Erstellen eines Spesenabrechnungs-formulars: Beispiele und kostenlose Vorlage

Vereinfachen Sie die Spesenabrechnung für Ihre Organisation mit einem Spesenabrechnungsformular.

Unter Jessica Rangel am 10. März 2025

Die Erstellung einer Spesenabrechnung ist für jedes Unternehmen oder jede Organisation eine wichtige Maßnahme zur Verfolgung und Verwaltung ihrer Ausgaben. Eine Spesenabrechnung listet alle Ausgaben auf, die einer Person oder einem Team während eines bestimmten Zeitraums entstanden sind, und enthält Informationen wie Datum, Zweck, Betrag und Zahlungsmethode.
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1. Alle Belege und Rechnungen sammeln

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Antragsformulars besteht darin, alle Quittungen, Rechnungen und sonstigen Belege für die Ausgaben zu sammeln. Es ist wichtig, dass Sie alle notwendigen Informationen für Ihre Abrechnung haben, einschließlich des Datums, des Zwecks der Ausgabe und des Ausgabenbetrags.
Bei Quittungen ist es wichtig, die folgenden Informationen anzugeben:

• Name des Verkäufers/Dienstleisters (Person oder Firma, an die Sie bezahlt haben)
• Transaktionsdatum (wann Sie bezahlt haben)
• Detaillierte Beschreibung der von Ihnen gekauften Waren oder Dienstleistungen (was Sie gekauft haben)
• Der genaue Betrag, den Sie bezahlt haben
• Genaue Zahlungsmethode (wie Sie bezahlt haben: bar, per Debitkarte, die letzten vier Ziffern der Kreditkarte)

Bei Rechnungen ist es wichtig, dass sie die folgenden Informationen enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des Mitarbeiters
• Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers (Geschäftsführer)
• Eine eindeutige Rechnungsnummer
• Das Rechnungsdatum
• Das Verfallsdatum

Tipp: Verwenden Sie eine mobile App zur Ausgabenverwaltung, um Ihre Belege einfach zu speichern.
Die elektronische Belegerfassung erleichtert die Verfolgung und Erfassung von Belegen. Mit einer App für mobiles Ausgabenmanagement können Sie Ihre Quittung abfotografieren und sie an Ihren Ausgabenmanagement-system senden. Durch die vereinfachte Genehmigung und Bearbeitung dieser Anträge entfällt der träge Prozess des Sammelns und Verarbeitens von Quittungen und Rechnungen.

2. Eine Vorlage auswählen

Es gibt viele Vorlagen für die Erstellung von Spesenformularen, darunter Excel-Tabellen, Google Sheets oder Ihre eigene PDF-Vorlage.
Außerdem bieten verschiedene Websites kostenlose Vorlagen für Spesenformulare:

• Simple Expense Report Template
• Simple Expense Report Template for Excel
• Google Docs, Google Sheets, and Google Slides Templates
• Business Expense Report Template 

Unabhängig davon, ob Sie eine einfache Vorlage, eine von Ihnen selbst erstellte Vorlage oder eine Excel-Tabelle verwenden, müssen Sie mindestens die folgenden Angaben machen:

• Der Anspruchszeitraum: Beginn, Ende und Zweck
• Der Einreicher des Spesenformulars: Name, Position, Abteilung und Telefonnummer
• Empfänger des Spesenformulars: Personalnummer, Name des Vorgesetzten und Position des Vorgesetzten
• Ausgabendetails: Datum der Ausgabe, Beschreibung der Ausgabe und Betrag der Ausgabe

3. Erstellen einer Kopfzeile

Die Kopfzeile sollte eine allgemeine Zusammenfassung der Kostenabrechnung enthalten. Diese Felder sollten obligatorisch sein und sind wahrscheinlich unabhängig von der Art der Kostenabrechnung gleich.
Die Kopfzeile einer Spesenabrechnung enthält normalerweise:

• Name der für die Ausgaben verantwortlichen Person oder des Teams
• Der Zeitraum, auf den sich die Abrechnung bezieht
• Andere relevante Informationen, wie z. B. den Namen des Projekts oder der Abteilung

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Kopfzeile für ein Antragsformular.

