Geschäftsausgaben: ein vollständiger Leitfaden für Organisationen

Das bekannte Sprichwort ‘Man muss Geld ausgeben, um Geld zu verdienen’ gilt besonders für Unternehmen. Sie können kein Unternehmen gründen, ohne Kosten zu verursachen. Sie brauchen unter anderem Geld für Material, Inventar, Büroräume und die Einstellung von Personal.
Abgesehen von den Anlaufkosten gibt es auch viele laufende Kosten, die Unternehmen zu tragen haben. Zumindest, wenn sie sich über Wasser halten wollen.
Wachsende Unternehmen müssen ihren finanziellen Weg im Voraus planen. Finanzteams wissen, wann ihr Unternehmen die Gewinnschwelle erreicht. Und welcher Bargeldbestand ausreicht, um die Produktions- und Betriebskosten zu bezahlen.
All dies ist notwendig, bevor das Unternehmen tatsächlich ein positives Betriebsergebnis erzielen kann.
Jede Art von Unternehmen hat verschiedene Ausgaben, die es zu tätigen hat. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Arten von Ausgaben und wie man sie verwalten kann.
❯  Was sind Betriebskosten?
    - Betriebskosten
    - Nicht-operative Aufwendungen
❯  Verständnis der Betriebskosten
    - Wie berechnet man die Betriebskostenquote (OER)?
❯  Wie verwalten Sie die Betriebskosten?
❯  Die Automatisierung der Geschäftsausgaben
❯  Must-haves für Ihr Kostenmanagementsystem

Was sind Betriebskosten?

Ausgaben können einfach als Abfluss von Geld beschrieben werden. Von einem Unternehmen zum anderen. Ausgaben werden getätigt, um Waren und Dienstleistungen zu kaufen.
Sie können die Ausgaben in zwei Kategorien unterteilen. Operative und nicht-operative Ausgaben. Die ordnungsgemäße Verwaltung dieser Ausgaben ist sehr wichtig für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Denn wenn die Ausgaben strukturell höher sind als die Einnahmen, hat das Unternehmen keine Chance, erfolgreich zu sein.

 Verkauf

- Kosten der verkauften Waren

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= Bruttogewinn

- Betriebskosten

------------------------
= Betriebsergebnis

+/- Außergewöhnliche betriebliche Aufwendungen / Erträge

------------------------
= Reingewinn

Betriebskosten

Alle Kosten, die anfallen, um ein Unternehmen am Laufen zu halten, werden zu den Betriebskosten gezählt. Das sind Kosten, die ein Unternehmen zwangsläufig aufbringen muss.
Die bei der Produktion anfallenden Kosten werden nicht zu den Betriebskosten gezählt. Diese Art von Ausgaben fällt unter die ‘Kosten der verkauften Waren’ (COGS).
Um die Betriebskosten zu decken, muss eine Organisation Zahlungen aus ihrem Geldbestand leisten. Aus diesem Grund ist der Cashflow so wichtig. Wenn ein Unternehmen nicht über einen ausreichenden Cashflow verfügt, kann es nur begrenzt Kredite aufnehmen.
Nicht alle Unternehmen haben dieselbe Art von Betriebskosten. Ein Reinigungsunternehmen hat andere Kosten als ein Bauunternehmen.
Auch die Größe eines Unternehmens wirkt sich auf seine Betriebskosten aus. Ein Ein-Mann-Bauunternehmen wird niedrigere Kosten haben als ein großes Bauunternehmen mit Niederlassungen in mehreren Ländern.

Nicht-operative Aufwendungen

Kosten, die nicht mit den Kernaktivitäten Ihrer Organisation zusammenhängen, werden als nicht-operative Kosten bezeichnet.
Es gibt mehrere Arten von nicht-operativen Kosten. Am offensichtlichsten sind die Investitionsausgaben oder das Investitionskapital. Dabei handelt es sich um Investitionen, die über einen langen Zeitraum kapitalisiert oder abgeschrieben werden. Zum Beispiel der Kauf von großen Maschinen oder Anlagen. Oder ein Patent.
Zu den nicht-operativen Aufwendungen gehören auch:

• Finanzierungskosten, wie Zinsen für geliehenes Geld;
• Abschreibung von Vermögenswerten;
• Verlust aus dem Verkauf von Vermögenswerten;
• Gebühren für den Umtausch von Fremdwährungen usw.

