Ausgabenmanagement: Finden Sie das Gleichgewicht zwischen Finanzkontrolle und Flexibilität

Die Geschäftsausgaben im Griff behalten und gleichzeitig den Kollegen mehr Flexibilität bei ihren Ausgaben einräumen? Klingt widersprüchlich, ist aber durchaus machbar. Das heißt, wenn Sie Ihr Ausgabenmanagement in Ordnung haben.
Expense Management (auch Spesenmanagement genannt) ist die Kunst, die Verwaltung von Geschäftsausgaben zu strukturieren, zu vereinfachen und zu erleichtern.
Nicht unbedingt sehr aufregend, aber dringend notwendig, wenn man die Ausgaben im Griff behalten will. Das Schöne: Wenn die Grundlagen stimmen, geht der Rest (fast) von alleine.
❯  Die Ausgaben in den Griff zu bekommen, ist komplizierter als man denkt
❯  Deshalb können Sie auf das Ausgabenmanagement nicht verzichten
❯  Verbessern Sie die Grundlage für Ihr Ausgabenmanagement
❯  Kostenmanagement auf der nächsten Stufe

Die Ausgaben in den Griff zu bekommen, ist komplizierter als man denkt

Bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben geht es um Ausgaben und Aufwendungen der Mitarbeiter. Um wiederkehrende Abschreibungen und gelegentliche Anschaffungen. Um wechselnde Budgets und unterschiedliche Zuständigkeiten. Große Summen und kleine Beträge.
Sie berührt alles (neben den Standardthemen Betriebskosten), die erforderlich sind, um Ihre Organisation am Laufen zu halten und voranzubringen. Von Reisekosten über Essenszuschüsse und Büromaterial bis hin zu Software-Abonnements.
Beim Ausgabenmanagement geht es darum, Prognosen zu erstellen, vorausschauend zu handeln und schnell zu reagieren. Festlegen, wer was, wofür und warum ausgeben darf.
Eine zentrale Herausforderung in diesem komplexen Prozess? Haltegriffe schaffen. Für die Kollegen, die Geschäftsausgaben tätigen, und diejenigen, die sie kontrollieren.
Was sind übliche Betriebsausgaben von Arbeitnehmern?
❯ Büromaterial
❯ Reisekosten
❯ Mahlzeiten
❯ Unterkunft und Hotels
❯ Werbe- und Marketingkampagnen
❯ Kleine Geschenke
❯ Abonnements, usw.
Das Pendeln von Arbeitnehmern wird im Allgemeinen als Privatangelegenheit betrachtet.

Deshalb können Sie auf das Ausgabenmanagement nicht verzichten

Traditionell steht die Verwaltung von Geschäftsausgaben im Spannungsfeld zwischen Kontrolle (ein Ziel Ihrer Finanzabteilung) und Freiheit (der Wunsch der Mitarbeiter, geschäftliche Ausgaben zu tätigen).
Natürlich ist eine gewisse Spannung gesund. So kann man sich gegenseitig auf Trab halten. Aber es ist wichtig, das richtige Gleichgewicht zu finden.
Denn einerseits kann ein Griff in die Geldbörse die Entwicklung Ihrer Organisation hemmen. Andererseits sind die Mitarbeiter manchmal zu großzügig mit den Geschäftsausgaben.
Dies kann zu Problemen bei der Rückerstattung, zu Unstimmigkeiten über Ansprüche oder zu Ärger führen. Haushaltsprobleme. Und das ist das Letzte, was Sie wollen.
Deshalb ist es sinnvoll, Ihr Ausgabenmanagement auf die nächste Stufe zu heben.

Verbessern Sie die Grundlage für Ihr Ausgabenmanagement

Es gibt viele Möglichkeiten, die Unternehmensausgaben in den Griff zu bekommen. Dennoch gelingt es vielen Unternehmen (noch) nicht. Der größte Schuldige? Mangelnde Klarheit. Investieren Sie also in eine bessere Grundlage.

Klare Richtlinien sicherstellen

Wissen Ihre Kollegen, Teams und/oder Abteilungen genau, wie viel sie ausgeben können, wofür, in welchen Fällen und von wem sie eine Genehmigung benötigen (wenn überhaupt)?
Nur wenige Menschen werden sich sofort für eine narrensichere Ausgabenpolitik erwärmen, aber es ist so wichtig, Grenzen zu setzen und Grauzonen zu vermeiden.
Stellen Sie sicher, dass (alle) Budgets einfach zu handhaben sind und auf den Ausgabengewohnheiten und der Liquidität der Organisation basieren.
Halten Sie zum Beispiel fest, welche Mitarbeiter welche Arten von Ausgaben geltend machen können. Und welche Höchstbeträge dafür pro Tag, Woche oder Monat gelten. Zum Beispiel: nicht mehr als 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat für ein Geschäftsessen.
Sie können auch Bedingungen festlegen, unter denen Zahlungsverfahren welche Arten von Belegen oder Rechnungen Sie akzeptieren und welche Kostenangaben für eine Forderung erforderlich sind.
Diese Klarheit hilft allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens, bessere Entscheidungen zu treffen und bewusster mit den Geschäftsausgaben umzugehen.

