Wie wählen Sie ein ERP aus und integrieren es in Ihren Arbeitsablauf?

Von Christel Heije am 12. Juli 2021

Ein ERP-System, eine Unternehmenssoftware zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es kann Ihr Unternehmen erheblich voranbringen. Es verschafft Ihnen Kontrolle und Transparenz über die Geschäftsprozesse. Zugleich hilft es den Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten.
Aber was genau ist ERP-Software und welche Vorteile bietet sie? Gibt es bei der Auswahl etwas zu beachten? Und wie führen Sie die Software in Ihrem Unternehmen ein? In diesem Artikel haben wir all diese Punkte für Sie aufgelistet.
❯ Was ist ein ERP?
❯ Warum ein ERP wählen?
❯ Wie wählt man ein ERP aus?
❯ Welche Softwarelösungen gibt es?
❯ Verknüpfen Sie Ihr ERP-System mit der Schadensoftware

Was ist ein ERP?

A Unternehmensressourcenplanung (ERP) ist eine Software, die Organisationen zur Unterstützung von Prozessen innerhalb des Unternehmens einsetzen können. 
ERP-Systeme sind in fast allen Arten von Organisationen und in allen Branchen einsetzbar. Sowohl in großen als auch in kleinen Unternehmen und sowohl in Produktions- als auch in Dienstleistungsunternehmen. ERP-Software besteht in der Regel aus Grundmodulen, die alle Geschäftsprozesse vereinheitlichen und automatisieren. Mit diesem verknüpfen Sie zusätzliche Module.
Beispiele hierfür sind Inventarsysteme, Buchhaltung und Finanzen, Personalwesen, Vertrieb und Marketing, Einkauf, Lagerhaltung und Kundenbeziehungen.

Warum ein ERP wählen?

Der Einsatz eines ERP-Systems hat viele Vorteile für das gesamte Unternehmen. Dank der Analyse der KPIs (wichtige Leistungsindikatoren), verfügt die Organisation über die richtigen Daten, um alle Prozesse zu optimieren. Diese macht Organisationen effizienter und flexibler. 

• Die Analysen es Softwarepaket führt eine Optimierung der Produktionskosten durch. 
• Die Arbeit ist weniger arbeitsintensiv und die Zusammenarbeit ist besser. 
• Dadurch steigt die Produktivität, was die Kosten senkt und die Durchlaufzeiten der Aufträge verkürzt.
• Als Unternehmen gelingt es Ihnen oft, sich stärker am Kunden zu orientieren und so einen besseren Service zu bieten. 

Mit einem ERP werden alle Daten zentral gespeichert. Die Abteilungen haben nun nicht mehr alle separate Systeme, in die sie ihre Daten eingeben, sondern nur noch ein übergreifendes System. 
Das System bietet Struktur und einen guten Überblick über alle Ergebnisse und Prozesse innerhalb der Organisation.

Die Vorteile für Ihr Finanzteam

Welches System am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Finanzteam passt, ist nicht so einfach. Die Entscheidung, ein ERP-System einzuführen, ist in der Regel ein strategischer Schritt. Oft kommt der Vorschlag vom CFO und dem Finanzteam. 
Schließlich ist ein ERP eine Informationsquelle, die hilft, die richtigen Entscheidungen zu treffen, einen Aktionsplan zu erstellen und weiteres Wachstum zu gewährleisten.
Die Entscheidung für ein ERP-System geht Hand in Hand mit dem Wachstum. In vielen Fällen fangen kleine Unternehmen an, mit Excel-Tabellen Buch zu führen, weil sie einfach nicht die Mittel haben, ein ERP-System zu kaufen und zu implementieren.  
Wenn das Unternehmen wächst, wird es immer schwieriger, einen Überblick über die KPIs in Excel zu behalten. Und es könnte an der Zeit sein, ein ERP zu implementieren.
Abgesehen von den Vorteilen für das gesamte Unternehmen bringt die Anschaffung eines ERP-Systems die Finanzteams zweifellos voran. Im Folgenden nennen wir einige konkrete Beispiele:

• Sie arbeiten mit einer einzigen Schnittstelle, die in bestehende Tools und Systeme integriert ist und Ihnen einen Gesamtüberblick verschafft. Dies ist die Gelegenheit, Ihre Organisation gründlich zu strukturieren;
• Sie können große Datenmengen leichter verarbeiten (was in Excel schwierig ist). Durch die einfachere Überprüfung der Zahlen erhalten Sie ein klares Bild von Ihren Gewinnspannen und konsolidierten Daten;
• Die Prüfung und der Ausdruck der Berichte nehmen erheblich weniger Zeit in Anspruch, was den monatlichen Abschluss der Bilanz erleichtert.

Wie wählen Sie ein ERP-System für Ihr Unternehmen aus?

