Ihre zentrale Plattform für Karten- und Spesenmanagement.

Wie es funktioniert.

• 1. Melden Sie einen Benutzer an

  Melden Sie sich bei der Web-App an und klicken Sie auf “Neuer Benutzer”. Wählen Sie, welche Rolle der Mitarbeiter erhält und welche Zahlungsmethoden er nutzen kann. Sie legen das Budget fest (pro Tag, Woche oder Monat) und entscheiden, wo die Karte verwendet werden kann. Falls erforderlich, sperren Sie Kategorien wie Tankstellen oder Geldautomaten. Wenn Sie dem Mitarbeiter keine Karte ausstellen wollen, können Sie ihm auch nur Spesenabrechnungsrechte geben.

• 2. Verteilen Sie die Zahlungsmittel an den Arbeitnehmer

  Sobald Sie die Karte in der Web-App verknüpft haben, händigen Sie sie dem Mitarbeiter aus. Physische Karten geben Sie aus Ihrem Bestand aus, virtuelle Karten erscheinen sofort in der mobilen App. Der Mitarbeiter aktiviert die Karte selbst und erhält die PIN über die App.

• 3. Transaktionen überwachen und Warnungen erhalten

  Jede Ausgabe erscheint in Ihrem Dashboard, wo Sie nach Mitarbeiter, Team, Zeitraum oder Kategorie filtern können. Sie erhalten Push-Benachrichtigungen bei Transaktionen oder bei Budgetüberschreitungen und überprüfen über die Web-App, ob alle Ausgaben den richtigen Beleg und die richtige Begründung haben. Sie haben immer einen vollständigen Prüfpfad.

• 4. Budgets und Rechte unmittelbar anpassen

  Wenn ein großes Projekt mehr Budget benötigt, erhöhen Sie Ihr Limit mit einem Klick. Während des Urlaubs sperren Sie vorübergehend Karten, und bei Ausscheiden eines Mitarbeiters ziehen Sie die Karte ein und verteilen das Budget auf andere Karten. Die Karten können problemlos für neue Mitarbeiter wiederverwendet werden. Sie nehmen alle Änderungen selbst vor, ohne ein Ticket oder einen Telefonanruf.

Häufig gestellte Fragen

• Wer kann das Card Management System nutzen?

  Das Card Management System wurde für Finanzteams, Controller und Manager entwickelt, die für die Ausgabenverwaltung zuständig sind. Sie entscheiden, wer Zugang erhält und welche Rolle jemand hat. Die Mitarbeiter können sich auch in der Web-App anmelden, um Belege hochzuladen oder ihre Ausgaben einzusehen. Die mobile App bietet außerdem zusätzlichen Komfort für unterwegs.

• Welche Rollen kann ich festlegen und welche Bedeutung haben sie?

  Sie weisen den Benutzern Rollen zu, je nachdem, was sie auf der Plattform tun dürfen. Denken Sie dabei an Rollen wie Administrator, Genehmiger oder Benutzer. Jede Rolle hat bestimmte Rechte, z. B. Karten auszustellen, Budgets anzupassen oder nur Transaktionen einzusehen. Auf diese Weise legen Sie genau fest, wer was im System tun darf.

• Wie kann ich die Limits bei Bedarf anpassen?

  Sie passen die Limits mit ein paar Klicks in der Web-App an. Wählen Sie die Karte aus, ändern Sie das Tages-, Wochen- oder Monatsbudget und bestätigen Sie. Das neue Limit ist sofort aktiv. Sie tun dies, wenn Projekte mehr Budget benötigen oder wenn Sie die Limits vorübergehend senken möchten.

• Kann ich Karten vorübergehend sperren, ohne sie zu deaktivieren?

  Ja, Sie können Karten über die Web-App oder die mobile App vorübergehend sperren. Das ist nützlich im Urlaub oder wenn ein Mitarbeiter vorübergehend keine Ausgaben tätigen muss. Bei Bedarf heben Sie die Sperrung der Karte wieder auf. Der Saldo und alle Einstellungen bleiben erhalten.

• Wie lege ich Mehrwertsteuersätze, Kostenarten und Projektcodes fest?

  Sie konfigurieren Ihre gesamte Buchhaltungsstruktur einmalig in der Web-App. Fügen Sie Ihre Mehrwertsteuersätze, Kostenarten und Projektcodes so hinzu, wie Sie sie in Ihrer Buchhaltung verwenden. Entscheiden Sie, welche Auswahl pro Team zur Verfügung steht. Die Mitarbeiter wählen dann aus den richtigen Optionen aus, was Fehler verhindert und eine korrekte Kostenzuordnung gewährleistet.

• Kann ich Transaktionen nach Team oder Zeitraum filtern?

  Ja, Sie filtern Transaktionen nach Mitarbeiter, Team, Zeitraum, Kategorie oder Projekt. Wählen Sie die von Ihnen benötigten Filter aus, und das System zeigt nur die relevanten Transaktionen an. Dann exportieren Sie die gefilterten Daten mit einem einzigen Klick nach Excel oder in Ihr Buchhaltungspaket.

• Kann ich die Karten für neue Mitarbeiter wiederverwenden?

  Ja, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, entkoppeln Sie die Karte und weisen sie einem neuen Mitarbeiter zu. Das Guthaben und die Einstellungen passen Sie an die neue Funktion an. Die Karte muss nicht ersetzt werden. Das spart Zeit und verhindert, dass Sie ungenutzte Karten auf Lager haben.

• Wie erhalte ich Zugriff auf den vollständigen Prüfpfad?

  Der Prüfpfad ist automatisch in der Web-App verfügbar. Sie können sehen, wer welche Karte wann benutzt hat, wer sie genehmigt hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Filtern Sie nach Zeitraum oder Benutzer, um bestimmte Informationen zu finden. Diese Historie ist für Audits und Compliance unerlässlich.