Einmalige Ausgaben sind oft nicht-operative Kosten. Sie können zum Beispiel die Kosten für den Umzug Ihres Geschäfts als solche bezeichnen.
Weitere Beispiele sind die Nebenkosten für Rechtsberater, Unternehmensberater usw. Insbesondere wenn diese im Zusammenhang mit einer Umstrukturierung beauftragt werden. Oder nehmen Sie z.B. ein Unternehmen, das für COVID-Tests für Mitarbeiter bezahlt. Auch dies sind nicht-operative Kosten.
Die Aufteilung zwischen betrieblichen und nichtbetrieblichen Kosten ist wichtig. Nur wenn Sie die beiden Kostenarten getrennt auflisten, können Sie die tatsächliche finanzielle Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens richtig einschätzen. Auf diese Weise vermeiden Sie Fehler in Ihren Finanzprognosen.

Transparenz der Betriebskosten

Im Allgemeinen sind die meisten Unternehmen mit einigen oder allen der folgenden Betriebskosten konfrontiert.
Die Personalkosten gehören zu den grundlegenden Ausgaben. Je mehr Menschen ein Unternehmen beschäftigt, desto mehr muss es an Gehältern zahlen.
Und müssen Sie die damit verbundenen Kosten hinzurechnen. Zum Beispiel Nebenleistungen, Krankenversicherung, Zulagen und so weiter.
Die Kosten für Büroräume machen ebenfalls einen großen Teil der Betriebskosten aus. Dazu gehören Miete, Instandhaltung, Büromaterial sowie Gas, Wasser und Licht. Diese Kosten sind je nach Größe des Unternehmens niedriger oder höher.
Ein Unternehmen mit mehreren Standorten wird dafür wesentlich höhere Kosten haben als ein Unternehmen mit nur einem Büro.
Unternehmen geben mitunter auch beträchtliche Summen für Marketing und Werbung aus. Diese können zwar in einem schlechten Monat angepasst werden, sind aber dennoch Betriebskosten.
Die Höhe dieser Kosten hängt von der Branche ab, in der Ihr Unternehmen tätig ist, und von der Zielgruppe, die Sie ansprechen wollen. Je mehr Wettbewerb, desto höher die Kosten. Und das nur, um Ihre Botschaft an potenzielle Kunden zu übermitteln.
Die häufigsten Betriebskosten:

• Bezahlen
• Rentenbeiträge
• Miete und Instandhaltung von Büros
• Geschäftsausstattung
• Büromaterial
• Gas, Wasser und Licht
• Versicherung
• Kosten für das Auto
• Geschäftsreisen
• Verkaufsprovisionen
• Marketingmaterialien wie Broschüren
• Werbung (einschließlich Facebook/Google/etc)

Aber wie können Sie die Leistung Ihres Unternehmens mit der Ihrer Konkurrenten vergleichen?
Sich auf die Gesamtzahl der Verkäufe am Monatsende zu verlassen, vermittelt kein genaues Bild. Es ist die Betriebskostenquote (OER). Oder auch Betriebskostenquote genannt. Sie zeigt, wie Ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen in der Branche abschneidet.

Wie berechnet man die Betriebskostenquote (OER)?

Die Betriebskostenquote, oder auch OER genannt, stellt Ihre Ausgaben Ihren Einnahmen gegenüber. Sie ist ein Maß dafür, wie viel Einkommen für Betriebs- und Produktionskosten ausgegeben wird.
Ein niedriger OER-Wert bedeutet, dass weniger Einnahmen zur Kostendeckung ausgegeben werden. Und das ist normalerweise eine gute Sache.
Die Formel zur Berechnung der Betriebskostenquote lautet:

(Preis der verkauften Waren + Betriebskosten) / Umsatzerlöse = OER

Beispiel:

Anhand der oben genannten Zahlen ergibt die Formel einen OER-Wert von 0,6. Das bedeutet, dass das Unternehmen von jedem eingenommenen Euro 60 Cent für Kosten im Zusammenhang mit dem Betrieb des Unternehmens ausgibt.
Vergleichen Sie die OER Ihres Unternehmens mit Branchen-Benchmarks, um festzustellen, ob Ihre Ergebnisse gut oder schlecht sind.
Ein im Vergleich zu anderen hoher OER-Wert kann auf einen Rückgang der betrieblichen Effizienz Ihres Unternehmens hinweisen. Sie werden dann Maßnahmen ergreifen wollen, um die Rendite zu erhöhen. Und damit die OER zu senken.

Wie kontrollieren Sie Ihre laufenden Betriebskosten?

Wie wir gesehen haben, hängt Ihre Rentabilität zum Teil von den Betriebskosten ab. Wenn diese höher sind, wird Ihr Unternehmen weniger Gewinn machen. Es gibt einige, wenn auch begrenzte, Möglichkeiten für Unternehmen, die Rentabilität zu steigern.

