Wie man die Kosten für externe Mitarbeiter verwaltet

SimpledCard erweitert sein integriertes System von Zahlungskarten mit Spesenmanagement- und Rückerstattungsfunktionen.

Ein Überblick über die häufigsten Kosten für Telearbeit und Möglichkeiten zur effektiven Verwaltung dieser Kosten für Ihr Unternehmen. 

Unter Bram Harton am 25. Mai 2023

Mit der Zunahme von Fern- und Hybridoperationen ist es klar, dass die Kostenkontrolle eine Herausforderung geworden ist.
In den letzten Jahrzehnten, der durchschnittliche Anteil der indirekten Kosten in den Niederlanden 22,9% der Gehälter der Beschäftigten. Auch In Deutschland liegen die indirekten Kosten bei durchschnittlich 22,2% des Gehalts der Arbeitnehmer. 
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die häufigsten Kosten für Telearbeit und Möglichkeiten, diese Kosten für Ihr Unternehmen effektiv zu verwalten.
❯  Online-Tools und Software-Abonnements

❯  Home-Office-Ausstattung und -Technik

❯  Zusätzliche Barausgaben

1. Online-Tools und Software-Abonnements

Tools wie Slack und Zoom sind zu beliebten Werkzeugen für Online-Teams geworden. Es werden auch immer mehr spezialisierte Tools für die Fernarbeit entwickelt. KLM, zum Beispiel, ist ein Kollaborations Zusammenarbeit mit GoodHabitz zur Verbesserung ihrer hybriden Schulungskultur.
GoodHabitz wird für die Online-Schulung von Piloten und anderem fliegenden Personal eingesetzt, die keine festen Arbeitszeiten oder ein Büro haben, in das sie zurückkehren können. Die Website Online-Schulungen von GoodHabitz werden auch für die Schulung von Mitarbeitern eingesetzt, die schwere Arbeiten verrichten, wie z. B. im Gepäckkeller. Wenn Sie Teams aus der Ferne verwalten und die Produktivität sicherstellen wollen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Teams mit den richtigen Online-Tools und Abonnements ausstatten.
Eine mögliche Lösung für dieses Problem sind Prepaid-Karten für Mitarbeiter. Prepaid-Kreditkarten und Kostenmanagementsysteme bieten Lösungen für: 

• Besser gesichert Online-Ausgaben; 
• Vereinfacht Abonnementverwaltung; 
• Weniger Probleme und Risiken beim Austausch vertraulicher Daten.

2. Ausrüstung und Technologie für das Heimbüro

Die Ausstattung von Heimarbeitern mit Bürobedarf ist nicht nur ein Garant für Produktivität aus der Ferne, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben, so dass Sie diesen Prozess so einfach wie möglich gestalten sollten.
Rechtliche Verpflichtungen in den Niederlanden

• In den Niederlanden ist es wichtig, das Gesetz über Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz einzuhalten für die Arbeit von zu Hause aus. Ausrüstung wie gute Bürostühle und zusätzliche Computerbildschirme sollten zur Verfügung gestellt werden, wobei die Möglichkeit der Erstattung und des Verleihs von Ressourcen bestehen sollte. 
• Der entfernte Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter sollte ergonomisch einwandfrei sein. Sie sollten Ihren Arbeitnehmern Gegenstände, technische Systeme und Aufgaben zur Verfügung stellen, die speziell auf die Verbesserung der Sicherheit ausgerichtet sind. Beispiele für diese Ausgaben für Fernarbeit sind: 
  • Ergonomische Mäuse; 
  • Gute Beleuchtung; 
  • Gute Tastaturen.
• Ab dem 1. Januar 2022 müssen Sie auch eine Heimarbeitszulage von 2,15 € pro Tag.

Rechtliche Verpflichtungen in Deutschland

• Für ein Home Office auf Deutsch Das Gesetz verlangt eine gegenseitige Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Wenn sie sich einig sind, nach Deutsches Datenschutzrecht Computer, Smartphones oder Tablets zur Verfügung stellen. Diese Geräte können gemietet oder geleast werden und müssen nicht unbedingt gekauft werden. 
• Für Strom- und Internetkosten kann auch eine Nutzungspauschale vereinbart werden. Alle Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer können in der deutschen Steuererklärung angegeben werden. 
• Die deutschen Ministerinnen und Minister haben über ihre aktuellen Steuerermäßigung von 5 € pro Tag fortsetzen und verbessern. Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, sollten einen Freibetrag von 5 € pro Tag erhalten, den Sie zur Senkung Ihrer Einkommenssteuerbelastung nutzen können.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Arbeit als Finanzmanager zu vereinfachen und gleichzeitig die Produktivität Ihres externen Teams sicherzustellen. Dazu gehören die Ermittlung der Arten von Geschäftsausgaben, die externen Teams entstehen, die Festlegung von Budgets mit Höchstgrenzen und die Sicherstellung, dass die Beschaffung für Ihre Mitarbeiter leicht gemacht wird. 

