Bezahlen Sie Lieferanten ohne Probleme und mit voller Kontrolle.
Laden Sie die Rechnung hoch, genehmigen Sie sie nach Ihren Regeln und veranlassen Sie die Zahlung direkt über die Plattform. Alles in einem Ablauf mit automatischer Verknüpfung zu Ihrem Buchhaltungspaket.
Einmalige Rechnungen in einem integrierten Ablauf bezahlen
Die Bearbeitung einmaliger Rechnungen kostet Sie heute zu viel Zeit: Herausfinden, wer den Auftrag erteilt hat, Warten auf eine korrekte Rechnung, Einholen der Genehmigung, manuelles Buchen und dann Auszahlen. Mit SimpledCard lädt Ihr Mitarbeiter die Rechnung hoch, veranlasst die Genehmigung nach Ihrem Workflow und löst die Zahlung direkt aus dem Teambudget aus. Alle Schritte laufen automatisch in Ihrer Verwaltung ab und Sie sehen in Echtzeit, wo jede Rechnung steht.
Wöchentliches Budget
€ 2000,-
Von der Rechnung bis zur Zahlung in einem Fluss
Laden Sie die Rechnung hoch, genehmigen Sie sie nach Ihren Regeln und veranlassen Sie die Zahlung direkt über die Plattform. Alle Schritte werden automatisch mit Ihrer Buchhaltung verknüpft.
Volle Kontrolle mit Ihren eigenen Genehmigungsregeln
Legen Sie selbst fest, wer Rechnungen genehmigt, setzen Sie Betragslimits fest und konfigurieren Sie eine mehrstufige Genehmigung für größere Ausgaben. So weiß jeder, woran er ist.
Automatische Verarbeitung in Ihrem Buchhaltungssystem
Jede bezahlte Rechnung wird automatisch mit dem richtigen Hauptbuchkonto, der richtigen Kostenstelle und der richtigen Aufteilung der Mehrwertsteuer an Ihr Buchhaltungspaket weitergeleitet. Keine doppelte Arbeit.
Rechnungen hochladen und an den zuständigen Genehmiger senden
Laden Sie die Rechnung in der Web-App hoch. Geben Sie den Betrag, den Lieferanten und das Rechnungsdatum ein, und wählen Sie die Kostenart und die Kostenstelle oder das Projekt. Entsprechend Ihrer Genehmigungsregeln geht die Rechnung automatisch an die richtige Person, die sie direkt über die App genehmigen kann. Mit der mehrstufigen Freigabe weiß jeder genau, wo sich die Rechnung befindet und was noch offen ist.
Mit einem Klick bezahlen und die volle Kontrolle behalten
Wenn Sie sich für ein Geschäftskonto über Adyen entscheiden, können Sie die Auszahlung nach Genehmigung und IBAN-Prüfung sofort vom entsprechenden Guthaben in SimpledCard veranlassen. Kein Ärger mehr mit SEPA-Dateien oder zusätzliche Arbeit in Ihrer Kreditorenbuchhaltung. In Ihrem Dashboard können Sie sehen, welche Rechnungen offen, ausstehend oder bezahlt sind, mit einem vollständigen Prüfpfad für alle Aktionen und beteiligten Personen.
Was unsere Kunden sagen
Dank SimpledCard haben wir die volle Kontrolle über unser Ausgabenmanagement übernommen. Die Einblicke in Echtzeit und die automatischen Genehmigungen sparen uns jeden Tag viel Zeit und sorgen für Transparenz in unserem Team.
Alle Teams haben jetzt Zahlungskarten, um Ausgaben zu tätigen. Die Budgets können bei Bedarf angepasst werden. Sämtliches Bargeld ist nun aus den Büros verschwunden. Selbstverwaltete Teams können mühelos mit SimpledCard arbeiten.
Die Pflegeteams rechnen die Ausgaben über die App ab, so dass wir nicht mehr Hunderte von Excel-Tabellen manuell eingeben müssen. Wir können die Ausgaben in Echtzeit überwachen und bei Bedarf eingreifen.
Die Abrechnungen erfolgen jetzt immer digital. Wir sind mit der Bearbeitung der Ausgaben auf Projektebene einen Tag später auf dem neuesten Stand. Das Reservoir an Vorschüssen und Quittungen ist dank der SimpledCard ausgetrocknet.
Wie es funktioniert.
