Declaraties afhandelen in één minuut.
Medewerkers die even geen kaart bij zich hebben, schieten de uitgave voor en declareren die eenvoudig via de app. Zo heb je een uniform proces en geen losse systemen meer nodig. Stop met bonnen najagen en bespaar uren administratief werk.
Van bon tot terugbetaling in enkele stappen
Declaraties kosten tijd, leiden tot fouten en frustratie voor medewerkers én finance. Vaak lopen declaraties, kaartafschriften en betalingen via verschillende systemen. Met SimpledCard breng je automatisering en uniformiteit in het hele proces; van bon tot terugbetaling. Alles gekoppeld aan het juiste budget, direct vanuit één platform.
Wekelijks budget
€ 2000,-
Gemakkelijk indienen
Medewerkers gebruiken de mobiele app om een declaratie eenvoudig in te sturen en vullen meteen de verantwoording in.
Uniform goedkeuringsproces
Declaraties volgen dezelfde flow als kaartuitgaves. Bedrag wordt gekoppeld aan het juiste budget en kostensoort en volgens je eigen regels goedgekeurd.
Directe uitbetaling
Kies je voor een zakelijke bankrekening* dan initieer je de betaling van de onkostenvergoeding direct vanuit het SimpledCard platform. Geen gedoe met SEPA-bestanden meer.
Flexibele betaalopties voor je team
Niet iedere medewerker heeft altijd een kaart bij zich. Met de declaratie module van SimpledCard kunnen medewerkers kleine uitgaven voorschieten en makkelijk declareren. Dit gebeurt allemaal vanuit één platform. Zo krijg je een uniform proces voor alle uitgaven én hebben je medewerkers altijd passende betaalopties bij de hand.
Snelle terugbetalingen met volledige controle
Bonnen die weken blijven liggen, zorgen voor incomplete administratie aan het eind van de maand. Met SimpledCard fotografeert je medewerker de bon direct na aankoop en stuurt de declaratie in. Deze wordt meteen ter goedkeuring doorgestuurd aan de managers, volgens de door jou ingestelde regels. Kies je voor een zakelijke bankrekening via Adyen, dan kan je de uitbetaling na goedkeuring en IBAN-verificatie meteen vanuit het passende saldo in SimpledCard laten uitvoeren.Geen gedoe meer met SEPA-bestanden of extra werk in je crediteuren administratie.
Wat onze klanten zeggen
Dankzij SimpledCard hebben we ons uitgavenbeheer volledig onder controle gekregen. De realtime inzichten en automatische goedkeuringen besparen ons dagelijks veel tijd en zorgen voor transparantie binnen ons team.
Alle teams hebben nu betaalkaarten om uitgaven te kunnen doen. Budgetten kunnen desgewenst worden aangepast. Al het contante geld is inmiddels van de vloer verdwenen. Zelfsturende teams kunnen moeiteloos uit de voeten met SimpledCard.
De zorgteams verantwoorden de uitgaven via de app waardoor we niet meer handmatig honderden excel sheets hoeven in te voeren. We kunnen de uitgaven realtime controleren en zonodig ingrijpen.
Declaraties vinden nu altijd digitaal plaats. We zijn een dag later bij met het verwerken van de kosten op projectniveau. Het stuwmeer aan voorschotten en bonnen is dankzij SimpledCard opgedroogd.
Hoe het werkt?
- 1. Maak een foto van de bon
Fotografeer de bon direct na aankoop via de SimpledCard app. Met de app voeg je eenvoudig bedrag, datum, BTW en een beschrijving toe. Bevestig de gegevens, voeg indien nodig je IBAN voor terugbetaling toe, en klaar in 30 seconden.
- 2. Koppel aan project of afdeling
Wijs de uitgave toe aan een project, afdeling of kostenplaats via een duidelijke dropdown. Het systeem vult categorieën vaak automatisch in op basis van eerdere keuzes. Één tik en de declaratie staat op de juiste plek voor rapportage.
- 3. Goedkeuring verloopt automatisch
De declaratie gaat automatisch naar de juiste goedkeurder volgens jouw ingestelde workflow. Die krijgt een push notificatie en keurt goed of wijst af via de app. Geen e-mails, geen handmatig doorsturen. Als medewerker zie je steeds in welke stap je aanvraag is.
- 4. Gemakkelijk uitbetalen
Na de goedkeuring worden kosten en betalingen via de synchronisatie automatisch in je boekhoudprogramma geboekt. Uitstaande betalingen komen in je Crediteuren administratie, van waaruit je ze verder kunt verwerken. Kies je voor een eigen zakelijke rekening via Adyen, dan kan je de uitbetaling na goedkeuring en IBAN-verificatie zelfs meteen vanuit het passende saldo in SimpledCard laten initiëren. Zo heb je geen gedoe meer met SEPA-bestanden meer en bespaar je je team heel wat werk.
