Spesenabrechnungen in wenigen Minuten erledigen.
Mitarbeiter, die gerade keine Karte dabei haben, strecken die Ausgabe vor und rechnen sie einfach über die App ab. So haben Sie einen einheitlichen Prozess und benötigen keine separaten Systeme mehr. Schluss mit der Suche nach Belegen und sparen Sie Stunden an Verwaltungsarbeit.
In wenigen Schritten vom Beleg zur Rückerstattung
Spesenabrechnungen sind zeitaufwendig, führen zu Fehlern und frustrieren sowohl Mitarbeiter als auch die Finanzabteilung. Oftmals werden Spesenabrechnungen, Kartenabrechnungen und Zahlungen über verschiedene Systeme abgewickelt. Mit SimpledCard automatisieren und vereinheitlichen Sie den gesamten Prozess, vom Beleg bis zur Rückerstattung. Alles ist direkt über eine einzige Plattform mit dem richtigen Budget verknüpft.
Wöchentliches Budget
€ 2000,-
Einfache Einreichung
Mitarbeiter nutzen die mobile App, um ganz einfach ihre Auslagen einzureichen und füllen direkt die Spesenabrechnung aus.
Einheitliches Genehmigungsverfahren
Spesenabrechnungen folgen dem gleichen Ablauf wie Kartenausgaben. Der Betrag wird dem richtigen Budget und der richtigen Kostenart zugeordnet und gemäß Ihren eigenen Regeln genehmigt.
Direkte Auszahlung
Wenn Sie sich für ein Geschäftskonto* entscheiden, veranlassen Sie die Zahlung von Spesenerstattungen direkt über die SimpledCard-Plattform. Kein Ärger mehr mit SEPA-Dateien.
Flexible Zahlungsmöglichkeiten für Ihr Team
Nicht jeder Mitarbeiter hat immer eine Karte dabei. Mit dem Abrechnungsmodul von SimpledCard können die Mitarbeiter kleine Ausgaben vorstrecken und einfach abrechnen. Das alles geschieht über eine einzige Plattform. So erhalten Sie einen einheitlichen Prozess für alle Ausgaben und Ihre Mitarbeiter haben immer die passenden Zahlungsmöglichkeiten zur Hand.
Schnelle Rückzahlungen bei voller Kontrolle
Quittungen, die wochenlang herumliegen, führen zu unvollständigen Belegen am Ende des Monats. Mit SimpledCard fotografiert Ihr Mitarbeiter die Quittung sofort nach dem Kauf und reicht den Antrag ein. Dieser wird sofort an die Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet, gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln. Wenn Sie sich für ein Geschäftskonto über Adyen entscheiden, können Sie die Zahlung nach Freigabe und IBAN-Prüfung sofort aus dem entsprechenden Guthaben in SimpledCard vornehmen lassen - kein Ärger mehr mit SEPA-Dateien und kein Mehraufwand in der Kreditorenverwaltung.
Was unsere Kunden sagen
Dank SimpledCard haben wir die volle Kontrolle über unser Ausgabenmanagement übernommen. Die Einblicke in Echtzeit und die automatischen Genehmigungen sparen uns jeden Tag viel Zeit und sorgen für Transparenz in unserem Team.
Alle Teams haben jetzt Zahlungskarten, um Ausgaben zu tätigen. Die Budgets können bei Bedarf angepasst werden. Sämtliches Bargeld ist nun aus den Büros verschwunden. Selbstverwaltete Teams können mühelos mit SimpledCard arbeiten.
Die Pflegeteams rechnen die Ausgaben über die App ab, so dass wir nicht mehr Hunderte von Excel-Tabellen manuell eingeben müssen. Wir können die Ausgaben in Echtzeit überwachen und bei Bedarf eingreifen.
Die Abrechnungen erfolgen jetzt immer digital. Wir sind mit der Bearbeitung der Ausgaben auf Projektebene einen Tag später auf dem neuesten Stand. Das Reservoir an Vorschüssen und Quittungen ist dank der SimpledCard ausgetrocknet.
