Eine Anbindung an AFAS, der einwandfrei funktioniert

Das Christiaan Huygens College ist die Dachorganisation für unsere drei Schulen in Eindhoven. Schüler, Eltern und Mitarbeiter bilden gemeinsam die Schule. Die drei Schulen sind unterschiedlich und jede Schule steuert ihren eigenen Kurs innerhalb der Identität des Christiaan Huygens College. Es gibt Raum für alle Mitarbeiter, Dinge ‘anders’ zu machen und Wissen zu teilen. Dies gab dem Finanzteam die Freiheit, das gesamte Zahlungs- und Spesenabrechnungsverfahren für die Mitarbeiter neu zu gestalten. Der Anstoß für den Einsatz der SimpledCard-Karte war die Tatsache, dass Vorschüsse für Aufsichtspersonen und Lehrkräfte gewährt wurden. In den Unterrichtsabteilungen wurden die Einkäufe von den Lehrern getätigt. Denken Sie zum Beispiel an Büromaterialien. Aber auch für Ausflüge, Austauschprogramme und gelegentliche Aktivitäten wie Betriebsausflüge wurden Vorschüsse gewährt. Dies geschah in Form von Überweisungen auf ein Privatkonto oder manchmal einfach in bar.

Von Anfang an entschied man sich dafür, die in SimpledCard vorgenommenen Mutationen fast vollautomatisch in AFAS Profit einzulesen. Bei der Verwendung der Standardberichte musste man zuerst etwas unternehmen, um die Transaktionen einzulesen. Für interne und externe Revisionen braucht man einfach eine komplette Übersicht, inklusive der Belege. Dieser vollständige Bericht ist für die meisten Buchhalter ein Muss. Mit der Installation der API erfolgt dies nun völlig automatisch. “Es genügt, eine Anwendung innerhalb von SimpledCard zu starten, und alles, einschließlich der Belege, wird ohne weiteres Zutun in AFAS Profit eingelesen. Das ist wirklich ein Gewinnmoment”, sagt Martien Schmitz.

AFAS Profit ist ein fortschrittliches System, das für viele Organisationen anders aufgebaut ist. “SimpledCard hatte ein offenes Ohr und dachte mit uns über die Verbesserungen nach, die wir für notwendig hielten. Einige Dinge, die wir angedeutet haben und die wir anders einrichten wollten, haben sie fachmännisch umgesetzt”, sagt Implementierungspartner Maarten van Dril.