Spesenabrechnung auf Autopilot

Reiseveranstalter, Fluggesellschaften und Reisebüros befinden sich derzeit in der Hochsaison. Viele Geschäftsausgaben und -erklärungen in diesem Sektor erfolgen noch auf die alte Art und Weise. So gehen die Mitarbeiter im In- und Ausland mit einer Firmenkreditkarte, Bargeld vom Unternehmen und notfalls auch privat auf die Reise.
In einigen Fällen wird immer noch alles in einem Kassenbuch geführt. Die Finanzabteilung hat den ganzen Tag damit zu tun, die Geschäftsausgaben zu rationalisieren und jeden Monat richtig zu verbuchen. Die Deklaration in der Reisebranche ist immer noch eine Menge Arbeit.

Hochsaison für Forderungen

Geschäftsausgaben und -forderungen in der Reisebranche finden auf zahlreichen Ebenen und zu unterschiedlichen Zeiten statt. Juli und August sind die geschäftigsten Monate für diese Branche, aber der Löwenanteil der Geschäftsausgaben wird im Frühjahr getätigt.
Es werden stichprobenartig Kontrollen auf Betrug und Missbrauch durchgeführt.

Bei all den Aktivitäten rund um Campingplätze, Hotels und Ferienparks geben die Mitarbeiter so viel Geld aus, dass es unmöglich ist, dies zu kontrollieren. Werden die Quittungen ordnungsgemäß aufbewahrt, wer hat noch einmal die Kreditkarte, reicht das Bargeld aus, was tun wir im Notfall und wo sind alle Quittungen geblieben?
Die Spitzenzeiten in der Branche in Bezug auf das Geschäft, aber vor allem die notwendigen Ausgaben für die Mitarbeiter, sind eine Belastung für die Finanzabteilung. Die Überwachung der Ausgaben und die Kontrolle während der Hochsaison ist Spitzensport.

Sorglos und bargeldlos unterwegs

Die Einkäufer in der Reisebranche sind regelmäßig unterwegs, um neue Orte zu erkunden, Hotels und Campingplätze zu entdecken, Messen zu besuchen und eine sehr persönliche Kultur zu pflegen, um das Angebot zu verbessern.
Das erfordert natürlich Ausgaben. Deshalb wird beim Packen des Koffers eine Firmenkreditkarte mitgenommen. Manchmal ein weiterer Umschlag mit Bargeld.
Kabinenpersonal, Piloten und Busfahrer nehmen auf Reisen einen Cocktail von Zahlungsmitteln zur Deckung der Geschäftskosten.
In den Zentralen von Reiseveranstaltern und Urlaubsanbietern geben die Marketingabteilung und der Büroleiter zahlreiche Mittel aus. Piloten haben bereits vor und nach einem Flug und insbesondere nach einer Verspätung mit Bergen von Papierkram zu kämpfen.
Ansprüche sollten auf Autopilot gestellt werden. Kreditkarten, die auf den Namen einer Person lauten, werden von mehreren Mitarbeitern benutzt. Oder sie werden privat weitergegeben.

Turbulenzen im Finanzwesen

Das Reise- und Gastgewerbe profitiert gut von der sich erholenden Wirtschaft und der größeren Bereitschaft der Verbraucher.
Um die Kosten zu senken, werden die Kreditkarten nur einer Handvoll Personen zugeteilt.
Die Realität sieht jedoch so aus, dass PIN-fähige Kreditkarten untereinander verliehen werden und es nicht klar ist, wer für welche Transaktion verantwortlich ist.

Reklamationen in der Reisebranche: Es gibt keine Zeit für Verzögerungen!

Mit der SimpledCard gibt ein Reiseveranstalter oder Reiseveranstalter selbst bankenunabhängige Zahlungskarten und Kreditkarten und weist sie den Mitarbeitern oder Teams zu.
Denken Sie an Fahrer von Busunternehmen, die die Prepaid-Kreditkarte nutzen, um unnötige Verspätungen zu vermeiden, oder an Teams auf Campingplätzen und in Hotels, die für zahlreiche Aktivitätsprogramme Geld ausgeben müssen.
Bei unzureichendem Guthaben auf der Debitkarte wird der Betrag auf der Karte per Knopfdruck erhöht, so dass im Notfall niemand auf der Strecke bleibt. Das macht Vorauszahlungen überflüssig.
Der Finanzverwalter legt das Ausgabenlimit pro Team, Mitarbeiter und Abteilung fest und greift bei Bedarf ein.

All-in-One-Lösung für die Reisebranche

In der Reisebranche gibt es mehrere Anbieter von Schadenregulierungslösungen, wobei sich die meisten von ihnen auf eine mobile App beschränken.
Damit ist aber ein Teil des Forderungsdramas gelöst. SimpledCard bietet ein Gesamtpaket mit Anbindung an die Buchhaltung, die Handy-Applikation, sowie bankenunabhängige Prepaid-Karten, die der Verbreitung von Firmenkreditkarten und -vorschüssen ein Ende setzen.
Wenn ein Mitarbeiter die SimpledCard-Zahlungskarte benutzt, wird er gebeten, ein Foto des Belegs zu machen, die Kostenstellen- oder Projektnummer einzugeben und es an die Finanzabteilung zu senden.
Alle Transaktionen und Belege werden automatisch verknüpft und können sowohl vom Karteninhaber als auch vom Administrator online eingesehen werden.

Die Finanzen in den Griff bekommen

Dank SimpledCard fungiert die Finanzabteilung als Kontrollturm und weiß, wie sie den gesamten Finanzverkehr, einschließlich aller Geschäftsausgaben, in die richtige Richtung lenken kann. Das gibt ein Gefühl von Halt und Kontrolle. Deklarieren in der Reisebranche, leicht gemacht durch SimpledCard.
Sind Sie neugierig, was SimpledCard für Ihr Unternehmen tun kann? Nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf und erfahren Sie, welche Möglichkeiten sich für Ihr Unternehmen ergeben.