Interne Kontrolle: So wird ein starker Kontrollprozess gewährleistet

Von Christel Heije am 20. Juli 2021

Als Finanzmanager wollen Sie, dass Ihre Organisation ein geringes oder gar kein finanzielles Risiko eingeht. Gleichzeitig müssen Sie die Kosten unter Kontrolle halten. Dies alles fällt unter die interne Kontrolle, auch bekannt als internes Kontrollsystem. Im Finanzbereich gewährleistet sie insbesondere die Integrität der Finanz- und Rechnungslegungsdaten.
Was genau ist interne Kontrolle? Aus welchen Komponenten besteht sie? Und vor allem: Wie stellen Sie einen wasserdichten Kontrollprozess sicher? Die folgenden praktischen Erklärungen und Tipps werden Ihnen helfen, Ihre Prozesse noch besser in den Griff zu bekommen.
❯ Was versteht man unter interner Kontrolle?
❯ Die Komponenten eines internen Kontrollrahmens
❯ Tipps und Werkzeuge für ein effektives Auditverfahren
❯ Interne Kontrolle für Ihren Zahlungs- und Forderungsworkflow

Was versteht man unter interner Kontrolle?

Es gibt unzählige Definitionen der internen Kontrolle, von kurz und bündig bis lang und kompliziert. Interne Kontrollen stellen vor allem sicher, dass Sie Gesetze und Vorschriften einhalten und Mitarbeiter daran hindern, Betrug zu begehen.
Außerdem trägt es zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz bei. Infolgedessen werden die Finanzberichte genauer und schneller fertiggestellt.

❯ Effiziente operative Tätigkeiten

Die Mitarbeiter in den Betrieben müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und ohne unnötige Zwischenschritte oder nicht aufeinander abgestimmte Prozesse zu erledigen.
Für die Finanzteams ist es zum Beispiel hilfreich, wenn alle im Unternehmen die Rechnungsinformationen auf die gleiche Weise und an der gleichen Stelle bereitstellen. Damit der Rechnungsstellungsprozess reibungslos abläuft. Diese Effektivität gilt auch für Maschinen, die optimal eingestellt sind, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

❯ Zuverlässige Finanzberichterstattung

Wenn in den Finanzberichten alle Ausgaben berücksichtigt werden (d. h. ohne fehlende Belege), ergibt sich ein gutes Bild der Finanzlage Ihrer Organisation.
Auf dieser Grundlage können Sie z. B. bei Neuinvestitionen wohlüberlegte Entscheidungen treffen.

❯ Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

Alles, was in Ihrem Unternehmen geschieht, muss mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften in Einklang stehen. Das ist sehr breit gefächert und reicht von Hygiene- und Sicherheitsvorschriften für Mitarbeiter bis hin zu Richtlinien, denen Gebäude und Maschinen entsprechen müssen.
Kurz gesagt ist die interne Kontrolle der Prozess, mit dem jeder in der Organisation, von den Managern bis hin zu den Mitarbeitern in den Betrieben, versucht, die Unternehmensziele zu erreichen.
Interne Kontrolle ist also alles, was ein Unternehmen tut, um erfolgreich und so effizient wie möglich zu arbeiten. Dies erfordert einen wasserdichten Prozess, einen internen Kontrollrahmen. In diesem Prozess werden unter anderem Risiken, Unternehmenskultur und Richtlinien berücksichtigt.

Die Komponenten eines internen Kontrollrahmens

Glücklicherweise müssen Sie das Rad nicht neu erfinden, wenn Sie einen starken Kontrollprozess einführen wollen. Es gibt nämlich einen globalen Standard: die COSO.
COSO deckt die Beziehung zwischen Risiken und dem internen Kontrollsystem auf. Der Prozess ist besonders darauf ausgerichtet, Sicherheit bei der Erreichung der Unternehmensziele zu erlangen. Aber das ist nicht die einzige Säule. Das Rahmenwerk konzentriert sich auf:
❯ Erreichen der strategischen Ziele;
❯ Effektive und effiziente Gestaltung von Geschäftsprozessen;
❯ Sammeln und verarbeiten Sie zuverlässige Informationen;
❯ Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.
So können Sie ein wirksames Kontrollsystem aufbauen, analysieren und kontinuierlich verbessern. Das COSO-Modell gliedert sich weiter in die folgenden Komponenten:

1. Internes Umfeld

Sie bildet die Grundlage nicht nur für die anderen Teile, sondern auch für Ihre Organisation. Es handelt sich um die Sammlung von Normen, Werten, Integrität und Ethik innerhalb eines Unternehmens. Hier sind einige Beispiele:

1. Sicherstellung der Integrität der (Finanz-)Manager. Ihre Einstellung beeinflusst den Rest der Organisation und führt daher zu ehrlichen Mitarbeitern;
2. Eine gute Personalpolitik, um die Wahrscheinlichkeit von Betrug durch Mitarbeiter zu verringern;
3. Eine klare Organisationsstruktur, damit klar ist, wer wem unterstellt ist.

2. Risikobewertung und Maßnahmen

Dabei ist zu prüfen, welche Risiken die Unternehmensziele gefährden. Da sich die Risiken ständig verändern, ist es wichtig, sie laufend zu analysieren. Denn wenn man ein klares Bild von ihnen hat, kann man sie mit geeigneten Maßnahmen entschärfen.
Sobald die Risiken identifiziert sind, müssen die Maßnahmen mit ihnen verknüpft werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Maßnahmen ergriffen werden, z. B:

1. Sorgen Sie für gute Sicherheitsvorkehrungen, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Kriminelle in der Lage sind, wichtige Software zu hacken;
2. Ein Evakuierungsplan und feuerfeste Materialien, die im Falle eines Brandes größere Geschäftsschäden verhindern.