A. Sie könnten die Preise erhöhen, um die Gewinnspanne zu vergrößern. Aber auch das ist riskant. Die Kunden sind möglicherweise nicht bereit, höhere Preise für dasselbe Produkt zu zahlen.

Eine Preiserhöhung könnte sie dazu veranlassen, zu einem Wettbewerber zu wechseln. Selbst wenn also höhere Preise zu mehr Einnahmen führen, könnten die Umsatzeinbußen dies zunichte machen.

B. Eine weitere Möglichkeit zur Verbesserung der Gewinnspannen besteht darin, die Kosten der verkauften Waren zu senken. In diesem Fall müssen Sie mehr Effizienz aus der Lieferkette herausholen.

Für große Fertigungsunternehmen ist dies ein ziemlich normaler Prozess. Und ihre Zulieferer können dies aufgrund von Skaleneffekten relativ leicht bewältigen.

Das kann sich aber auch negativ auf die Qualität Ihres Produkts auswirken. Zum Beispiel, wenn billigere Arbeitskräfte oder Rohstoffe verwendet werden.

Kunden, für die die Qualität eines Produkts wichtig ist, könnten in diesem Fall zu einem Wettbewerber wechseln. Vor allem, wenn das qualitativ schlechtere Produkt zum gleichen Preis verkauft wird. Oder sogar zu einem höheren Preis als bisher.
Wenn Unternehmen ihre Gewinnspannen erhöhen wollen, prüfen sie daher in der Regel zuerst, wie sie ihre Betriebskosten senken können.
Eine gründliche Analyse aller Ausgaben zeigt oft, wo Sie noch Einsparungen vornehmen können. Ohne die Qualität zu mindern oder die Preise zu erhöhen.
Die Auslagerung von Arbeiten ist eine bewährte Methode zur Senkung der Betriebskosten.
Alle großen multinationalen Unternehmen betreiben Outsourcing. Sie verlegen Kundendienstteams und Online-Helpdesks in Länder, in denen es billiger ist. Dies führt oft auch zu Einsparungen in anderen Bereichen.
Wenn sich das gesamte Kundendienstteam in einem anderen Land befindet, kann das Unternehmen in ein kleineres Büro umziehen. Das spart Miete, Büromaterial sowie Gas, Wasser und Strom.
Viele Unternehmen haben auch hohe Erwartungen an Künstliche Intelligenz (AI), um Prozesse effizienter zu gestalten. Mit künstlicher Intelligenz versuchen sie, bestimmte Aufgaben zu automatisieren.
‘Durch maschinelles Lernen geschulte ’Bots" werden dann Aufgaben wie die Planung von Terminen oder den Abgleich von Kontoauszügen völlig selbstständig durchführen. Was in der Vergangenheit komplexe Tabellenkalkulationen und/oder manuelle Eingriffe erforderte, könnte in Zukunft auf diese Weise eingerichtet werden.

Die Automatisierung von Geschäftsausgaben

Auch bei der Verwaltung der Geschäftskosten kann die Automatisierung eine wichtige Rolle spielen. Software zur Verfolgung und Überwachung der Personalkosten kann enorm zur Senkung der Geschäftskosten beitragen.
Ein integriertes Spesenmanagement-Tool, wie die SimpledCard-Plattform, kann einen großen Unterschied machen. Organisationen können Ausgabe und Verknüpfung von Zahlungskarten zur intelligenten Softwarelösung.
Zahlungskarten werden schnell ausgegeben und den Mitarbeitern flexibel zugewiesen. Durch die vorgegebenen Limits besteht immer Klarheit über die finanziellen Ausgaben des Unternehmens.
Die Karten können in Echtzeit aufgewertet werden. Das Guthaben auf der Debitkarte wird dann in Sekundenschnelle erhöht. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter plötzlich eine unvorhergesehene Geschäftsausgabe tätigen muss.
Die intelligente Spesenabrechnungssoftware ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die neuesten Transaktionsdaten durch Echtzeitberichte. Außerdem können Sie die SimpledCard-Plattform für den automatischen Datenaustausch mit Ihren ERP- und Buchhaltungssystemen integrieren.
Die rollenabhängigen Genehmigungsprozesse werden transparent gemacht, was zu einer besseren Governance führt. Finanzmanager haben die Möglichkeit, alle Geschäftsausgaben sofort zu sehen.
Die Plattform erleichtert es den Mitarbeitern auch, ihre Geschäftsausgaben zu belegen und Belege einzureichen. Dies alles kann über die mobile App erfolgen. Kaufbelege können hochgeladen und unterwegs mit Tags versehen werden.

