Jouw centrale platform voor kaart- en uitgavenbeheer.
Het Card Management Systeem is je centrale werkplek. Hier geef je direct kaarten uit, stel je limieten in en krijg je realtime overzicht van alle transacties. Alles wat je nodig hebt om uitgaven te beheren, op één plek.
Self-service card management zonder tussenkomst van je bank
Via je bank duurt het dagen om kaarten aan te vragen of limieten aan te passen. En als er iets geregeld moet worden, ben je afhankelijk van hun kantooruren. Met SimpledCard regel je het zelf: geef binnen minuten kaarten uit, pas direct limieten aan en monitor alle transacties in real time. Volledige controle met een duidelijke audit trail.
Wekelijks budget
€ 2000,-
Directe uitgifte via webapp
Geef binnen minuten nieuwe betaalkaarten uit aan medewerkers, teams of projecten. Self-service, zonder tussenkomst van de bank.
Controle over budgetten en regels
Wijs rollen toe, stel uitgavenlimieten in, en specificeer alle relevante BTW-tarieven, kostensoorten, en projectcodes.
Realtime overzicht en audit trail
Zie alle transacties direct, ontvang alerts bij afwijkingen en beschik over de audithistorie. Controle zonder micromanagement.
Geef zelf direct kaarten uit
Geen wachttijden bij banken meer. Activeer een kaart in de webapp en koppel deze aan een medewerker, team of project. Fysieke kaarten geef je uit vanuit je voorraad, virtuele kaarten verschijnen meteen in de app. Houdt steeds het overzicht wie welk betaalmiddel gebruikt, zo blijf je altijd in controle.
Koppel direct met je boekhoudproces
Specificeer alle relevante BTW-tarieven, kostensoorten, kostenplaatsen en projectcodes en bepaal welke selectie ieder team kan gebruiken. Zo verminder je de kans op fouten en zorg je ervoor dat uitgaven altijd de juiste kostenallocatie krijgen. In het Card Management Systeem bepaal je voor iedere gebruiker, op basis van de rol die past bij de workflow van je organisatie, welke rechten je toewijst.
Beheer limieten en monitor uitgaven in real time
Per kaart, team of locatie stel je limieten in en blokkeer je ongewenste categorieën zoals geldautomaten of casino’s. Monitor alle transacties in real time. Ontvang push-notificaties bij uitgaven en blokkeer verdachte kaarten direct. Filter op periode of categorie en exporteer data met één klik naar je boekhoudpakket.
Wat onze klanten zeggen
Dankzij SimpledCard hebben we ons uitgavenbeheer volledig onder controle gekregen. De realtime inzichten en automatische goedkeuringen besparen ons dagelijks veel tijd en zorgen voor transparantie binnen ons team.
Alle teams hebben nu betaalkaarten om uitgaven te kunnen doen. Budgetten kunnen desgewenst worden aangepast. Al het contante geld is inmiddels van de vloer verdwenen. Zelfsturende teams kunnen moeiteloos uit de voeten met SimpledCard.
De zorgteams verantwoorden de uitgaven via de app waardoor we niet meer handmatig honderden excel sheets hoeven in te voeren. We kunnen de uitgaven realtime controleren en zonodig ingrijpen.
Declaraties vinden nu altijd digitaal plaats. We zijn een dag later bij met het verwerken van de kosten op projectniveau. Het stuwmeer aan voorschotten en bonnen is dankzij SimpledCard opgedroogd.
Hoe het werkt?
- 1. Maak een gebruiker aan
Log in op de webapp en klik op “Nieuwe gebruiker”. Kies welke rol de medewerker krijgt en welke betaalmiddelen hij of zij kan gebruiken. Je stelt het budget in (per dag, week of maand) en bepaalt waar de kaart gebruikt mag worden. Indien nodig blokkeer je categorieën zoals tankstations of geldautomaten. Als je de medewerker geen kaart wilt uitgeven, kun je hem of haar ook alleen declaratie-rechten geven.
- 2. Deel het betaalmiddel uit aan de medewerker
Zodra je de kaart hebt gekoppeld in de webapp, deel je deze uit aan de medewerker. Fysieke kaarten geef je uit je voorraad, virtuele kaarten verschijnen meteen in de mobile app. De medewerker activeert de kaart zelf en ontvangt de pincode via de app.
- 3. Monitor transacties en ontvang alerts
Elke uitgave verschijnt in je dashboard, waar je kunt filteren op medewerker, team, periode of categorie. Je ontvangt push-notificaties bij transacties boven een bepaald bedrag of bij budgetoverschrijdingen, en controleert via de webapp of alle uitgaven de juiste bon en toelichting hebben. Je beschikt altijd over een volledige audit trail.
- 4. Pas budgetten en rechten direct aan
Wanneer een groot project meer budget nodig heeft, verhoog je limiet met één klik. Tijdens vakanties blokkeer je kaarten tijdelijk, en bij uitdiensttreding trek je de kaart in en verdeel je het budget over andere kaarten. Kaarten kun je eenvoudig voor nieuwe medewerkers hergebruiken. Alle wijzigingen voer je zelf uit, zonder ticket of telefoontje.
