Die Business-Tankkarte für reisende Mitarbeiter

Von Christel Heije am 20. April 2021

Geschäftsausgaben sind Teil des Geschäftsbetriebs überall auf der Welt. Mit mobilen Belegschaften steigt die Komplexität der Kostenflüsse exponentiell an. Viele Geschäftsinhaber und Finanzmanager fragen sich, welche Art von Prepaid-Tankkarte für sie die beste wäre.
Die Niederlande sind traditionell eine Handelswirtschaft. Sektoren wie Logistik, Transport und ‘Lieferkette’ haben daher immer eine wichtige Rolle in der Wirtschaft gespielt. Vor diesem Hintergrund wurden verschiedene Spesenlösungen geschaffen, um den Bedürfnissen dieser mobilen Mitarbeiter gerecht zu werden.
In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Arten von Tankkarten für Unternehmen und ihre Funktionsweise erörtern. Wie der Name schon sagt, ist der Hauptzweck dieser Karten die Bezahlung von Kraftstoff. Mit Business Prepaid-Tankkarten können die Mitarbeiter unterwegs einfach und sicher für den Kraftstoff bezahlen. Die Karten bieten auch eine Lösung für die Verwaltung aller anderen Reisekosten.
❯ Was ist eine Tankkarte?
❯ Wie funktioniert eine Business-Tankkarte?
❯ Arten von Tankkarten für Unternehmen
❯ Eine universelle Reisekostenkarte
❯ So nutzen Sie SimpledCard-Karten für Ihren Tankkartenbedarf

Was ist eine Tankkarte?

Eine Tankkarte ist ein Zahlungsmittel, das Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern anbieten. Sie ermöglicht es den Arbeitnehmern, bei Geschäftsreisen den Kraftstoff zu bezahlen.
So kann der Arbeitgeber die Ausgaben für Kraftstoff kontrollieren. Und der Arbeitnehmer muss sie nicht selbst bezahlen.
Einige Geschäftstankkarten können auch zur Bezahlung anderer Ausgaben verwendet werden. Das können z. B. Ausgaben für Wartung, Reparaturen, Parken oder andere allgemeinere Ausgaben sein.

Wie funktioniert eine Business-Tankkarte?

Der Hauptzweck von Tankkarten für Unternehmen besteht darin, mobilen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Kraftstoffkosten unterwegs zu bezahlen. Es gibt verschiedene Arten von Tankkarten, die dies ermöglichen.
Die Vielfalt der Anbieter von Tankkarten für Unternehmen macht es schwierig, die Funktionsweise all dieser Karten allgemein zu erklären. Dennoch gibt es einige Merkmale, die sie alle gemeinsam haben.
Die erste Frage, die wir uns stellen können, lautet: Wofür kann die Business-Tankkarte überhaupt verwendet werden? Kurz gesagt, die meisten Prepaid-Tankkarten für Unternehmen sind auf Kraftstoff, Autowäsche, Parken und andere kleine Einkäufe beschränkt.
Tankkarten werden in der Regel nur an Tankstellen verwendet. Dies kann zu Problemen führen, wenn ein Mitarbeiter für andere Ausgaben aufkommen muss. Insbesondere Werkzeuge oder Geräte, die man nicht an einer Tankstelle kaufen kann.
Universelle Reisekostenkarten bieten eine umfassendere Lösung. Sie können als allgemeinere Bezahlmethode verwendet werden.
Eine weitere relevante Frage ist, wo können geschäftliche Firmen-Tankkarten eingesetzt werden? Wie bereits erwähnt, ist die Verwendung von Tankkarten meist auf Tankstellen beschränkt. Geografisch gesehen können geschäftliche Tankkarten oft nur in dem Land verwendet werden, in dem sie ausgegeben wurden. Dies macht Prepaid-Tankkarten für Unternehmen zu einer weniger günstigen Option für den Betrieb in mehreren Ländern.

Arten von Tankkarten für Unternehmen

Auf dem Markt gibt es mehrere Tankkarten. Jede hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Schauen wir uns einmal genauer an, wie Unternehmen die verschiedenen Arten von Tankkarten für Unternehmen nutzen.
❯  Markenspezifische Tankkarten

Markenspezifische Karten werden von einer bestimmten Kraftstoffmarke oder Tankstellenmarke ausgegeben (z. B. Total, Shell, Aral usw.). Mit diesen Karten können Sie tanken und Ausgaben bezahlen, z. B. für eine Autowäsche oder Motoröl.
Sie können aber oft nur in der spezifischen Marke der Tankstelle verwendet werden, die die Karte ausgegeben hat.
Sie profitieren von den Rabatten, die von der jeweiligen Kraftstoffmarke angeboten werden. Der Nachteil ist jedoch, dass Sie an die Dienstleistungen der Tankstelle dieser Marke “gebunden” sind.
❯  Tankkarten von Drittanbietern

Mit Tankkarten von Drittanbietern können die Mitarbeiter an mehreren Tankstellen tanken. In der Regel handelt es sich dabei um verschiedene Markentankstellen, aber auch um unabhängige Tankstellen. In Bezug auf die geografische Abdeckung haben diese Karten also einen großen Vorteil.
Der Nachteil dieser Karten ist, dass sie oft keine Rabatte bieten. Sie ermöglichen es Ihnen jedoch, die Tankstelle mit dem besten Preis selbst zu wählen.
Vorteile von markenspezifischen Tankkarten und Tankkarten von Drittanbietern:
❯ Tanken Sie überall in Deutschland
❯ Leichte Rückforderung der Mehrwertsteuer
❯ Die Arbeitnehmer müssen kein Geld vorstrecken
❯ Die Mitarbeiter müssen kein Bargeld mit sich führen
❯ Ermäßigungen an bestimmten Tankstellen (markenspezifische Tankkarten)