- 5. Exporteer naar je boekhouding
Goedgekeurde en uitbetaalde declaraties exporteer je automatisch naar je boekhoudpakket zoals AFAS of Exact Online. Inclusief de foto van de bon, BTW-splitting en alle toewijzingen aan projecten of kostenplaatsen. Eén klik en alles staat correct in je administratie.
Begin vandaag nog met SimpledCard
Boek een demo en we bespreken jouw declaratieproces. Je ziet de app in actie, krijgt antwoord op al je vragen over uitbetalingen en integraties, en weet daarna precies hoeveel tijd SimpledCard je bespaart.
Finance teams over SimpledCard
Veelgestelde vragen
- Kunnen medewerkers declaraties indienen zonder SimpledCard kaart?
Ja, de declaratie module is bedoeld voor situaties waarin medewerkers geen kaart bij zich hebben. Ze fotograferen de bon via de app, vullen het bedrag en een korte toelichting in en versturen de declaratie. Zo handel je alle uitgaven af via één platform.
- Hoe werkt de directe uitbetaling van declaraties?
Voor de declaratie module heb je een zakelijke rekening via Adyen nodig. Na goedkeuring en IBAN-verificatie initieer je de uitbetaling direct vanuit SimpledCard. Het bedrag wordt overgemaakt naar de bankrekening van de medewerker. Zo heb je geen gedoe meer met SEPA-bestanden. Alles gebeurt vanuit het platform zonder extra systemen.
- Hoelang duurt het voordat een declaratie wordt uitbetaald?
Dit hangt af van je goedkeuringsworkflow. Zodra de declaratie is goedgekeurd en de IBAN is geverifieerd, kun je de betaling direct initiëren vanuit het SimpledCard platform. De medewerker ontvangt het geld met een instant payment in het SEPA gebied in seconden op zijn rekening. Geen wachttijden meer door administratieve vertragingen of periodieke betaalbatches.
- Kunnen medewerkers hun eigen IBAN opgeven voor terugbetaling?
Ja, medewerkers voegen hun IBAN toe bij het indienen van de declaratie. Deze wordt geverifieerd en opgeslagen voor toekomstige declaraties. Zo hoeven ze hun rekeningnummer niet steeds opnieuw in te vullen. Jij ziet als beheerder steeds naar welk rekeningnummer wordt uitbetaald.
- Wat gebeurt er als een declaratie wordt afgekeurd?
De medewerker ontvangt direct een melding via de app met de reden van afkeuring. Hij of zij kan de declaratie aanpassen en opnieuw indienen als dat nodig is. De volledige historie blijft bewaard in het systeem. Zo is voor iedereen duidelijk waarom een declaratie wel of niet is goedgekeurd.
- Kan ik limieten of regels instellen voor declaraties?
Ja, je stelt per medewerker of team in wat het maximale declaratiebedrag is. Ook bepaal je wie goedkeuren of meerstaps goedkeuring nodig is. Declaraties die buiten de regels vallen, worden automatisch gemarkeerd. Zo behoud je controle zonder elke declaratie handmatig te hoeven checken.
Jouw platform voor
overzichtelijk uitgavenbeheer
Geef je team betaalkaarten die je zelf beheert
Fysieke en virtuele kaarten die je direct uitgeeft aan medewerkers of teams. Vervang voorschotten, contant geld en losse creditcards met één geïntegreerde oplossing.
Betaal leveranciers zonder gedoe, met volledige controle
Upload de factuur, keur deze goed volgens jouw workflow en initieer de betaling via één transparante flow.
Een zakelijke rekening die gewoon werkt
Kies voor één of meerdere Nederlandse IBAN’s geleverd door Adyen, gekoppeld aan al je kaarten en betaalstromen. Eenvoudig beheer zonder complexe multi-account structuren die verwarring opleveren.
Jouw centrale platform voor kaart- en uitgavenbeheer
Volledige controle over limieten, toegestane categorieën en budgetten per medewerker, team of project. Stel regels in en laat het systeem ze handhaven.
Van bon tot declaratie. Waar je ook bent
Medewerkers regelen onderweg hun uitgaven, terwijl het finance team alles centraal beheert. Voor iOS en Android.
Goedkeuringsregels die passen bij jouw organisatie
Van eenvoudige één-staps goedkeuring tot meerstapsgoedkeuring met zoveel controleurs als je organisatie nodig heeft. Configureer het één keer en laat het systeem de rest doen.
Altijd actueel inzicht in je zakelijke uitgaven
Zie direct waar budgetten staan en welke uitgaven nog openstaan. Geen verrassing meer bij de maandafsluiting, maar volledige transparantie.
Koppel je systemen en automatiseer je administratie
Werkt naadloos met Nederlandse boekhoudpakketten zoals AFAS en Exact Online. Transacties synchroniseren automatisch met de juiste grootboekrekeningen.