Elvy-koppeling met SimpledCard.
De Elvy-koppeling met SimpledCard stroomlijnt zakelijke uitgaven van betaling tot goedkeuring. Medewerkers betalen met hun SimpledCard-pas of doen een declaratie en leggen de bon direct vast, terwijl Finance blijft werken met de bestaande goedkeuringsflow in Elvy.
Waarom een Elvy-koppeling met SimpledCard?
Met SimpledCard voeg je gecontroleerd betalen en uitgavenbeheer toe aan je bestaande Elvy-werkwijze. Zo breid je het proces voor zakelijke uitgaven uit zonder voor SimpledCard-uitgaven een aparte route voor controle en goedkeuring in te richten.
Wekelijks budget
€ 2000,-
Geen handmatig aanvulwerk meer
De bon en financiële gegevens zoals grootboekrekening, btw en kostenplaats gaan mee naar Elvy. Ook project, cliënt en kostendrager kunnen worden meegenomen.
Bespaar tijd bij grote volumes
Lever uitgaven afzonderlijk aan of groepeer ze per kaart en periode. Zo hoeft Finance grote aantallen kleine uitgaven niet allemaal apart te behandelen.
Blijf werken in Elvy
De goedkeuring van SimpledCard-uitgaven blijft in Elvy, zodat Finance geen aparte goedkeuringsflow hoeft te beheren.
Grip op uitgaven vanaf het moment van betalen
Met SimpledCard bepaal je vooraf de spelregels voor zakelijke uitgaven en houd je beter zicht op wat er wordt besteed. Zo kan Finance direct bijsturen wanneer dat nodig is.
- Stel budgetten en limieten in per kaart, team of project;
- Blokkeer specifieke winkelcategorieën;
- Zie transacties en beschikbare budgetten in real time;
- Laat budgetten automatisch aanvullen of pas ze direct aan;
- Laat medewerkers bonnen direct na betaling vastleggen en aanvullen met de benodigde gegevens.
Zo werkt de Elvy-koppeling
De Elvy-koppeling met SimpledCard werkt met twee stromen: de verantwoording gaat naar Elvy, terwijl de kaarttransactie apart naar de financiële administratie gaat. Daar wordt de kaarttransactie gematcht met de bijbehorende kostenboeking.
Van SimpledCard naar Elvy:
- De financiële gegevens worden via UBL aangeleverd, samen met de bijbehorende bon;
- Uitgaven kunnen afzonderlijk of gegroepeerd per kaart en periode naar Elvy worden gestuurd;
- Bij gegroepeerde verwerking blijven de afzonderlijke uitgaven en bonnen zichtbaar.
In Elvy en de financiële administratie:
- Verantwoordingen doorlopen de bestaande goedkeuringsflow in Elvy;
- Na goedkeuring gaat de verantwoording vanuit Elvy door naar de financiële administratie;
- De kaarttransactie wordt apart vanuit SimpledCard aangeleverd en in de financiële administratie gematcht met de bijbehorende kostenboeking.
Over Elvy
Elvy automatiseert financieel-administratieve processen, waaronder factuurverwerking en goedkeuring. Met uitgebreide workflows en koppelingen met financiële en ERP-systemen sluit de software aan op de bestaande inrichting van je administratie.
SimpledCard levert zakelijke kaartuitgaven als verantwoording aan Elvy aan. Zo kunnen ook deze uitgaven binnen de bestaande financiële workflow worden gecontroleerd en verwerkt.
Wat onze klanten zeggen
Het goedkeuren van de facturen en de implementatie in Elvy gaat goed. De uitgaven in SimpledCard hoef je niet meer te beoordelen, deze zet je eenvoudig om naar een Elvy UBL export. Ook de bonnen worden ingelezen in Elvy, waardoor het hele proces een stuk eenvoudiger is.
Zo koppel je Elvy aan SimpledCard
- 1. Plan een demo
We laten zien hoe SimpledCard met Elvy samenwerkt, met jullie huidige financiële proces en goedkeuringsflow als uitgangspunt.
- 2. Word klant
Na contract en de wettelijke KYC-check richten we je omgeving in en bestel je kaarten voor je medewerkers.
- 3. Stem de Elvy-koppeling af
We bepalen samen hoe je SimpledCard-uitgaven aan Elvy wilt aanleveren: afzonderlijk of gegroepeerd per kaart en periode.
- 4. Richt samen de koppeling in
Tijdens de onboarding richten we de UBL-aanlevering in en controleren we of bonnen en financiële gegevens correct in Elvy binnenkomen. Daarna kunnen de uitgaven via jullie bestaande Elvy-proces worden behandeld.
Start vandaag met Elvy en SimpledCard
En ervaar hoe je de zakelijke uitgaven van betaling tot goedkeuring kan stroomlijnen.
Veelgestelde vragen
- Voor welke Elvy-klanten is dit interessant?
Voor organisaties waar medewerkers nu uitgaven voorschieten, en voor organisaties die met creditcards werken en maandelijks handmatig afletteren.
- Verandert er iets aan onze goedkeuringsflow?
Nee. SimpledCard-uitgaven doorlopen gewoon jullie bestaande goedkeuringsflow in Elvy. Er komt dus geen aparte flow bij.
- Wat kost de Elvy-koppeling?
De boekhoudkoppelingen zijn een betaalde add-on op je SimpledCard-pakket. Zo blijft het basispakket eenvoudig en betaal je alleen voor de koppeling die je gebruikt.
- Wanneer worden mijn kaarttransacties aangeleverd?
Alleen verwerkte (settled) transacties gaan door naar Elvy. Dit is om dubbele of voortijdige boekingen te voorkomen.
- Werkt dit ook voor tijdelijke of externe medewerkers?
Ja. Je activeert SimpledCard-betaalpassen per gebruiker, met eigen limieten en toegestane kostensoorten, zonder koppeling met HR.
- Hoe komen declaraties op de juiste kostenplaats?
Kostensoorten stel je per team in binnen SimpledCard. Deze gegevens neem je over bij het boeken in je boekhoudpakket.
- Kunnen we ook declaraties via Elvy laten goedkeuren?
Ja. Een declaratie komt net als een kaartuitgave met bon in Elvy binnen en doorloopt daar dezelfde goedkeuringsflow. Na goedkeuring betaal je van je zakelijke rekening het bedrag vanuit SimpledCard uit aan de medewerker.