Wie wählt man eine Software für die Reisekostenabrechnung?

Die Verwaltung von Geschäftsausgaben ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung. Es kann jedoch recht schwierig sein, all diese Ausgaben manuell zu erfassen. Es ist eigentlich eine ineffektive Art, dies zu tun. Eine bessere Lösung für die Verwaltung von Geschäftsausgaben ist die Einführung einer Software für Schadensmeldungen.
Die Produktivität der Mitarbeiter sinkt, wenn sie Zeit mit dem Speichern und Organisieren von Belegen und dem Einreichen von Spesenabrechnungen verschwenden. Die Finanzverantwortlichen müssen dann die Belege und Spesenabrechnungen manuell durchgehen und prüfen, bevor sie die Anträge genehmigen.
Aus diesem Grund ist die Schadenssoftware ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen. Vor allem für Unternehmen, die wachsen.
Die Deklarationssoftware automatisiert den gesamten Prozess und macht ihn wesentlich effizienter. Anträge können schnell eingereicht und genehmigt werden. Das verringert das Risiko von Fehlern und gibt Ihnen die Kontrolle über alle Ausgaben.
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❯  Wie wählt man die beste Software für Spesenabrechnungen?
❯  Die 3 besten kostenlosen Softwarepakete zur Kostenverwaltung
❯  Top 3 Spesenabrechnungssysteme mit umfangreichen Spesenmanagement-Modulen
❯  Ist ein vollständig integriertes System besser?

Was ist Schadenssoftware?

Abrechnungssoftware ist eine Anwendung, die sowohl von Mitarbeitern als auch von Finanzmanagern genutzt wird. Ihr Zweck ist es, die Einreichung und Genehmigung von Spesenabrechnungen zu vereinfachen und zu automatisieren.
Die Mitarbeiter nutzen es zur Meldung von Geschäftsausgaben, indem sie Fotos von Kaufbelegen online hochladen, um die angefallenen Ausgaben geltend zu machen.
Die Finanzteams können dann alle Spesenabrechnungen der Mitarbeiter an einem zentralen Ort finden. Über die Software können die Anträge geprüft und die Ausgaben erstattet werden.
Das Softwarepaket kann auf die Ausgabenpolitik des Unternehmens zugeschnitten werden. Dadurch verringert sich das Risiko, dass für genehmigte Ausgabenposten zu viel Geld ausgegeben wird. Manager können die Software sogar nutzen, um Verstöße gegen die Richtlinien rechtzeitig zu erkennen.

Warum brauchen Sie eine Schadensoftware?

Ausgabenmanagement-Software bietet Vorteile für das gesamte Unternehmen. Das Management erhält mit der Software einen vollständigen Überblick über alle Ausgaben im Unternehmen. Und die Ausgabenanalysen können dann genutzt werden, um fundierte Managemententscheidungen zu treffen.
Spesenabrechnungen von Mitarbeitern können von Finanzmanagern leicht überprüft und genehmigt werden. Das Verwaltungsteam kann schnell prüfen, ob die Kostenpolitik des Unternehmens eingehalten wird. Und Verstöße gegen die Richtlinie können schnell geahndet werden.
Die Mitarbeiter müssen nicht mehr alle Arten von mühsamen, manuellen Vorgängen durchführen, um Ausgaben zu beantragen. Es gibt weniger Papierkram und kein Risiko, dass ein Antrag abgelehnt wird, weil der Beleg verloren gegangen ist.

Wie wählt man die beste Software für Spesenabrechnungen?

Es gibt keine Einheitslösung, wenn es um Spesenabrechnungssoftware geht. Ein Einzelunternehmer braucht beispielsweise ein weniger ausgefeiltes System als ein großes multinationales Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern.
Spesen-Software lässt sich im Allgemeinen in drei Kategorien einteilen:

1. Basislösungen, die einen einfachen Vergleich von Ausgaben und Forderungen ermöglichen.
2. Umfassende Softwarepakete, die ein zentrales Dashboard, eine mobile App und individuelle Mitarbeiterprofile bieten.
3. Vollumfängliche Spesenverwaltungssysteme, die neben den oben genannten Funktionen auch die Möglichkeit bieten, Zahlungskarten an Mitarbeiter auszugeben.