Wie es funktioniert.
- 1. Machen Sie ein Foto des Belegs
Fotografieren Sie den Beleg direkt nach dem Kauf mit der SimpledCard-App. Mit der App können Sie ganz einfach den Betrag, das Datum, die Umsatzsteuer und eine Beschreibung hinzufügen. Bestätigen Sie die Daten, fügen Sie gegebenenfalls Ihre IBAN für die Rückerstattung hinzu, und in 30 Sekunden sind Sie fertig.
- 2. Zu Projekt oder Abteilung zuordnen
Weisen Sie die Ausgabe über ein übersichtliches Dropdown-Menü einem Projekt, einer Abteilung oder einer Kostenstelle zu. Das System füllt Kategorien häufig automatisch auf der Grundlage früherer Ausgaben aus. Ein Klick genügt, und die Abrechnung befindet sich an der richtigen Stelle für die Berichterstattung.
- 3. Die Genehmigung erfolgt automatisch
Die Spesenabrechnung wird automatisch an den richtigen Genehmiger gemäß Ihrem festgelegten Workflow weitergeleitet. Dieser erhält eine Push-Benachrichtigung und genehmigt oder lehnt die Abrechnung über die App ab. Keine E-Mails, kein manuelles Weiterleiten. Als Mitarbeiter sehen Sie jederzeit, in welchem Schritt sich Ihr Erstattungsantrag befindet.
- 4. Einfache Auszahlung
Nach der Genehmigung werden die Ausgaben und Zahlungen über die Synchronisation automatisch in Ihrem Buchhaltungsprogramm verbucht. Ausstehende Zahlungen gelangen in Ihre Kreditorenbuchhaltung, von wo aus Sie sie weiter bearbeiten können. Wenn Sie Ihr eigenes Geschäftskonto über Adyen wählen, können Sie nach Freigabe und IBAN-Prüfung die Zahlung sogar sofort vom entsprechenden Guthaben in SimpledCard auslösen lassen. So müssen Sie sich nicht mehr mit SEPA-Dateien herumschlagen und ersparen Ihrem Team eine Menge Arbeit.
- 5. Zur Buchhaltung exportieren
Genehmigte und ausgezahlte Auslagen exportieren Sie automatisch in Ihr Buchhaltungspaket wie AFAS oder DATEV. Einschließlich des Fotos des Belegs, der Mehrwertsteueraufteilung und aller Zuordnungen zu Projekten oder Kostenstellen. Ein Klick und alles ist korrekt in Ihrer Buchhaltung erfasst.
Starten Sie noch heute mit SimpledCard
Buchen Sie eine Demo und wir besprechen Ihren Spesenabrechnungsprozess. Sie sehen die App in Aktion, erhalten Antworten auf alle Ihre Fragen zu Auszahlungen und Integrationen und wissen anschließend genau, wie viel Zeit Sie mit SimpledCard sparen.
Finanzteams über SimpledCard
Häufig gestellte Fragen
- Können Arbeitnehmer auch ohne SimpledCard-Karte Spesenabrechnungen einreichen?
Ja, das Spesenabrechnungsmodul ist für Situationen gedacht, in denen die Mitarbeiter keine Karte dabei haben. Sie fotografieren den Beleg über die App, geben den Betrag und eine kurze Erklärung ein und senden den Antrag ab. Auf diese Weise können Sie alle Ausgaben über eine Plattform abwickeln.
- Wie funktioniert die direkte Auszahlung von Auslagen?
Für das Rückzahlungsmodul benötigen Sie ein Geschäftskonto über Adyen. Nach Genehmigung und IBAN-Prüfung lösen Sie die Zahlung direkt aus SimpledCard aus. Der Betrag wird auf das Bankkonto des Mitarbeiters überwiesen. Sie müssen sich also nicht mehr mit SEPA-Dateien herumschlagen. Alles läuft über die Plattform, ohne zusätzliche Systeme.
- Wie lange dauert es, bis eine Spesenabrechnung ausgezahlt wird?
