So bauen Sie Bürokratie ab

So bauen Sie Bürokratie ab

Unser Privatleben wird durch neue Technologien in vielerlei Hinsicht komfortabler. Wir schließen Kredite und Hypotheken online ab, und Banken und Behörden machen dank DigiD vertrauliche Dokumente zugänglich. Am Arbeitsplatz ist manchmal das Gegenteil der Fall. Wenn wir unsere Arbeit schnell und angenehm erledigen wollen, werden wir durch traditionelle HR-Prozesse, Bürokratie und unklare Überwachung und Kontrolle eingeschränkt.

Technik schafft mehr Zeit

In den letzten Jahren hat sich beim Bezahlen viel getan. Nach einem Abendessen mit acht Freunden erhält man bald ein Tikkie. Bald bucht man ein Hotel über Booking.com oder Airbnb, und in niederländischen Städten sitzt man auf Knopfdruck in einem Uber.
Wenn wir nach einer langen Woche harter Arbeit nach Hause kommen, bestellen wir online Sushi, schalten Netflix ein und bezahlen, wenn nötig, schnell ein paar Rechnungen per Telefon. Dank dieser neuen Anwendungen und ihrer Bequemlichkeit schaffen wir uns Zeit und Freiheit. Spotify, Netflix, Tinder, Whatsapp und sogar große Mainstream-Banken verstehen, dass sich das Verbraucherverhalten ändert.

HR auf der Schaufel

Viele Unternehmen kommen diesem Verbraucherwunsch gerne nach, vergessen dabei aber, dass die traditionellen bürokratischen Abläufe am Arbeitsplatz die Freiheit der Mitarbeiter einschränken, ihre Arbeit richtig zu machen. Gerade die Unternehmen, die innovativ sein wollen, sind am besten in der Lage, darüber nachzudenken, wie die Personalabteilung strategisch für Innovationen eingesetzt werden kann. Die Personalabteilung ist nichts anderes als eine Verbindung zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten. In vielen Unternehmen ist diese Verbindung noch immer durch bürokratische Hürden geprägt, die nicht nur die Kommunikation erschweren, sondern auch die Prozesse verlangsamen. Im Falle der Innovation hat die Personalabteilung eine strategische Aufgabe. Schließlich wirkt sich die Innovation auf die gesamte Organisation aus.
Überlegen Sie sich Fragen wie die folgenden: Wie wirkt sich die derzeitige Personalpolitik auf die Innovation aus? Sollte die Talententwicklung anders strukturiert werden? Erhalten die Mitarbeiter genügend Freiraum von der Organisation, um an innovativen Projekten zu arbeiten?

Woran erkennen Sie Bürokratie?

Unternehmen, die innovativ sein wollen, tun gut daran, die HR-Prozesse sofort zu ändern. Die Bürokratie muss verschwinden. Die Personalabteilung wurde aus der Notwendigkeit eines traditionellen Managementstils heraus geboren. Aber woran erkennt man eine bürokratische Organisation?
Unternehmen und Organisationen, die:
❯ Aufgaben standardisieren, mit Routine arbeiten und sich auf Verfahren konzentrieren.
❯ Abschaffung der persönlichen Bearbeitung von Problemen, sondern Überprüfung nur anhand der Vorschriften.
❯ Verlagerung der Verantwortung auf andere Abteilungen.
❯ Sie übernehmen die Verantwortung nur, wenn ihnen das Ergebnis gefällt.
❯ Archivierung von Papierdokumenten.
❯ Manager, die sich selbst an die erste Stelle setzen und nicht den Auftrag des Unternehmens.
❯ Höhere Fehlzeiten als bei automatisierten Unternehmen.
❯ Lassen Sie Ihre Mitarbeiter für alles um Erlaubnis bitten und unterschreiben. In zweifacher Ausfertigung.

Und wie lassen sich Bürokratie und Regulierungsdruck abbauen?

❯ Reduzieren Sie Protokolle und Regeln auf ein paar verständliche Grundlagen und gesunden Menschenverstand.
❯ Begrenzen Sie die Zahl der Einsätze und vermeiden Sie einen Tsunami von Einsätzen.
❯ Verzicht auf unnötige Werkzeuge und teure IKT-Projekte.
❯ Geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Verantwortung und die damit verbundene Freiheit.
❯ Stellen Sie weniger Regeln auf und lassen Sie die Mitarbeiter selbst steuern.
❯ Dezentralisieren Sie und übertragen Sie jedem die notwendige Verantwortung, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
❯ Achten Sie auf den Ball, nicht auf die Spieler.

Wettbewerb auf einem angespannten Arbeitsmarkt

Die Zukunft eines Unternehmens hängt davon ab, die richtigen Mitarbeiter zu gewinnen und zu motivieren. Wenn die Konkurrenz bessere Einrichtungen bietet, werden die Mitarbeiter, insbesondere junge Talente, wahrscheinlich zur Konkurrenz wechseln. Auf einem angespannten Arbeitsmarkt, insbesondere für technisches Personal, ist das Angebot eines guten Gehalts nicht das Wichtigste. Der junge motivierte Arbeitnehmer will nicht unbedingt mehr Geld oder eine unbefristete Anstellung. Die Unternehmen zahlen bereits gut genug. Sie denken eher an die Freiheit, eine bestimmte Tätigkeit auszuüben, das Recht auf mehr freie Tage, flexible Arbeitszeiten, einen mobilen Arbeitsplatz, zumindest so wenig Ärger und Bürokratie wie möglich. Diese Arbeitnehmer ziehen es vor, einen Arbeitsplatz zu suchen, der ihnen die gleichen Möglichkeiten, die gleichen Freiheiten und die gleiche Verantwortung bietet wie ihr Privatleben.

Arbeitsfreude und Innovation

Letztes Jahr wurden über 2558 Arbeitnehmer, davon 235 aus den Niederlanden, zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz befragt. Das Glück der Niederländer bei der Arbeit liegt bei 72% (Happy Office 2018). Dies bezieht sich auf mindestens einen guten Tag bei der Arbeit. Aber was genau ist ein guter Tag? Die Befragten gaben an, dass sie die Freiheit hatten, ihre Arbeit auf ihre eigene Art und Weise zu erledigen und darüber hinaus auch noch Spaß an der Arbeit zu haben. Außerdem war es wichtig, dass die Arbeit, die sie verrichteten, sinnvoll war. Der Auftrag war klar und die Ausführung war gut.
Weltweit sind die Niederländer ohnehin glücklich bei der Arbeit: 34% sagen, dass sie fast jeden Tag einen guten Arbeitstag haben. Glück am Arbeitsplatz führt nicht nur zu tollen Kollegen, sondern fördert auch Innovation und Kreativität. Booking.com, Buurtzorg, Tony Chocoloney und vor allem SimpledCard sind gute Beispiele dafür.
SimpledCard befreit Unternehmen von Bürokratie und bürokratischen Abläufen, indem es Geschäftsausgaben und deren Bearbeitung schneller, einfacher und sicherer macht.