 Software für Spesenabrechnungen ist ein schnell wachsender Markt mit Produkten aller Art und Größe. Viele Unternehmen kennen inzwischen die Vorteile der Online-Organisation und -Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben.
Aber die Auswahl einer Software, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht, ist sicherlich nicht einfach.

> Merkmale, auf die Sie achten sollten

Je größer das Unternehmen ist, desto vielfältiger werden die Ausgaben sein. Wählen Sie ein Softwarepaket, das große Teams unterstützen kann und mehrere Möglichkeiten zur Einreichung von Anträgen bietet.

> Die Integration von Zahlungsoptionen vereinfacht die Rückerstattung

Ein zentrales Dashboard zur Verfolgung und Überwachung der Geschäftsausgaben ist ebenfalls wichtig. Vorzugsweise sollte die Spesenmanagement-Software auch mit den gewünschten Zahlungslösungen integriert sein. Auf diese Weise kann das Finanzteam vom Dashboard aus Erstattungen veranlassen.

> Integration mit einer Schadenssoftware ist unerlässlich

Die von Ihnen gewählte Schadenssoftware sollte sich auch integrieren lassen mit externe Buchhaltungssoftware. Alle Arten von Aufgaben können dann automatisiert werden, und die Finanzabteilung muss nicht mehr manuell Spesenabrechnungen bearbeiten, um die Bücher zu aktualisieren.

Die 3 besten kostenlosen Softwarepakete (Basismodule) für die Ausgabenverwaltung

Um Ihnen die Auswahl der besten Software zu erleichtern, ohne dass Sie große Investitionen tätigen müssen, haben wir drei kostenlose Softwarelösungen ausgewählt.

1. Everlance

Everlance bietet eine nahtlose Ausgabenerfassung. Nutzer können Fotos von Kaufbelegen hochladen, um Geschäftsausgaben zu erfassen. Die App integriert auch Bankkonten und Kreditkarten, um Transaktionen automatisch zu erfassen. Sie gibt sogar Empfehlungen für Steuerabzüge auf der Grundlage der Ausgaben. Everlance ist eine großartige Forderungssoftware für Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen. Die App ist sowohl für iOS- als auch für Android-Geräte kostenlos erhältlich.

2. Minze

Minze bietet Freiberuflern und kleinen Unternehmen eine einfache und kostenlose Lösung für die Erfassung von Geschäftsausgaben. Mithilfe von Budgetkategorien können die Nutzer ihre Ausgaben im Auge behalten. Sie können auch Tags hinzufügen, um ihre Transaktionen weiter zu organisieren.

Es ist über mobile Apps und Webbrowser zugänglich. Mint ist kostenlos für iOS- und Android-Plattformen verfügbar.

3. Zoho Expense

Zoho Expense hat eine kostenlose Version, die das Hochladen von Quittungen in großen Mengen unterstützt und auch automatische Erinnerungen versendet. Es bietet die Möglichkeit, Ausgaben in verschiedenen Währungen sowie Steuern zu erfassen. Benutzer können Bankkarten und Konten verknüpfen, um Ausgaben automatisch zu erfassen. Es ist eine großartige Lösung für Selbstständige, kleine Unternehmen und Freiberufler. Die Zoho Expense-App ist kostenlos für iOS- und Android-Geräte erhältlich.

Top 3 der Software für erweiterte Ansprüche

Wenn Sie nach einer anspruchsvolleren Softwarelösung suchen, sollten Sie sich für eine ‘erweiterte Software’ entscheiden. Diese umfassenderen Softwarepakete bieten viele Kontrollmöglichkeiten mit praktischen Einblicken.