Zentrale Übersicht und Einblicke schaffen

Vor allem wenn Ihr Unternehmen etwas größer ist, arbeiten Sie wahrscheinlich mit verschiedenen Töpfen. Zum Beispiel für IT, Marketing und Vertrieb.
Werden die Budgets in Ihrer Organisation zu Beginn eines Quartals oder Jahres festgelegt, und ist jede Abteilung oder jedes Team danach für seine eigene Verwaltung verantwortlich?
Dann besteht die Gefahr, dass Ihre Finanzabteilung den Faden verliert. Denn ohne Transparenz und die richtigen Instrumente ist es fast unmöglich, den Überblick über die fragmentierten Ausgaben in Echtzeit zu behalten.
Einheitliche Verwaltungsprozesse, die vollständige Offenlegung von Ausgaben und die Zentralisierung der Ausgabenerfassung helfen Ihnen, die Kontrolle zu gewinnen und zu behalten.

Verringerung des Risikos menschlicher Fehler

Fast jede Organisation hat irgendeine Form des Ausgabenmanagements entwickelt. Ihr Unternehmen wahrscheinlich auch.
Nutzen Sie Ihren Komplex Excel-Tabellen, Schließfächer voller physischer Erklärungen, Aufzeichnungssoftware, Apps oder eine Kombination? Je mehr manuelle Prozesse es gibt, desto größer ist die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Daten wurden nicht richtig eingegeben oder falsch interpretiert. Zu spät hochgeladen oder nach Überprüfung angepasst.
Fehler zu machen ist menschlich. Also automatisieren, rationalisieren, vereinfachen. Alles, um Ungenauigkeiten und Unvollständigkeiten zu vermeiden.

Spesenmanagement in drei Schritten auf die nächste Stufe

1. Digitalisieren Sie Ihre Spesenabrechnungen mit intelligenter Software

Reibungslose Prozesse rund um die Spesenabrechnung sind für viele Unternehmen immer noch eine der größten Herausforderungen im Spesenmanagement.
Für eine reibungslose Bearbeitung müssen die Mitarbeiter zunächst wissen, was sie geltend machen können und was nicht. Dann müssen sie alle Belege rechtzeitig, auf dem richtigen Weg und mit einer vollständigen Beschreibung einreichen.
Durch diesen Prozess über eine app Durch die Automatisierung der App beschleunigen Sie den Bearbeitungsprozess erheblich und reduzieren die Papierverwaltung. Netter Clou: Wenn Sie eine elektronische Zahlungskarte mit der App verknüpfen, werden die Zahlungsbelege automatisch den richtigen Transaktionen zugeordnet.

2. Angemessene Zahlungsmöglichkeiten anbieten

Möchten Sie effiziente und sichere Ausgaben bestmöglich unterstützen? Dann sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter immer über geeignete Zahlungsmittel verfügen.
Barvorschüsse und Kreditkarten sind in Ordnung, verursachen aber unnötige Bürokratie. Sie sind besser dran für Prepaid-Debitkarten wählen. Schließlich können Sie diese problemlos in einen digitalen Antragsprozess integrieren.
Automatisieren Sie zum Beispiel monatliche oder vierteljährliche Budgetaufstockungen, damit die Karteninhaber immer genau wissen, was sie in diesem Zeitraum ausgeben können. Hinter den Kulissen hat Ihr Finanzteam einen Echtzeit-Einblick in die Ausgaben.
Auf diese Weise können Sie Bargeld vollständig ersetzen und auf subtile Weise mehr Kontrolle über geschäftliche Zahlungen gewährleisten.

3. Integrieren Sie die Ausgabenverwaltung in Ihr Buchhaltungsprogramm

Um noch mehr Kontrolle über Ihre Ausgabenverwaltung zu erhalten, können Sie auch Verknüpfungen (z. B. über APIs) zwischen dem Geschäftsausgaben-Tool und Ihrem Buchhaltungsprogramm herstellen.
Nützlich, wenn Sie benutzerdefinierte Kostenarten, Kostenstellen und Mehrwertsteuersätze verwenden. Oder wenn Sie bestimmten Projekten oder Kunden automatisch Kostenstellen zuweisen möchten. Denn auf diese Weise ist alles mit den richtigen Ledger-Nummern in Ihrer Buchhaltung verknüpft.
A zentrales (digitales) Verwaltungssystem hilft Ihnen bei der Kontrolle von Zahlungskartenzuweisungen, Budgets und Antragsgenehmigungen. 
Von hier aus haben Sie dann einen Echtzeit-Überblick über die Geschäftsausgaben jedes Mitarbeiters und Teams. Durch die direkte Integration des Systems mit Ihrem Buchhaltungssystem wird dies zu einem schlüssigen Prozess.    

Kontaktieren Sie uns zum Thema Spesenmanagement

Sie fragen sich, wie Sie SimpledCard in Ihrem Unternehmen einfach implementieren können, damit die Mitarbeiter ihre Ausgaben einfacher organisieren und Ihre Finanzabteilung das Spesenmanagement schnell in den Griff bekommt?
Unsere Finanzexperten besprechen gerne mit Ihnen, welche Lösungen am besten zu Ihrer Organisation, Ihren Wünschen und Ambitionen passen.

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