Es ist wichtig, einen guten Vergleich anzustellen und bei der Auswahl eines Anbieters und Pakets kein Risiko einzugehen. Im Vorfeld sollten Sie daher die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Organisation sorgfältig ermitteln.
Um ein ERP einzurichten, müssen Sie diese Elemente berücksichtigen:
1. Der Haushalt: Was sind Sie bereit, auszugeben? Die Investition mag anfangs hoch sein (zwischen 30.000 und 50.000 €), aber wenn sie erst einmal getätigt ist, überwiegt sie den ROI. Es gibt auch billigere Anbieter auf dem Markt. Recherchieren Sie also gut.
Oft werden je nach Organisationsstruktur, Wünschen und Bedürfnissen bestimmte Module, wie z. B. das Buchhaltungsmodul, verwendet oder nicht. Das Paket ist also maßgeschneidert, und das gilt auch für die Endkosten.
2. PlanungDie Ausarbeitung aller erforderlichen Spezifikationen nimmt aufgrund der vielen beteiligten Akteure viel Zeit in Anspruch. Denken Sie daran, dass es ab der Auswahl durchschnittlich zwei bis fünf Monate dauert, bis ein ERP-System ‘betriebsbereit’ ist.
3. UmsetzungSobald alle Spezifikationen klar sind und die Lösung ausgewählt wurde, benötigen Sie einen (internen) Projektmanager, der alle Daten in das ERP-System migriert.
Für eine sorgfältige und erfolgreiche Umsetzung wird daher eine professionelle Anleitung empfohlen. So müssen beispielsweise alle Mitarbeiter entsprechend vorbereitet und geschult werden. Das kostet Zeit und Energie, aber dieser Prozess bietet Ihnen eine unmittelbare Gelegenheit, die aktuellen Arbeitsabläufe der Organisation zu verbessern.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie SimpledCard in Ihr ERP- oder Buchhaltungsprogramm integrieren können.

Welche ERP-Lösungen gibt es?

Es gibt heute immer mehr Anbieter von ERP-Systemen auf dem Markt, die sowohl für große multinationale Konzerne als auch für mittlere und kleine Unternehmen geeignet sind. Es gibt sogar ERP-Pakete ab zwei Benutzern.
Im Folgenden haben wir einige wichtige Anbieter mit den wichtigsten Funktionen und Vorteilen ihrer ERP-Pakete aufgeführt:

AFASeine moderne Automatisierungssoftware

AFAS liefert eine Gesamtlösung für jede Branche, die alle Verwaltungsprozesse in einer Datenbank verbindet und 100% Effizienz verspricht. Das innovative niederländische Familienunternehmen übernimmt gerne soziale Verantwortung und hat über 12.000 Kunden.
Das Paket bietet CRM-Software, Finanzverwaltung, HRM & Payroll, Auftragsmanagement und bei Bedarf Software für Beschaffung, Steuern, Abonnementverwaltung, Dokumentenmanagement, Kursmanagement und Workflows.

Software in der Wolke bei Arbeitstag

Dieser innovative US-amerikanische Anbieter von Cloud-basierter Verwaltungssoftware bietet flexible und skalierbare Lösungen mit guter Unterstützung für mittlere und große Unternehmen.
Workday bietet Finanzmanagement, Human Capital Management, Unternehmensplanung, Ausgabenmanagement, Talentmanagement, Gehaltsabrechnung und Workforce Management, Analysen und Berichte, Professional Services Automation sowie Plattform- und Produkterweiterungen.

Der renommierte Genau Online

Dieses niederländische Softwareunternehmen wurde 1984 gegründet und hat heute Niederlassungen in 20 Ländern. Das ERP-Paket führt finanzielle, logistische, projektbezogene und administrative Geschäftsprozesse in einem System zusammen und wird von über 9000 Buchhaltern genutzt.
Es bietet die Möglichkeit der Integration mit mehr als 220 Business-Softwareprogrammen. Exact Online verspricht einen besseren Überblick über Ihre Prozesse, höhere Produktivität und ein minimales Fehlerrisiko.

Verknüpfen Sie Ihr ERP-System mit der Schadensoftware

Wenn Sie das ERP erfolgreich eingeführt haben, können Sie noch einen Schritt weiter gehen. Wenn Sie die Software mit SimpledCard verknüpfen, wird der gesamte Zahlungs- und Schadenprozess automatisiert. Aber wie funktioniert eine Schadensoftware in Kombination mit einem ERP-System? 
Kurzum, wie stellen Sie eine reibungslose ERP-Integration sicher?
Eine API macht es einfach, Ihr ERP zu verbinden Link zu SimpledCard's Software für Schadensmeldungen. Es gewährleistet einen einheitlichen Arbeitsablauf zwischen Ihrem Spesenmanagement und der Buchhaltung. 
Alle Buchungen werden innerhalb des Systems abgerechnet und können dann in endgültiger Form in Ihre eigenen Konten hochgeladen werden. Hierfür wird ein maßgeschneidertes System verwendet, das Ihre internen Kontonummern verwendet und den Regeln der doppelten Buchführung folgt. 
Sie wählen Standardberichte aus oder verwenden maßgeschneiderte Berichte, die auf spezifische Softwareanforderungen zugeschnitten sind. 
Auf diese Weise sind die Buchungen und Berichte immer auf dem neuesten Stand, so dass Sie als Finanzteam immer wissen, wo Sie stehen. 

Was beinhaltet eine ERP-Integration konkret?

Ein unternehmensweites ERP-Paket bringt also viele Verbesserungen innerhalb der Organisation, wie z. B. einen vollständigen Einblick in Ihre Geschäftsprozesse und eine Senkung der Produktionskosten.
Kurz gesagt, ein ERP kann eine große Hilfe für ein Unternehmen sein, das wächst und ein immer komplexeres Tagesgeschäft zu bewältigen hat. Ein ERP-Paket strukturiert die Finanzen und vermittelt den Finanzabteilungen ein genaues Bild in Echtzeit. Es ist eine Investition, die Ihnen Zeit sparen wird.
Mit einem ERP-Paket haben Sie also endlich Ihre Geschäftsprozesse im Griff und einen klaren Überblick darüber, wo Ihr Unternehmen steht.

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Integrationsunterstützung und technische Beratung werden von unserem spezialisierten Team angeboten. Unsere Finanzexperten werden Ihnen gerne mehr darüber erzählen.
Falls Sie Fragen haben, nehmen Sie Kontakt zu unserem Team und beraten Sie, was die beste Lösung für Ihr Unternehmen ist.

Von Christel Heije