4. Auflisten der Ausgabenkategorien

Sobald Sie eine Vorlage haben, müssen Sie als Nächstes Richtlinien für das Ausfüllen der Spesenformulare durch die Mitarbeiter aufstellen. Sie können dies tun, indem Sie ausdrückliche Anweisungen in das Dokument oder in die Dokumentation Ihrer Unternehmensrichtlinien aufnehmen. Sie können Ihre Vorlage für das Spesenabrechnungsformular auch mit spezifischen Feldern versehen - auf diese Weise helfen Sie den Mitarbeitern, indem Sie Unsicherheiten oder Fragen verringern.
In der Vorlage sind die Ausgaben mit Datum, Zweck, Betrag und Zahlungsweise aufzuführen.
Achten Sie darauf, dass Sie die Ausgaben nach Kategorien wie Reisen, Mahlzeiten oder lebensnotwendige Dinge einteilen.
Gängige Ausgabenkategorien: 

• Unterkunft 
• Büromaterial
• Geschäftsessen 
• Parken 
• Flugticket

Andere Ausgabenkategorien:

• Online-Tools und Software-Abonnements
• Home-Office-Ausstattung und -Technik
• Drucken
• Mitarbeitergeschenke
• Wartung und Reparaturen

Tipp: Erstellen Sie eine Spesenabrechnungsvorlage mit Kategorien
Wenn Sie Ausgabenmanagement-Software verwenden, können Sie häufig Kategorien oder Kostenarten festlegen, um die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter mit Ihrem Buchhaltungssystem abzugleichen. Eine voreingestellte Auswahl macht das Ausfüllen für die Mitarbeiter schneller und einfacher, sodass keine Zeit mit der Beantwortung unnötiger Fragen verloren geht.

5. Alle Ausgaben zusammenzählen

Berechnen Sie den Gesamtbetrag für jede Kategorie und die Summe aller Ausgaben. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung einer Formel zur Berechnung der Beträge, die die Mitarbeiter in das Spesenformular eingetragen haben. Dies sollte jedoch immer doppelt überprüft und mit Belegen und Rechnungen verglichen werden.
Bei der Berechnung von Ausgaben in mehreren Währungen ist es wichtig, Richtlinien zu haben, die die Einhaltung der Vorschriften und die Genauigkeit gewährleisten. Die Universität von Amsterdam beispielsweise bietet auf seiner Website Formulare und einen ausführlichen Leitfaden für Studenten und Mitarbeiter an, die Ausgaben in Fremdwährung geltend machen.
Bewährte Praxis: Berechnung von Ausgaben mit mehreren Währungen

• Den Formularen für die Meldung von Ausgaben in Fremdwährung sind Rechnungen, Kontoauszüge oder andere Belege beizufügen.
• Der tatsächliche Wechselkurs am Tag des Kaufs oder am Rechnungsdatum muss auf allen Belegen angegeben werden.
• Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter vor einer Geschäftsreise einen Vorschuss gewähren wollen, ist es ratsam, den Wechselkurs des Kauf-/Rechnungsdatums zu verwenden.

6. Einreichen und Bearbeiten der Spesenabrechnung

Sobald der Mitarbeiter das Formular vollständig ausgefüllt hat, kann er es der zuständigen Person oder Abteilung zur Genehmigung vorlegen. Je nach den Richtlinien Ihres Unternehmens kann dies ein Vorgesetzter, ein Manager oder die Buchhaltungsabteilung sein.

7. Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Rechnungen auf

Bewahren Sie abschließend eine Kopie der Spesenabrechnung für Ihre Unterlagen auf. Möglicherweise müssen Sie in Zukunft darauf zurückgreifen oder sie als Referenz für künftige Spesenabrechnungen verwenden. Rechtlich gesehen ist es für Ihr Unternehmen außerdem wichtig, Quittungen, Kreditkartenabrechnungen und Online-Belege aufzubewahren..
In den Niederlanden muss eine Unternehmensverwaltung nach Auffassung der Steuerbehörden mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
In Deutschland müssen Unternehmen Belege, Geschäftsbücher, Umsatzsteuerbücher und Kassenbücher mindestens zehn Jahre aufbewahren, um den Steuergesetzen zu entsprechen.
Benutzen Sie ein Ausgabenmanagement-system um sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufzeichnungen aufbewahren und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Ausgaben zu überprüfen. Ein Überblick über alle Ihre Spesenabrechnungen hilft Ihnen bei der Finanzplanung für künftige Geschäftsausgaben und erleichtert die Planung künftiger Budgets.

Nächste Schritte zur Verwaltung der Geschäftsausgaben

Die Erstellung eines Spesenformulars mag wie eine gewaltige Aufgabe erscheinen, aber wenn Sie diese einfachen Schritte befolgen, können Sie den Prozess einfach und effizient gestalten. Indem Sie Ihre Ausgaben sorgfältig nachverfolgen, können Sie Ihrer Organisation helfen, das Budget effektiv zu verwalten, und sicherstellen, dass Mitarbeiter alle Ihre Ausgaben erstattet bekommen.

Bonus: Eine kostenlose Google Forms-Vorlage

Trotz der Nachteile ist es immer noch viel besser, Ihre Mitarbeiter ihre Ansprüche online einreichen zu lassen, als physische Formulare zu verwenden.
Wir bieten Ihnen eine kostenlose Online-Vorlage für ein Spesenformular an. Wir haben es mit Google Forms erstellt und es kann an Ihren eigenen Buchhaltungs-Workflow angepasst werden.
Ihre Mitarbeiter können damit Belege für Transaktionen einreichen. Für alle Ausgaben, von der Reise bis zu den Mahlzeiten.
Nutzen Sie das Formular, um die Spesenabrechnung zu vereinfachen und dabei viel Zeit für das Unternehmen zu sparen.

1. Laden Sie das Spesenabrechnungsformular herunter, indem Sie auf die Schaltfläche oben klicken;
2. Passen Sie die Felder an Ihren eigenen Buchhaltungsablauf an;
3. Senden Sie das Formular an alle Mitarbeiter;
4. Alle Kostenbegründungsdaten werden automatisch in einer Tabellenübersicht gehalten.

Informieren Sie uns wenn Sie eine Frage zur Google Forms-Vorlage haben. Oder wenn Sie Ratschläge zum Anpassen von Feldern benötigen. 

 

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FAQ

1. Was ist ein Spesenabrechnungsformular?

Ein Spesenformular ist ein Dokument, das es den Mitarbeitern ermöglicht, Geschäftsausgaben zu begründen und zurückzufordern. Es gibt Aufschluss über die getätigten Ausgaben und stellt sicher, dass alles gemäß den internen Vorschriften bearbeitet wird.

2. Warum ist ein Spesenaberchnungsformular wichtig?

Es hilft Unternehmen, die Kontrolle über die Geschäftsausgaben zu behalten, Betrug zu verhindern und strukturierte Aufzeichnungen zu gewährleisten.

3. Was sollte in einem Abrechnungsformular stehen?

Wichtige Bestandteile sind: Datum der Ausgabe, Beschreibung, Betrag, Zahlungsmittel, Grund für die Ausgabe und ein Anhang wie eine Quittung oder Rechnung.

4. Wie kann ich ein digitales Spesenformular erstellen?

Sie können ein Spesenformular ganz einfach mit Tools wie Google Forms oder Excel erstellen. Digitale Formulare sorgen für eine schnellere Bearbeitung und weniger Fehler.

5. Was sind die Vorteile eines automatisierten Spesenabrechnungsprozesses?

Automatisierte Prozesse sparen Zeit, verringern den Verwaltungsaufwand und ermöglichen eine schnellere Rückerstattung an die Mitarbeiter. Außerdem ist es einfacher, Regeln und Budgets zu überwachen.