Die Scan-Sys-Anbindung an SimpledCard und ImageCapture optimiert die Abwicklung von Geschäftsausgaben von der Zahlung bis zur Buchung. Mitarbeiter müssen keine Vorauszahlungen leisten, Transaktionen und Belege werden schneller verarbeitet und der bestehende Genehmigungsablauf bleibt unverändert.
Warum eine Scan-Sys-Anbindung an SimpledCard?
Mitarbeiter bezahlen geschäftliche Ausgaben direkt mit ihrer SimpledCard-Karte und verknüpfen den Beleg sofort in der App. Transaktionen und Belege werden anschließend in ImageCapture eingelesen und durchlaufen dort Ihren bestehenden Genehmigungsworkflow.
So müssen die Mitarbeiter nichts mehr vorstrecken, und die Finanzabteilung muss nicht mehr auf die monatlichen Kreditkartenabrechnungen warten. Ausgaben werden schneller bearbeitet und nach der Genehmigung in der Finanzbuchhaltung verbucht.
Wöchentliches Budget
€ 2000,-
Keine Vorschüsse mehr
Mitarbeiter bezahlen geschäftliche Ausgaben direkt mit ihrer SimpledCard, ohne die Kosten selbst vorstrecken zu müssen.
Schnellere Bearbeitung
Transaktionen werden in ImageCapture importiert, ohne dass man auf die monatlichen Kreditkartenabrechnungen warten muss.
Bestehenden Genehmigungsablauf beibehalten
Die Ausgaben werden weiterhin über ImageCapture abgewickelt, sodass die Finanzabteilung weiterhin mit dem bestehenden Genehmigungsworkflow arbeiten kann.
Ausgaben im Blick – schon beim Bezahlen
Mit SimpledCard legen Sie im Voraus fest, wie viel Ihre Mitarbeiter ausgeben dürfen, und behalten so den Überblick über die Geschäftsausgaben. Die Mitarbeiter erfassen ihre Belege direkt in der App, sodass die Finanzabteilung von Anfang an über die richtigen Informationen verfügt.
- Legen Sie Budgets und Limits pro Karte, Team oder Projekt fest;
- Legen Sie fest, welche Ausgaben und Kostenarten zulässig sind;
- Transaktionen und verfügbare Budgets in Echtzeit einsehen;
- Lassen Sie Budgets automatisch ergänzen oder passen Sie sie direkt an;
- Lassen Sie die Mitarbeiter Belege unmittelbar nach der Zahlung erfassen und mit den erforderlichen Angaben ergänzen.
So funktioniert die Scan-Sys-Anbindung an SimpledCard
SimpledCard und ImageCapture sind nahtlos miteinander verbunden. Von der Zahlung und dem Beleg bis hin zur Genehmigung und Buchung: Die Daten werden nahtlos in Ihre Finanzbuchhaltung übertragen.
Von SimpledCard zu ImageCapture:
- Mitarbeiter bezahlen mit ihrer SimpledCard und fügen den Beleg direkt in der App hinzu;
- Transaktionen und Belege werden in ImageCapture geladen;
- Transaktionen werden automatisch der entsprechenden Abrechnung zugeordnet.
In ImageCapture:
- Spesenabrechnungen und Kartenausgaben folgen dem bestehenden Genehmigungsablauf;
- Nach der Genehmigung wird die Ausgabe in der Finanzbuchhaltung verbucht;
- Transaktionen und die dazugehörigen Daten werden digital archiviert.
Über Scan Sys
Scan Sys automatisiert mit ImageCapture die Bearbeitung von Rechnungen und Spesenabrechnungen – vom Einlesen und Abgleichen bis hin zur Prüfung und Verbuchung. Dank Anbindungen an mehr als 60 Finanz- und ERP-Systeme bleibt Ihre bestehende Buchhaltung weiterhin maßgeblich.
