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Selbst in der heutigen Zeit, in der fast alles online ist, haben einige Unternehmen immer noch eine Bargeldkasse im Büro. Natürlich haben diese ihren Nutzen, aber es gibt auch Nachteile.
Die größte Herausforderung bei Bargeldkassen ist es, die Aufzeichnungen in Ordnung zu halten. Und das ist bei Bargeld oft nicht einfach.
Bargeld ist ein begrenzter Vorrat an Cash, den Sie im Büro aufbewahren, um kleine, spontane Einkäufe zu bezahlen.
Selbst heutzutage, wo kontaktloses und mobiles Bezahlen schnell die Welt erobert, verwenden viele Unternehmen und Organisationen immer noch Portokassen.
Das macht Sinn, denn dann müssen die Mitarbeiter nicht ihr eigenes Geld vorstrecken, um kleine Geschäftsausgaben zu bezahlen. Zum Beispiel, wenn sie ein Geburtstagsgeschenk für einen Kollegen kaufen oder schnell noch ein paar Büromaterialien für das Team besorgen.
Von lokalen Sportvereinen bis hin zu Wohltätigkeitsorganisationen und von KMUs bis hin zu (halb-)staatlichen Einrichtungen: Bargeld ist in allen Arten von Organisationen zu finden.
Im Allgemeinen eignen sich Bargeldkassen am besten für Unternehmen mit weniger als fünfzig Mitarbeitern oder mit bis zu zehn Abteilungen, die regelmäßig kleine Bargeldbeträge benötigen.
Oft wird die tägliche Verwaltung der Portokasse von jemandem übernommen, der speziell für diese Aufgabe ernannt wurde. Dies kann ein Schatzmeister oder ein Freiwilliger sein, der die Verantwortung freundlicherweise übernimmt.
Die Regeln und Prinzipien für die Aufbewahrung von Bargeld sind fast überall gleich, aber jede Branche und jede Organisation hat ihre eigenen spezifischen Herausforderungen, wenn es um das Geldmanagement geht. Wir werden einige davon hervorheben.
❯ Einzelhandel
Oft werden Sie feststellen, dass an Orten, an denen die Kassen ständig klingeln, immer noch Bargeld verwendet wird. Zum Beispiel im Einzelhandel, wo Ladenmanager regelmäßig kleine Geldbeträge benötigen, um ihr Geschäft zu führen.
Natürlich möchten Sie vermeiden, zu diesem Zweck Bargeld aus der Kasse zu verwenden.
Nehmen Sie zum Beispiel die Pizzakette Domino’s, wo Laden- und Gebietsleiter oft kleine Geschäftsausgaben für einzelne Filialen haben (oder genehmigen) und Bargeld regelmäßig den Besitzer wechselt.
Um die vielen Bargeldkassen in den verschiedenen Filialen besser in den Griff zu bekommen, benötigen Firmen wie Domino’s eine landesweite, universelle Lösung.
❯ Pflege
Von psychiatrischen Einrichtungen bis hin zur häuslichen Pflege und von medizinischen Kliniken bis hin zu Pflegeheimen ist Bargeld auch im Gesundheitswesen immer noch sehr präsent.
Natürlich werden auch in dieser Branche Schritte in Richtung bargeldloser Organisationen unternommen. Das heißt aber nicht, dass alle Mitarbeiter, Klienten und Besucher schon bereit dafür sind.
Sie wollen ein Geschenk für einen Kollegen zum Jahrestag besorgen? Brauchen Sie ein paar Briefmarken für das Büro? Oder Kunden mit dem Tagesbudget versorgen? Dann wird Bargeld sicherlich nützlich sein.
In diesem Fall müssen wir dann hoffen, dass die Mitarbeiter des Gesundheitswesens ihre Aufzeichnungen organisiert halten. Besonders bei selbstverwaltenden Teams kann dies eine Sorge sein, da es zusätzliche Arbeit zu ihren bereits vollen Terminkalendern hinzufügt.
❯ Kinderbetreuung
In Kindertagesstätten müssen nicht nur die kleinen Kinder beaufsichtigt werden, sondern auch die manchmal vielen kleinen Ausgaben.
Eine Bargeldkasse kann Mitarbeiter durchaus ganz schön auf Trab halten. Vor allem, wenn die Kindertagesstätte oder der Hort Teil einer größeren Organisation ist.
Zum Beispiel erhielten die 25 einzelnen Filialen von BSO Zus en Zo früher jede Woche einen Umschlag mit Bargeld und die Cash Manager an jedem Standort gaben am Ende der Woche das übrig gebliebene Wechselgeld und die Quittungen von Einkäufen zurück.
Sehr mühsam, zeitaufwändig und fehleranfällig. Das könnte man sicher verbessern.
❯ Bildung
Rätselraten, Übertragungen von Geschäftsausgaben auf private Konten und Ungewissheit über Haushaltsdefizite oder -überschüsse. Klingt wie ein Rezept für buchhalterische Katastrophen.