3. Kontrolle der Aktivitäten

Dies sind die Verfahren und Regeln Ihrer Organisation, die die ordnungsgemäße Umsetzung der Politik gewährleisten.
Hier ist die Funktionstrennung am wichtigsten. Das bedeutet, dass es immer mehr als eine verantwortliche Person geben sollte. Wie zum Beispiel für die Transaktionen und Vermögenswerte eines Unternehmens. Das verhindert Betrug oder Diebstahl, und man erfährt rechtzeitig von Fehlern.

4. Information und Kommunikation

In diesem Abschnitt geht es um den Informationsaustausch innerhalb Ihres Unternehmens. Wenn Führungskräfte und Mitarbeiter klar miteinander kommunizieren, kann jeder seine Aufgaben erfolgreich erfüllen.
Als Finanzmanager ist es zum Beispiel nützlich, wenn Sie die Finanzberichte rechtzeitig erhalten, so dass Sie sofort sehen können, ob es niedrige Margen oder hohe Reserven gibt. Sie können dann sofort handeln, um die Folgen zu begrenzen.

5. Überwachung

Alle internen Kontrollmaßnahmen aus den obigen Abschnitten sind nicht starr. Sie ändern sich mit den Gegebenheiten innerhalb des Unternehmens (z. B. Wachstum oder eine neue Organisationsstruktur) und außerhalb des Unternehmens (z. B. neue Vorschriften oder eine Wirtschaftskrise). Daher ist dieser Abschnitt dazu da, die internen Kontrollmaßnahmen zu bewerten und gegebenenfalls anzupassen. Funktionieren alle Kontrollen noch wie vorgesehen?
Nicht nur die Geschäftsführung und der Vorstand, sondern auch eine spezielle Prüfungsabteilung kann dies tun. Achten Sie darauf, dass auch unabhängige Vorstandsmitglieder in diesen Prozess einbezogen werden, damit kein Interessenkonflikt entsteht.

Tipps und Werkzeuge für ein effektives Auditverfahren

Doch wie gewährleisten Sie einen wirksamen Kontrollprozess auf der Grundlage Ihres internen Kontrollrahmens? Nutzen Sie dazu diese Tipps und Instrumente:
❯ Verfügen Sie über eine klare Politik, die eindeutige Normen, Werte und Verhaltensregeln festlegt. Machen Sie diese regelmäßig per E-Mail und in Besprechungen bekannt. Auf diese Weise weiß jeder, was von ihm erwartet wird.
❯ Schaffen Sie einen Entwicklungszyklus für die Mitarbeiter. Zum Beispiel, indem jeder einen Entwicklungsplan erstellt und diesen regelmäßig bewertet. Verbinden Sie dies mit konkreten Vereinbarungen über Karrieremöglichkeiten. Dies führt zu zufriedenen und motivierten Mitarbeitern, die sich an die Unternehmensregeln halten.
❯ Bewerten Sie Ihr Risikomanagement. Ist es ein struktureller Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit, einschließlich der Arbeit Ihrer Kollegen in der Werkstatt? Das kann alles Mögliche sein, wie das Tragen eines Gesichtsschutzes an bestimmten Maschinen oder regelmäßiges Händewaschen bei der Arbeit mit Lebensmitteln. Prüfen Sie, wo Verbesserungen möglich sind, und setzen Sie diese um.
Vergewissern Sie sich, dass jeder, der an neuen Maßnahmen beteiligt ist, über alle relevanten Informationen verfügt. Nur dann haben Sie ein vollständiges Bild und können gute Entscheidungen über die interne Kontrolle treffen.
❯ Legen Sie feste Zeiträume im Jahr fest, um jeden Teil des Rahmens zu überprüfen. Zum Beispiel: Risiko im März, Aufgabentrennung im Juni und Kommunikation im September. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass alles abgedeckt ist.
❯ Setzen Sie nützliche Instrumente ein, um die Finanzen besser im Griff zu haben. Zum Beispiel SimpledCards Zahlungs- und Forderungslösung.

Interne Kontrolle für Ihren Zahlungs- und Forderungsworkflow

Der Trend zu einer strengeren Einhaltung der Vorschriften im Finanzsektor setzt sich fort. Das gewünschte Maß an Kontrolle erreichen Sie nur, wenn Sie auch den Zahlungs- und Meldeprozess vollständig integrieren. Hier besteht die größte Herausforderung darin, dies für Sie und Ihre Teams einfach zu halten.
Die Digitalisierung gibt Ihnen den Schlüssel dazu!
Eine der Optionen ist die Zahlungs- und Forderungslösung von SimpledCard. Mit ihr verwalten Sie Ihre Budgetgrenzen und Ausgaben. Über das entsprechende Dashboard haben Sie einen Echtzeit-Einblick in die Kosten Ihres Teams und Ihrer Organisation und können sofort überprüfen, ob die Begründung der Ausgaben korrekt ist.
Auf diese Weise hilft SimpledCard Ihnen als Finanzmanager, die Ausgaben Ihres Unternehmens besser zu kontrollieren. So können Sie Ihrer Finanzberichterstattung blindes Vertrauen schenken.

Kontaktieren Sie uns zum Thema interne Kontrolle

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Von Christel Heije