Gerade bei geschäftlichen Ausgaben entsteht sonst zusätzlicher Aufwand: Mitarbeiter zahlen Kosten vor, oder die Finanzabteilung wartet auf Kreditkartenabrechnungen und muss Transaktionen und Belege nachträglich bearbeiten.
SimpledCard ergänzt ImageCapture genau in dem Moment, in dem die geschäftliche Ausgabe entsteht. So können Sie kontrollierte Zahlungen mit der bestehenden Bearbeitung und Genehmigung in Scan Sys kombinieren.
Was unsere Kunden sagen
Die Abrechnungen erfolgen jetzt immer digital. Wir sind mit der Bearbeitung der Ausgaben auf Projektebene einen Tag später auf dem neuesten Stand. Das Reservoir an Vorschüssen und Quittungen ist dank der SimpledCard ausgetrocknet.
So verbindest du Scan Sys mit SimpledCard
- 1. Eine Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen, wie SimpledCard mit Scan Sys und ImageCapture zusammenarbeitet, wobei wir von Ihren derzeitigen Finanzprozessen und Genehmigungsabläufen ausgehen.
- 2. Werden Sie Kunde
Nach Vertragsabschluss und der gesetzlich vorgeschriebenen KYC-Prüfung richten wir Ihre SimpledCard-Umgebung ein und Sie bestellen Karten für Ihre Mitarbeiter.
- 3. Aktivieren Sie den „Scan Sys“-Link
Wir aktivieren die Anbindung, damit Transaktionen und Belege aus SimpledCard in Echtzeit in ImageCapture eingelesen werden können.
- 4. Richten Sie die Verbindung gemeinsam ein
Während des Onboardings passen wir die Einstellungen an und überprüfen, ob Transaktionen und Belege korrekt in ImageCapture erfasst werden und die Transaktionen den richtigen Abrechnungen zugeordnet werden. Anschließend können die Ausgaben Ihren bestehenden Genehmigungsablauf und die Finanzabwicklung durchlaufen.
Starten Sie noch heute mit Scan Sys und SimpledCard
Und genießen Sie den Komfort einer schnelleren Bearbeitung Ihrer Ausgaben.
Häufig gestellte Fragen
- Für welche Scan Sys-Kunden ist dies interessant?
Der Scan-Sys-Anbindung ist interessant für Unternehmen, in denen Mitarbeiter derzeit Ausgaben vorstrecken, sowie für Unternehmen, die mit Kreditkarten arbeiten und diese monatlich manuell abrechnen.
- Ändert sich etwas an unserem Genehmigungsablauf?
Nein. Spesenabrechnungen durchlaufen den gewohnten ImageCapture-Genehmigungsprozess. Das bedeutet, dass lediglich die Vorauszahlungen durch Mitarbeiter und die manuelle Abstimmung von Kreditkartenbelegen wegfallen.
- Wie werden Spesenabrechnungen der richtigen Kostenstelle zugeordnet?
Kostenarten richten Sie pro Team in SimpledCard ein. Diese Daten übernehmen Sie bei der Buchung in Ihre Buchhaltungssoftware.
- Was kostet die Scan-Sys-Anbindung?
Der Buchhaltungsanbindungen sind ein kostenpflichtiges Add-on zu Ihrem SimpledCard-Paket. So bleibt das Basispaket übersichtlich und Sie zahlen nur für die Verbindung, die Sie tatsächlich nutzen.
- Wie automatisiere ich die Bearbeitung von geschäftlichen Kartentransaktionen?
Die Transaktionsberichte von SimpledCard werden automatisch in Scan Sys eingelesen und mit den Spesenabrechnungen verknüpft. Dies beschleunigt die Bearbeitung und vereinfacht den Abgleich mit Ihrer Buchhaltung.
- Gilt das auch für befristete oder externe Mitarbeiter?
Ja. Sie aktivieren SimpledCard-Zahlungskarten pro Benutzer mit individuellen Limits und zulässigen Ausgabenarten, ohne Verknüpfung mit der Personalabteilung.