Nichtsdestotrotz sind dies keine ungewöhnlichen Szenarien für Grund- und Sekundarschulen, wenn sie Exkursionen und/oder Klassenfahrten (ins Ausland) organisieren.
Oft überweist die Schulleitung noch einen Vorschuss auf die Privatkonten der am Ausflug beteiligten Mitarbeiter.
Nach der Rückkehr von der Klassenfahrt werden die Konten erstellt und Geld muss zurückerstattet oder nachgezahlt werden. Dies schafft zusätzliche Arbeit und zusätzliche manuelle Transaktionen, was das Risiko von Fehlern erhöht.
Stiftung Carmelcollege teilte diese Erfahrung. Die Stiftung bietet Bildung an mehr als 50 Standorten in den Niederlanden an und brauchte eine sichere Alternative zu dem verwirrenden und ineffizienten System der Vorkassenzahlungen.
Verwenden Sie bereits eine Bargeldkasse oder überlegen Sie, sich eine anzuschaffen? Dann stellen Sie sicher, dass sie richtig verwaltet wird. Dies reduziert das Risiko von Bargeldmangel oder Diskrepanzen, aufgrund von Fehlern, Betrug oder Unachtsamkeit.
1. Ernennen Sie jemanden zur Verwaltung der Bargeldkasse
Unabhängig davon, ob Ihre Organisation eine oder mehrere Bargeldkassen hat, stellen Sie sicher, dass es für jede Kasse eine verantwortliche Person gibt. Diese Person ist berechtigt, Geld aus der Kasse zu nehmen und/oder Gelder an Kollegen auszuzahlen. Er oder sie hält auch das Hauptbuch auf dem neuesten Stand.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Bargeldpolitik haben
Unter welchen Bedingungen darf die Bargeldkasse genutzt werden? Wie hoch ist das Ausgabenlimit für Einkäufe? Wer ist für das Einsammeln der Belege verantwortlich? Klare Richtlinien verhindern Missverständnisse und sogar Betrug.
3. Registrieren Sie alle Ausgaben und Einnahmen
Egal wie klein der Betrag ist, stellen Sie sicher, dass aufgezeichnet wird, wer was, wann und aus welchem Grund erhalten hat. Wenn Sie alle Transaktionen akribisch registrieren, wissen Sie am Ende des Monats, ob und welche Belege fehlen. Dies gibt dem Verantwortlichen mehr Kontrolle über die Art und Weise, wie Bargeld verwaltet wird.
4. Überprüfen Sie regelmäßig die Nutzung Ihrer Portokasse
Wenn Sie sicherstellen wollen, dass die Bargeldkasse ordnungsgemäß verwendet wird, müssen Sie ihre Verwendung auswerten. Gehen Sie zum Beispiel alle drei Monate das Hauptbuch durch. Prüfen Sie, ob es auffällige Ausgaben gab, ob die Transaktionen ordnungsgemäß aufgezeichnet wurden und ob bestimmte Ausgabemuster eine zusätzliche Prüfung erfordern.
Verursachen Ihre Bargeldkassen ein administratives Chaos und kosten Ihr Finanzteam eine Menge Zeit und Mühe? Dann ist es vielleicht an der Zeit, mit dem Bargeld aufzuhören.
Das bedeutet nicht, dass Ihre Barmittel und Bargeldäquivalente völlig verschwinden. Anstelle von Wechselgeld, Quittungen und mündlichen Vereinbarungen können Sie sich für Prepaid-Debitkarten, a Spesenabrenungs-App und eine klare digitale Ausgabenmanagementplattform entscheiden.
SimpledCard bietet eine solche All-in-One-Lösung, die es einfach macht, das Geschäftskostenmanagement auf die nächste Stufe zu heben. Mit dieser benutzerfreundlichen Plattform sind die Erfassung, Begründung und Prüfung von Spesenvorgängen zu 100 % automatisiert.
Die Mitarbeiter können mühelos wechseln, da sie bereits genau wissen, wie eine Bankkarte funktioniert. Darüber hinaus können sie Belege einfach über ihr Smartphone hochladen und ihre Ausgaben mit wenigen Klicks belegen.
Die Finanzteams haben einen Echtzeit-Einblick und sind schnell in der Lage, den Saldo und die Limits der Bankkarten anzupassen. Das macht es einfacher, die Ausgaben im Griff zu behalten, den bürokratischen Aufwand zu reduzieren und allen im Unternehmen viel Zeit zu sparen.
Sie fragen sich, wie Sie Bargeldkassen ersetzen und SimpledCard einfach in Ihrem Unternehmen implementieren können? Und Mitarbeiter ihre Spesenbelege einfacher organisieren können und Ihr Finanzteam die Ausgaben im Kleinbetrieb schnell in den Griff bekommt?
Unsere Finanzexperten besprechen gerne mit Ihnen, welche Lösungen am besten zu Ihrer Organisation, Ihren Wünschen und Ambitionen passen.