1. Zustimmen

Stimmen Sie zu. bietet eine genaue Nachverfolgung von Reise- und Geschäftskosten. Über die App können Mitarbeiter Quittungen einfach digital einreichen. Finanzmanager können alle Ausgaben in einem zentralen Dashboard sehen. Und die Spesenpolitik kann vom Dashboard aus ordnungsgemäß überwacht und bei Bedarf angepasst werden.

Concur ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet. Die Preise beginnen bei $8 pro Benutzer und Monat, wobei ein Abonnement für kleine Unternehmen 25 Benutzer unterstützt.

2. Fyle

Fyle bietet eine ‘Mobile-first’-Lösung für das Spesenmanagement mit mehreren Möglichkeiten zur Erfassung von Kaufbelegen. Mitarbeiter können Quittungen durch Hochladen eines Fotos, per Text oder über Apps wie Slack und Gmail erfassen. Quittungen werden automatisch im Rahmen der Spesenrichtlinien erfasst, während Manager über das Dashboard vollen Einblick haben.
Fyle ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen. Die Preise beginnen bei $4.99 pro Benutzer, pro Monat, mit einem Minimum von 5 (aktiven) Benutzern.

3. Xero

Xero zielt darauf ab, Spesenabrechnungen schnell und papierlos zu machen. Die Einreichung von Anträgen erfolgt durch das Hochladen von Fotos der Kaufbelege. Die Finanzmanager werden benachrichtigt, sobald ein Antrag eingereicht wurde. Außerdem können sie die Ausgaben aller Mitarbeiter über ein Dashboard überwachen.
Das Basismodul ist für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen gedacht. Die Preise beginnen bei $24 pro Monat und erhöhen sich für mittlere und große Unternehmen.

Ist ein vollständig integriertes System besser?

Ein ‘umfassendes’ Kostenmanagementsystem bietet alle Vorteile der oben genannten Basis- und ‘erweiterten’ Lösungen. Aber eine solche Lösung bietet zusätzlich die Möglichkeit Prepaid-Debitkarten Ausgaben für Mitarbeiter und können so Ihre Geschäftsausgaben noch besser verwalten. Zum Beispiel mit SimpledCard.
Finanzmanager können über das Kartenmanagementsystem problemlos Limits für Bankkarten festlegen und Guthaben auffüllen. Die Prepaid-Karten von Maestro und Mastercard können weltweit eingesetzt werden, sowohl online als auch an PoS-Terminals. Dies bietet den Mitarbeitern eine große Flexibilität und die Möglichkeit, Bargeld an Geldautomaten abzuheben.
SimpledCard macht das Einreichen von Spesenabrechnungen für Mitarbeiter noch einfacher. Die mobile App sendet eine Push-Benachrichtigung, nachdem die Karte verwendet wurde. Danach können Sie ein Foto des Belegs hochladen und die Ausgaben geltend machen. Auf diese Weise werden Spesenabrechnungen pünktlich eingereicht und schnell erstattet.

Wie integrieren Sie die Software in Ihren eigenen Arbeitsablauf?

Sie können ein Antragssystem in drei Schritten in Ihren eigenen Arbeitsablauf integrieren. Stellen Sie zunächst ein Portal oder eine App zur Verfügung, über die Ihre Mitarbeiter Anträge einreichen können.
Diese Daten sollten dann an ein zentrales Dashboard gesendet werden, auf das die Finanzmanager zugreifen können. Schließlich sollte das Dashboard die Auslösung von Direktzahlungen ermöglichen, sobald der Antrag genehmigt wurde.
SimpledCard ermöglicht eine solche nahtlose Integration. Sie kann auch in bestehende Buchhaltungssoftware integriert werden, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zwischen dem Spesenmanagementsystem und der Finanzbuchhaltung zu ermöglichen.

Entdecken Sie die Möglichkeiten der Schadensoftware

Haben Sie Fragen nach dem Artikel über Spesenabrechnungssysteme? Oder möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie SimpledCard für die Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben nutzen können? 
Unsere Finanzexperten beraten Sie gerne, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Von SimpledCard

Schadensoftware | Spesenmanagement