Must-haves für Ihr Kostenmanagementsystem

Ihre Organisation sollte über einen Ausgabenmanagementplan verfügen. Ein solcher Plan beschreibt alle Prozesse, die dazu beitragen, die Ausgaben für die Geschäftsaktivitäten zu optimieren.
Dabei handelt es sich nicht um Dinge wie Gehaltsabrechnungen oder normale Betriebsausgaben, sondern eine solche Ausgabenmanagementpolitik trägt dazu bei, nicht notwendige oder vermeidbare Ausgaben zu reduzieren.
Dazu könnten Nebenkosten, monatliche Software-Abonnements, Reisekosten oder andere Posten gehören. So könnte ein Unternehmen beispielsweise die Zahl der nicht wirklich notwendigen Geschäftsreisen einschränken und die Vertriebsleiter auffordern, stattdessen mehr virtuelle Sitzungen abzuhalten.
In dem Moment, in dem die Mitarbeiter eine Firmenzahlungskarte erhalten, legen die Anspruchsregeln fest, wofür sie Geld ausgeben können und wofür nicht. Sie können dann bestimmte Kostenarten und Budgets pro Team oder Mitarbeiter zuweisen.

Verbuchung der Ausgaben

Arbeitnehmer müssen über die Ausgaben, die sie mit Debitkarten tätigen, Rechenschaft ablegen. Darüber hinaus müssen sie unter Umständen auch dann einen Antrag stellen, wenn sie Geld aus ihrer eigenen Tasche für eine Geschäftsausgabe vorgestreckt haben.
Ein gutes Spesenmanagementsystem sollte all diese Vorgänge automatisieren und die Abrechnung erleichtern. Das System von SimpledCard tut genau das. Es bietet eine einfache Möglichkeit zur Abrechnung von Ausgaben.
Nach dem Bezahlen mit der Debitkarte weisen die Mitarbeiter die Ausgaben sofort nach. Dazu machen sie über die App ein Foto des Kaufbelegs und begründen die Transaktion in der App.
Finanzverantwortliche haben so über ein einziges Dashboard Einblick in alle Spesenabrechnungen. Und können bei Bedarf schnell zusätzliche Informationen abrufen.
Auf diese Weise lassen sich Kostenansprüche schnell und einfach geltend machen. Sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeiter. Sie müssen nicht mehr Dutzende von Belegen aufbewahren. Oder wertvolle Zeit mit der Verwaltung verschwenden.
Über die mobile App können die Mitarbeiter ihre Ausgaben sofort nachweisen. Und weisen vorher festgelegte Kostenarten zu.

Einblicke in die Ausgaben für Finanzteams

Finanzmanager profitieren von Echtzeit-Berichten. Sie haben vollen Einblick in die Zahlungskarten und alle Transaktionen. Alle Forderungen werden sofort zur Genehmigung vorgelegt.
Es gibt keinen Papierkram mehr, der endloses Scannen von Quittungen und anderen Dokumenten erforderte. Und die Mitarbeiter müssen nicht mehr nach fehlenden Quittungen suchen.
Alles wird digital und in Echtzeit erledigt. Darüber hinaus können Sie ganz einfach Zeilen aufteilen oder Kommentare zu bestimmten Ausgaben hinzufügen. So erhalten Sie eine genaue Buchführung. Transaktionen werden sortiert und gefiltert für ‘Massenaktionen’.
Eine Organisation, die aus mehreren Einheiten besteht, kann verschiedene Umgebungen in der SimpledCard-Plattform einrichten. Mit einer separaten Buchhaltung für jede Einheit führen Sie genau Buch über Ihre Ausgaben.
Alle relevanten Mehrwertsteuerebenen, Kostenarten und Kostenstellen sind pro Konto schnell zugewiesen. Und Sie legen Ihre eigenen Regeln fest. Zum Beispiel das automatische Auffüllen der pro Karte zugewiesenen Budgets.
Mit den Einblicken, die das System von SimpledCard bietet, erhalten Sie mehr Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben. Sie machen den Prozess der Ausgabenverwaltung effizienter. Und Ihre Mitarbeiter tragen selbst dazu bei, ihre Ausgaben zu optimieren. Ein großer Schritt zu niedrigeren OER!
Haben Sie noch Fragen zu den Betriebskosten? Oder wie Sie die Ausgaben Ihrer Organisation am besten verwalten können? Dann wenden Sie sich bitte an kontaktieren Sie uns für ein informelles Gespräch. Gemeinsam mit einem unserer Experten werden Sie den Bedarf Ihres Unternehmens ermitteln und einen Plan aufstellen.