Dies hängt von Ihrem Genehmigungsprozess ab. Sobald der Antrag genehmigt und die IBAN verifiziert ist, können Sie die Zahlung direkt über die SimpledCard-Plattform veranlassen. Mit der Sofortzahlung im SEPA-Raum erhält der Mitarbeiter das Geld in Sekundenschnelle auf sein Konto. Keine Wartezeiten mehr aufgrund von administrativen Verzögerungen oder periodischen Zahlungsstapeln.
- Können Arbeitnehmer ihre eigene IBAN für die Erstattung angeben?
Ja, die Arbeitnehmer geben bei der Einreichung des Antrags ihre IBAN an. Diese wird überprüft und für künftige Anträge gespeichert. So müssen sie ihre Kontonummer nicht immer wieder neu eingeben. Als Verwalter sehen Sie immer, an welche Kontonummer die Zahlung erfolgt ist.
- Was geschieht, wenn ein Antrag abgelehnt wird?
Der Arbeitnehmer erhält über die App sofort eine Benachrichtigung mit dem Grund für die Ablehnung. Er kann den Antrag ändern und gegebenenfalls erneut einreichen. Die gesamte Historie wird im System gespeichert. So ist für jeden ersichtlich, warum ein Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
- Kann ich Limits oder Regeln für Spesenabrechnungen festlegen?
Ja, Sie legen den maximalen Ausgabebetrag pro Mitarbeiter oder Team fest. Sie bestimmen auch, wer genehmigt oder eine mehrstufige Genehmigung benötigt. Anträge, die nicht den Regeln entsprechen, werden automatisch gekennzeichnet. So behalten Sie die Kontrolle, ohne jeden Anspruch manuell prüfen zu müssen.
Ihre Plattform für
transparente Ausgabenverwaltung
Geben Sie Ihrem Team Zahlungskarten aus, die Sie selbst verwalten
Physische und virtuelle Karten, die Sie direkt an Mitarbeiter oder Teams ausgeben. Ersetzen Sie Vorschüsse, Bargeld und lose Kreditkarten durch eine integrierte Lösung.
Bezahlen Sie Lieferanten ohne Probleme und mit voller Kontrolle
Laden Sie die Rechnung hoch, genehmigen Sie sie gemäß Ihrem Arbeitsablauf und leiten Sie die Zahlung in einem einzigen transparenten Ablauf ein.
Ein Geschäftskonto, das einfach funktioniert
Wählen Sie eine oder mehrere niederländische IBANs von Adyen, die mit all Ihren Karten und Zahlungsströmen verknüpft sind. Einfache Verwaltung ohne komplexe Mehrfachkontenstrukturen, die Verwirrung stiften.
Ihre zentrale Plattform für Karten- und Spesenmanagement
Volle Kontrolle über Limits, erlaubte Kategorien und Budgets pro Mitarbeiter, Team oder Projekt. Legen Sie Regeln fest und lassen Sie das System diese durchsetzen.
Vom Beleg bis zur Abrechnung. Wo auch immer Sie sind
Die Mitarbeiter organisieren ihre Ausgaben unterwegs, während das Finanzteam alles zentral verwaltet. Für iOS und Android.
Genehmigungsregeln, die zu Ihrer Organisation passen
Von der einfachen einstufigen Genehmigung bis zur mehrstufigen Genehmigung mit so vielen Kontrolleuren, wie Ihr Unternehmen benötigt. Konfigurieren Sie es einmal und lassen Sie das System den Rest erledigen.
Stets aktueller Einblick in Ihre Geschäftsausgaben
Sie sehen sofort, wo die Budgets stehen und welche Ausgaben noch offen sind. Keine Überraschungen mehr am Monatsende, sondern volle Transparenz.
Verknüpfen Sie Ihre Systeme und automatisieren Sie Ihre Verwaltung
Funktioniert nahtlos mit Buchhaltungspaketen wie DATEV und Exact Online. Die Transaktionen werden automatisch mit den richtigen Hauptbuchkonten synchronisiert.