Klaar om zelf je betaalmiddelen te beheren?
Zie in een demo hoe je binnen minuten kaarten uitgeeft, limieten instelt en alle uitgaven in real time monitort. Zonder tussenkomst van de bank.
Finance teams over SimpledCard
Veelgestelde vragen
- Wie kan het Card Management Systeem gebruiken?
Het Card Management Systeem is bedoeld voor finance teams, controllers en managers die verantwoordelijk zijn voor uitgavenbeheer. Je bepaalt zelf wie toegang krijgt en welke rol iemand heeft. Medewerkers kunnen ook inloggen op de webapp om bonnen te uploaden of hun uitgaven in te zien. De mobiele app biedt daarnaast extra gemak voor onderweg.
- Welke rollen kan ik instellen en wat betekenen die?
Je wijst rollen toe aan gebruikers op basis van wat ze mogen doen in het platform. Denk aan rollen zoals beheerder, goedkeurder of gebruiker. Elke rol heeft specifieke rechten, zoals kaarten uitgeven, budgetten aanpassen of alleen transacties bekijken. Zo bepaal je precies wie wat kan in het systeem.
- Hoe pas ik limieten aan wanneer dat nodig is?
Je past limieten aan met enkele klikken in de webapp. Selecteer de kaart, wijzig het dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse budget en bevestig. De nieuwe limiet is direct actief. Dit doe je wanneer projecten meer budget nodig hebben of wanneer je tijdelijk limieten wilt verlagen.
- Kan ik kaarten tijdelijk blokkeren zonder ze te deactiveren?
Ja, je blokkeert kaarten tijdelijk via de webapp of mobiele app. Dit is handig tijdens vakanties of wanneer een medewerker tijdelijk geen uitgaven hoeft te doen. Je deblokkert de kaart weer wanneer dat nodig is. Het saldo en alle instellingen blijven behouden.
- Hoe stel ik BTW-tarieven, kostensoorten en projectcodes in?
Je configureert je volledige boekhoudstructuur eenmalig in de webapp. Voeg je BTW-tarieven, kostensoorten en projectcodes toe zoals je die in je boekhouding gebruikt. Bepaal per team welke selectie beschikbaar is. Medewerkers kiezen dan uit de juiste opties, wat fouten voorkomt en zorgt voor correcte kostenallocatie.
- Kan ik transacties filteren per team of periode?
Ja, je filtert transacties op medewerker, team, periode, categorie of project. Selecteer de filters die je nodig hebt en het systeem toont alleen relevante transacties. Exporteer vervolgens de gefilterde data met één klik naar Excel of je boekhoudpakket.
- Kan ik kaarten hergebruiken voor nieuwe medewerkers?
Ja, wanneer een medewerker vertrekt, koppel je de kaart los en wijs je deze toe aan een nieuwe medewerker. Het saldo en de instellingen pas je aan naar de nieuwe functie. De kaart hoeft niet vervangen te worden. Dit bespaart tijd en voorkomt dat je ongebruikte kaarten in voorraad hebt.
- Hoe krijg ik toegang tot de volledige audit trail?
De audit trail is automatisch beschikbaar in de webapp. Je ziet wie welke kaart wanneer heeft gebruikt, wie heeft goedgekeurd en welke wijzigingen zijn doorgevoerd. Filter op periode of gebruiker om specifieke informatie te vinden. Deze historie is essentieel voor audits en compliance.
Jouw platform voor
overzichtelijk uitgavenbeheer
Geef je team betaalkaarten die je zelf beheert
Fysieke en virtuele kaarten die je direct uitgeeft aan medewerkers of teams. Vervang voorschotten, contant geld en losse creditcards met één geïntegreerde oplossing.
Declaraties afhandelen in één minuut
Medewerkers fotograferen de bon en voegen een korte toelichting toe. Declaraties verwerken in één minuut, zonder papierwerk of administratieve rompslomp.
Betaal leveranciers zonder gedoe, met volledige controle
Upload de factuur, keur deze goed volgens jouw workflow en initieer de betaling via één transparante flow.
Een zakelijke rekening die gewoon werkt
Kies voor één of meerdere Nederlandse IBAN’s geleverd door Adyen, gekoppeld aan al je kaarten en betaalstromen. Eenvoudig beheer zonder complexe multi-account structuren die verwarring opleveren.
Van bon tot declaratie. Waar je ook bent
Medewerkers regelen onderweg hun uitgaven, terwijl het finance team alles centraal beheert. Voor iOS en Android.
Goedkeuringsregels die passen bij jouw organisatie
Van eenvoudige één-staps goedkeuring tot meerstapsgoedkeuring met zoveel controleurs als je organisatie nodig heeft. Configureer het één keer en laat het systeem de rest doen.
Altijd actueel inzicht in je zakelijke uitgaven
Zie direct waar budgetten staan en welke uitgaven nog openstaan. Geen verrassing meer bij de maandafsluiting, maar volledige transparantie.
Koppel je systemen en automatiseer je administratie
Werkt naadloos met Nederlandse boekhoudpakketten zoals AFAS en Exact Online. Transacties synchroniseren automatisch met de juiste grootboekrekeningen.