- 1. Laden Sie die Rechnung in der Web-App hoch
Sie erhalten eine Rechnung von einem Lieferanten und laden diese in SimpledCard hoch. Das System liest automatisch den Betrag, den Lieferanten, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum aus, woraufhin Sie bei Bedarf die Kostenstelle oder das Projekt hinzufügen können. Wenn die Rechnung unklar ist oder Daten fehlen, werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie sie manuell vervollständigen müssen, bevor die Rechnung bearbeitet wird.
- 2. Die Genehmigung erfolgt automatisch nach Ihren Regeln
Anhand des Betrags und der Kostenstelle sendet SimpledCard die Rechnung an den richtigen Genehmiger, der eine Benachrichtigung per E-Mail oder in der mobilen App erhält. Der Freigeber sieht die Rechnung mit allen relevanten Informationen und kann sie direkt freigeben oder ablehnen, eventuell mit einem Kommentar warum. Bei mehrstufigen Genehmigungen wird die Rechnung nach der ersten Unterschrift automatisch an die nächste Person weitergeleitet, bis alle erforderlichen Zustimmungen vorliegen.
- 3. Die Zahlung wird vorgenommen und erfasst
Wenn Sie sich für ein Geschäftskonto über Adyen entscheiden, können Sie die Zahlung nach Freigabe und IBAN-Prüfung sofort vom entsprechenden Guthaben in SimpledCard auslösen. Nach Freigabe der Rechnung lösen Sie die Zahlung in der Web-App aus, woraufhin Adyen den Betrag an den Lieferanten überweist. Sie erhalten eine Bestätigung, sobald das Geld überwiesen wurde, und die Zahlung wird automatisch an Ihr Buchhaltungspaket mit dem richtigen Hauptbuchkonto und der richtigen Kostenstelle gesendet. In Ihrem Dashboard sehen Sie den Status jeder Rechnung, vom Eingang bis zur Zahlung, mit vollständigem Audit-Trail aller Aktionen und Beteiligten.
- 4. Überwachung der ausstehenden Verbindlichkeiten und des Cashflows
Im System sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen fällig sind und wann sie ablaufen. So können Sie Ihren Cashflow planen und verpassen nie ein Fälligkeitsdatum. Sie können nach Lieferanten, Zeitraum oder Kostenstelle filtern und Übersichten mit einem einzigen Klick nach Excel oder in Ihr BI-Tool exportieren. Für das Finanzteam bedeutet dies, dass es nie wieder Zeit damit vergeuden muss, Rechnungen zu suchen oder ausstehende Posten manuell zu verfolgen.
Möchten Sie sehen, wie einfach das Bezahlen von Rechnungen sein kann?
Buchen Sie eine Demo und entdecken Sie, wie Sie Rechnungen in einem einzigen integrierten Ablauf hochladen, genehmigen und die Zahlung veranlassen können. Ohne manuelles Abtippen, ohne Suche in E-Mail-Postfächern und mit vollständiger Kontrolle darüber, wer was genehmigt.
Finanzteams über SimpledCard
Häufig gestellte Fragen
- Wie lade ich eine Rechnung in SimpledCard hoch?
Sie laden die Rechnung über die Webapp hoch, indem Sie auf die Schaltfläche Hochladen klicken. Das System liest sie automatisch aus. Sie prüfen den Betrag, den Lieferanten, die Rechnungsnummer und das Datum und fügen ggf. die Kostenstelle oder das Projekt hinzu. Dann senden Sie die Rechnung zur Genehmigung ab.
- Wie genau funktioniert der Workflow für die Rechnungsfreigabe?
Sie legen einmalig fest, welche Rechnungen von wem genehmigt werden müssen. Sie legen dies anhand der Kostenstelle oder Abteilung fest. Wenn eine Rechnung hochgeladen wird, sendet das System sie automatisch an den richtigen Genehmiger. Dieser erhält eine Benachrichtigung per E-Mail oder App und kann sofort genehmigen oder ablehnen. Im Falle einer mehrstufigen Genehmigung geht die Rechnung automatisch an die nächste Person.
- Kann ich verschiedene Genehmiger festlegen?
Ja, Sie konfigurieren dies ganz nach Ihren eigenen Anforderungen. Zum Beispiel gehen die Rechnungen zuerst an den Abteilungsleiter, dann an den Controller und schließlich an den CFO. Sie bestimmen auch, welche Abteilungen ihre eigenen Genehmiger haben. Das System sorgt dafür, dass die Rechnungen immer an die richtige Person gehen.