 

Eine universelle Reisekostenkarte

Der größte Nachteil vieler Tankkarten ist ihre eingeschränkte Nutzung. Sie erlauben keine Ausgaben außerhalb von Tankstellen und bieten keine Deckung für Notfälle. Hier kommt die Universal-Reisekostenkarte ins Spiel.
Diese Art von Geschäftstankkarte funktioniert wie eine normale Debitkarte. Sie können sie zum Tanken und Bezahlen an jeder Tankstelle verwenden. So haben Sie die Freiheit, immer den besten Kraftstoffpreis zu wählen.
Die Mitarbeiter können diese Karten nicht nur zum Tanken, sondern auch für andere Arten von Geschäftsausgaben verwenden. Mit einer universellen Reisekostenkarte machen Sie das Bezahlen für alle Ihre Mitarbeiter sicherer. Schließlich müssen sie kein Bargeld mehr mit sich führen. Das ist bequem für Ihre Mitarbeiter und macht Ihr Unternehmen flexibler.
Kann also jeder ausgeben, was er will? Nein, definitiv nicht. Stattdessen hat das Finanzteam bei diesen Karten eine strenge Kontrolle über die Arten der Ausgaben pro Karte.
Die Universal Business Fuel Card ist oft eine Prepaid-Karte. Das bedeutet, dass nur das der Karte zugewiesene Geld verwendet werden kann. Bei Bedarf kann innerhalb von Sekunden zusätzliches Geld auf die Karte geladen werden.
Außerdem kann das Team die Einstellungen der einzelnen Karten festlegen. Zum Beispiel, ob Barabhebungen erlaubt sind und für welche Arten von Gebühren die Karte verwendet werden kann. So erhalten die Mitarbeiter klare Richtlinien, ob die Karte für Mittagessen, das Ausleihen von Geräten usw. verwendet werden kann oder nicht.
Die Mitarbeiter sparen Zeit, weil sie keine Quittungen mehr sammeln müssen. Und sie müssen die Ausgaben nicht mehr manuell abrechnen. So bleibt ihnen mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit.
Die Verwendung einer Universaltankkarte hat für Ihr Unternehmen mehrere Vorteile. Erstens können Sie Ihre eigenen Maestro und Mastercard Karten ausstellen und sie direkt Ihren Mitarbeitern zuweisen.
Die Budgetierung wird viel klarer, da Sie Limits nach Ort und Funktion festlegen können. Sie haben sofortigen Einblick in alle mit den Karten getätigten Ausgaben. Und, was am wichtigsten ist, Sie haben eine bessere Kontrolle über den Erklärungsprozess.
Wenn Mitarbeiter mit ihrer Karte bezahlen, können sie ganz einfach ein Bild des Kaufbelegs zur Transaktion hochladen. Das erspart ihnen eine Menge Ärger mit der Aufbewahrung von Quittungen.
Für das Finanzteam bedeutet dies, dass die Erklärungen in wenigen Schritten geprüft und bearbeitet werden können. Und die Buchhaltung ist somit völlig transparent und unter Kontrolle.
Schließlich bieten diese Universalkarten eine direkte Integration mit dem Buchhaltungssystem. Mit einem einzigen Klick werden alle Antragsdaten übertragen.
Vorteile von Universal-Reisekostenkarten:
❯ Aufgaben und Reisekosten überall auf der Welt bezahlen
❯ Leichte Rückforderung der Mehrwertsteuer
❯ Verfolgen Sie alle Ausgaben und Kaufbelege in einem System
❯ Abrechnung pro Karte, Sperrung, Budgetierung und individuelle Anpassung der Genehmigung für verschiedene Arten von Ausgaben
❯ Integration mit dem Buchhaltungssystem

So nutzen Sie SimpledCard-Karten für Ihren Tankkartenbedarf

SimpledCard ist seit 2014 ein Anbieter von Prepaid-Maestro- und Mastercard-Karten für geschäftliche Ausgaben. Die Karten werden inzwischen in verschiedenen Branchen eingesetzt. Zum Beispiel im Transportwesen, in der Logistik und in der Schifffahrt. Die Karten erfüllen den Bedarf von Unternehmen für allgemeine Reisekosten.
Mit der SimpledCard geben Sie bankenunabhängige Zahlungskarten in Ihrem Unternehmen. So können Ihre Mitarbeiter überall auf der Welt vor Ort und online bezahlen. Sie definieren Kostenarten und ordnen sie einer Gruppe von Karten zu. Auf diese Weise zahlen Ihre Mitarbeiter für Kraftstoff, Reparaturen und/oder andere notwendige Geschäftsausgaben.
Durch eine zentralisierte Kartenmanagement-System sicherzustellen, dass Sie alle Ausgaben und Ansprüche ordnungsgemäß erfassen. Die Mitarbeiter nutzen das Handy-Applikation ein Foto des Belegs zu machen und ihn mit der richtigen Transaktion zu verknüpfen.
Als Finanzmanager kontrollieren Sie alle Ausgaben und deren Genehmigung. Sie legen Ausgabenregeln fest, z. B. die automatische Abbuchung für bestimmte Karten. Oder Sie können diese Aufgabe einem Cash Manager in Ihrem Team übertragen.
Schließlich laden Sie die Daten aller Ausgaben einfach und direkt in Ihr Buchhaltungssystem hoch. SimpledCard bietet Software-Integrationen mit den gängigsten Buchhaltungsprogrammen.
Sie möchten mehr über die Business-Tankkarte erfahren? Oder wissen, wie Sie eine Universalkarte in den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens integrieren können? Dann nehmen Sie Kontakt zu unserem Team von Experten.

Von Christel Heije