• Fragen Sie die Mitarbeiter, was sie brauchen: Finden Sie heraus, was Ihre Mitarbeiter außer Laptops, Mäusen und Schreibtischen noch brauchen. Dies kann sowohl die Arbeitsmoral als auch die Produktivität der Mitarbeiter verbessern. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter zu Hause arbeiten wie ein Profi, Wenn Sie sich für ein Heimbüro entscheiden, können Sie an folgende Dinge denken: tragbare Ablagemöglichkeiten, Schreibtischlampen, Ladeadapter, Mikrofone, Kopfhörer und sogar die Möglichkeit für den täglichen Kaffee. 
• Festlegung von Budgets: Als Manager können Sie Kostenmanagement-Software Budgets für Bürobedarf zu Hause bereitstellen. Mit einer Prepaid-Kreditkarte für Unternehmen haben Ihre Mitarbeiter beispielsweise die Freiheit, ihre eigenen Einkäufe zu tätigen, ohne Kartendaten austauschen zu müssen. Sie müssen sich nur noch zurücklehnen und die Ausgaben bestätigen oder ablehnen. 
• Vereinfachen Sie den Einkauf: Um den Einkauf zu erleichtern, entscheiden sich viele Unternehmen für Geschäftskonten auf beliebten Marktplatzplattformen. So nutzen beispielsweise mehr als 300.000 Unternehmer in den Niederlanden und Belgien, darunter Partou Kinderopvang und Bouwcenter, die bol.com Geschäftskonto. Mit Prepaid-Kreditkarten für Unternehmen können Sie alle Arten von Ausgaben für Fernarbeit verfolgen und validieren.  

Eine Budget- und Zahlungslösung für die Ausgaben im Home Office zu haben bedeutet: 

• Klar Budgetierung; 
• Leichtere Verfolgung der Kosten für Verbrauchsmaterial; 
• Zeitersparnis für die Finanzteams.

3. Zusätzliche Barausgaben

Berücksichtigen Sie 73% der Beschäftigten in den Niederlanden und 68% der Beschäftigten in Deutschland flexible Arbeit als neue Norm, Das heißt aber nicht, dass Sie die Unternehmenskultur aufgeben müssen. 
Das Angebot von Geschenken oder Gutscheinen kann ein guter Weg sein, um sicherzustellen, dass diese Mitarbeiter sich geschätzt fühlen und wissen, dass an sie gedacht wird. Diese einmaligen Kosten werden in der Regel aus der Portokasse gedeckt, was eine ziemlich chaotische Lösung ist.
Beispiel: UberEats
Daher bieten sie UberEats-Lösungen für Fernarbeitsvergütungen für Essenslieferungen zur Erstattung der Kosten für einzelne Mahlzeiten. Unternehmen wie Unilever verwendet UberEats-Gutscheine um ihre Mitarbeiter zu belohnen - eine Initiative, die echte Begeisterung und ausschließlich positive Reaktionen hervorrief. Eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter, einschließlich der Außendienstmitarbeiter, als Teil Ihres Unternehmens fühlen.
Wenn es Ihnen als Finanzmanager gelingt, eine positive Unternehmenskultur zu schaffen, können Sie von der Möglichkeit profitieren, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern, gesunde Entscheidungen zu fördern und die Personalfluktuation zu verringern.
Wenn Sie eine produktive Unternehmenskultur schaffen wollen, ist das Angebot von Schulungen oder Kursen für Ihre Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Indem Sie Budgets für Business-Prepaid-Karten für Schulungen bereitstellen, können Sie sicherstellen, dass sich Ihre Mitarbeiter unterstützt fühlen.
Beispiel: ING
Ein weiteres Beispiel ist die ING, die als neuer Standard ein individuelles Ausbildungsbudget von 1.500 Euro pro Mitarbeiter. ING-Mitarbeiter können Erwerb von Zertifikaten und beruflichen Kenntnissen, und gleichzeitig die Wahl haben, welche Fähigkeiten sie verbessern wollen. Unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Mitarbeiter handelt, sollten sie sich in ihrem beruflichen Entwicklungsprozess stets unterstützt fühlen.
Einmalige Kosten wie in diesem Beispiel können gedeckt werden durch Business-Prepaid-Karten zu:

• Bargeld Auslaufen;
• Verbesserung der Unternehmenskultur.

Spendensystem für maximale Kontrolle

Die Vorteile der Fernarbeit liegen auf der Hand, aber wir alle brauchen Hilfe bei der Bewältigung der Herausforderungen der Fernarbeit. A Ausgabenmanagement-system und eine Handy-Applikation sind in der heutigen digitalisierten Welt unverzichtbar geworden, und es ist an der Zeit, die Gelegenheit zu nutzen, die Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben zu erleichtern.

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