- Sind die Rechnungen automatisch mit meinem Buchhaltungspaket verknüpft?
Ja, sobald eine Rechnung genehmigt und bezahlt ist, wird sie automatisch mit Ihrem Buchhaltungspaket wie DATEV oder Exact Online synchronisiert. Das korrekte Hauptbuchkonto, die Kostenstelle und die Aufteilung der Mehrwertsteuer sind enthalten. Sie müssen nichts manuell eintippen. Alles ist sofort in Ihrer Buchhaltung korrekt.
- Was geschieht, wenn eine Rechnung abgelehnt wird?
Derjenige, der die Rechnung hochgeladen hat, erhält sofort eine Benachrichtigung mit dem Grund für die Ablehnung. Die Person kann die Rechnung ändern und erneut einreichen oder sie endgültig stornieren. Die gesamte Historie wird im System gespeichert. So ist für jeden ersichtlich, warum eine Rechnung genehmigt oder nicht genehmigt wurde.
- Benötige ich ein Geschäftskonto, um Rechnungen zu bezahlen?
Natürlich können Sie diese auf herkömmliche Weise über Ihre Kreditorenbuchhaltung bearbeiten und über Ihr Buchhaltungsprogramm auszahlen lassen. Wenn Sie Rechnungszahlungen direkt von der SimpledCard-Plattform aus veranlassen wollen, wählen Sie das Geschäftskonto über Adyen. Nach Freigabe und IBAN-Prüfung lösen Sie die Zahlung direkt aus dem Budget innerhalb der Plattform aus. Auf diese Weise vermeiden Sie Ärger mit SEPA-Dateien und das Arbeiten in verschiedenen Systemen und sparen viel Zeit.
- Wie kann ich sehen, welche Rechnungen noch offen sind?
Im Dashboard können Sie alle offenen Rechnungen mit ihren Fälligkeitsdaten in einer Übersicht sehen. Filtern Sie nach Lieferant, Zeitraum oder Kostenstelle, um bestimmte Rechnungen zu finden. Sie sehen auch Rechnungen, die noch ausstehen, und Rechnungen, die bereits bezahlt wurden. Exportieren Sie diese Übersichten mit einem Klick nach Excel für die Cashflow-Planung.
Ihre Plattform für
transparente Ausgabenverwaltung
Geben Sie Ihrem Team Zahlungskarten aus, die Sie selbst verwalten
Physische und virtuelle Karten, die Sie direkt an Mitarbeiter oder Teams ausgeben. Ersetzen Sie Vorschüsse, Bargeld und lose Kreditkarten durch eine integrierte Lösung.
Spesenabrechnungen in wenigen Minuten erledigen
Die Mitarbeiter fotografieren den Beleg und fügen eine kurze Erklärung hinzu. Bearbeiten Sie Anträge in einer Minute, ohne Papierkram und Bürokratie.
Ein Geschäftskonto, das einfach funktioniert
Wählen Sie eine oder mehrere niederländische IBANs von Adyen, die mit all Ihren Karten und Zahlungsströmen verknüpft sind. Einfache Verwaltung ohne komplexe Mehrfachkontenstrukturen, die Verwirrung stiften.
Ihre zentrale Plattform für Karten- und Spesenmanagement
Volle Kontrolle über Limits, erlaubte Kategorien und Budgets pro Mitarbeiter, Team oder Projekt. Legen Sie Regeln fest und lassen Sie das System diese durchsetzen.
Vom Beleg bis zur Abrechnung. Wo auch immer Sie sind
Die Mitarbeiter organisieren ihre Ausgaben unterwegs, während das Finanzteam alles zentral verwaltet. Für iOS und Android.
Genehmigungsregeln, die zu Ihrer Organisation passen
Von der einfachen einstufigen Genehmigung bis zur mehrstufigen Genehmigung mit so vielen Kontrolleuren, wie Ihr Unternehmen benötigt. Konfigurieren Sie es einmal und lassen Sie das System den Rest erledigen.
Stets aktueller Einblick in Ihre Geschäftsausgaben
Sie sehen sofort, wo die Budgets stehen und welche Ausgaben noch offen sind. Keine Überraschungen mehr am Monatsende, sondern volle Transparenz.
Verknüpfen Sie Ihre Systeme und automatisieren Sie Ihre Verwaltung
Funktioniert nahtlos mit Buchhaltungspaketen wie DATEV und Exact Online. Die Transaktionen werden automatisch mit den richtigen Hauptbuchkonten synchronisiert.