Ausgabenmanagement im Modegroßhandel

Wie sieht die Bezahlungslösung für Angestellte in der Modeindustrie aus?

Die gut besuchte Modemesse Modefabriek im Amsterdamer RAI zeigt einmal mehr, dass der Groß- und Einzelhandel lebendig und erfolgreich ist. SimpledCard weiß, dass jede Branche ihre eigenen Herausforderungen im Bereich Spesenmanagement und Mitarbeiterabrechnung hat. Lesen Sie hier, wie Sie das Spesenmanagement in der Modebranche richtig einrichten.

Hochsaison für Anmeldungen in der Modebranche

Die Finanzabteilung eines Modegroßhändlers steht vor besonderen Herausforderungen in Bezug auf die Verwaltung der Ausgaben und der Ausgaben der Mitarbeiter. Im Laufe des Jahres fallen bei zahlreichen Mitarbeitern im In- und Ausland Ausgaben an.
In der Hochsaison sind alle Hände voll zu tun, um zu verhindern, dass dies in ein Verwaltungschaos ausartet.

Ausgaben auf Departement-Ebene

Zur Deckung der Ausgaben der Mitarbeiter in der Modebranche wird auf Abteilungsebene eine Kombination aus Firmenkreditkarten, Debitkarten und Bargeld verwendet.
Bargeld wird verwendet, wenn kleine Ausgaben vor Ort getätigt werden müssen. Oder wenn es Orte gibt, an denen Kreditkarten oder anonyme Business-Debitkarten nicht immer akzeptiert werden. Denken Sie an die (internationalen) Messen, Shootings und andere Modeproduktionen vor Ort, die von der Marketingabteilung organisiert werden.

Einkäufer und Verkäufer auf der Straße

Einkäufer, Designer und Stylisten reisen mit Firmenkreditkarten und Bargeld um die Welt, um sich inspirieren zu lassen und Stoffe und Muster zu kaufen, aber auch um Produktionsländer zu besuchen.
Dann gibt es noch die (internationalen) Vertriebsmitarbeiter, die Kunden, Interessenten und Vertreter oder Büros im Ausland besuchen. Alle buchen Flugtickets, Mietwagen und Hotels. Und schließlich gibt es im Büro immer Debitkarten, Kreditkarten und Bargeld für Dinge wie Büromaterial und Werbung in den sozialen Medien.

Wenn das Bargeld nicht ausreicht, schießt der Mitarbeiter es vor. Nachdem er ein ganzes Verwaltungspaket ausgefüllt hat, erhält er das Geld auf sein Konto zurück.

Ausgabenmanagement im Trend: Betrug lauert

Am Monatsende ist es für die Finanzabteilung ein ziemliches Geduldsspiel, die Kreditkartentransaktionen zu verstehen, die Belege zu sortieren und sie manuell zu erfassen. Auch die Mitarbeiter benötigen viel Zeit, um Belege zu sammeln und Formulare auszufüllen.
Kreditkarten werden nur wenigen Personen zugeteilt, da der Erwerb von Kreditkarten mit einem gewissen Aufwand verbunden ist. Die Realität sieht jedoch so aus, dass PIN-fähige Kreditkarten untereinander verliehen werden und die Portokasse am Ende des Monats nicht immer stimmt.
Es mangelt an Überblick und Kontrolle, und es lauert Betrug. Die Verwaltung der Ausgaben wird so jeden Monat zu einer Herausforderung.

Eine Vorauszahlung ist nicht mehr erforderlich

Mit SimpledCard gibt ein Unternehmen eigene, bankenunabhängige Debit- und Kreditkarten aus und weist sie Mitarbeitern oder Teams zu. Die Prepaid-Karten haben eine weltweite Abdeckung und werden international akzeptiert. Vorauszahlungen sind nicht mehr notwendig.
Die Finanzabteilung legt dann das Ausgabenlimit pro Mitarbeiter, Team, Abteilung oder Filiale fest. Zu diesem Zweck wird das Kartenmanagementsystem von SimpledCard eingesetzt. Das Guthaben auf den Karten kann manuell oder periodisch aufgefüllt werden. Sollte einem Mitarbeiter im Ausland das Geld ausgehen, weil bestimmte Ausgaben das Kartenguthaben übersteigen, kann der Finanzleiter das Kartenguthaben in Echtzeit per Knopfdruck aufstocken.

Klare Kostenstellen und Projektnummern

Nach einer Transaktion erhält der Karteninhaber eine Benachrichtigung, um den Beleg mit der Transaktion über die Fotofunktion in der App zu verknüpfen und eine Kostenstellen- oder Projektnummer einzugeben.
Alle Transaktionen und Belege werden automatisch verknüpft und können sowohl vom Karteninhaber als auch vom Administrator online eingesehen werden. Die Finanzabteilung kann die Transaktionen prüfen und sie bei Bedarf ablehnen oder genehmigen. Damit entfällt der Verwaltungsaufwand und alle Abteilungen können sich wieder auf das konzentrieren, was sie am besten können.
Der Finanzmanager hat letztlich mehr Zeit, sich mit komplexen Entwicklungen im Unternehmen zu befassen.
Sind Sie neugierig, was SimpledCard für Ihr Unternehmen tun kann?
Wenden Sie sich an einen unserer Experten, der Ihnen hilft, die richtige Art der Ausgabenverwaltung für die Mode zu implementieren.