Aufwandsentschädigung: Was können Sie erstatten? Regeln und Tipps

Aufwandsentschädigung, Reisekostenvergütung, Tagegeld, wie auch immer Sie es nennen, alle diese Begriffe beziehen sich auf anrechenbare Ausgaben. Spesen machen gehört zum Job, aber wie regeln Sie deren Erstattung? Weiß jeder, wie er seine Ausgaben geltend machen kann? Sind diese Erstattungen steuerpflichtig? Und wie stellen Sie sicher, dass alles reibungslos und korrekt abgewickelt wird?
Zum Glück sind Sie nicht allein. Hier finden Sie die Antworten auf diese Fragen und einige Tipps, wie Sie die Kostenerstattung in Ihrer Organisation effizient gestalten können.

Was ist eine Aufwandsentschädigung?

Spesen sind Kosten, die den Arbeitnehmern bei der Ausübung ihrer Tätigkeit entstehen (müssen). Dafür erhalten sie dann eine Erstattung oder Entschädigung. Dies wird oft als Aufwandsentschädigung bezeichnet.
Beispiele für Ausgaben, die Arbeitnehmer geltend machen können, sind:

• Zuschläge für Fahrten zum Arbeitsplatz und nach Hause;
• einen Kurs oder eine Studie, die sie im Rahmen ihrer Arbeit absolvieren;
• die Benutzung eines Firmentelefons.

Es gibt sogar Unternehmen, die ihren Mitarbeitern eine Aufwandsentschädigung für ihre Gesundheit gewähren, bei der sie die Kosten für ihre Sportstunden oder ihre Kleidung geltend machen können.
Je nach Unternehmen und Art der Ausgaben kann es unterschiedlich sein, ob ein Arbeitnehmer eine Aufwandsentschädigung erhält, was bei Pendelausgaben häufig der Fall ist, oder eine vollständige Erstattung. Bevor ein Arbeitnehmer eine Erstattung erhält, muss er zunächst einen Antrag für die entstandenen Kosten einreichen. Dabei handelt es sich um eine Abrechnung der entstandenen Kosten. 

Unversteuerte Aufwandsentschädigungen

Es gibt zwei Arten von Aufwandsentschädigungen: versteuerte und nicht versteuerte. Unter versteuerte Aufwandsentschädigungen Lohnsteuer sowie Sozial- und Arbeitnehmerversicherungsbeiträge einbehalten und abgeführt werden.
Als Arbeitgeber werden Sie nicht oft mit versteuerten Zulagen zu tun haben. Denn die häufigsten Aufwandsentschädigungen wie Reise-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten gelten nicht als Arbeitslohn.
Als Arbeitgeber müssen Sie vor allem Folgendes beachten unversteuerte Ausgaben. Diese werden durch das System der Arbeitskosten geregelt (WKR).
Die WKR ist eine steuerliche Regelung, die es Ihnen ermöglicht, Ihren Arbeitnehmern unversteuerte Zulagen zu gewähren, sowohl in Form von Gehalt als auch von Sachleistungen. Zu den von der WKR abgedeckten Ausgaben gehören:
FahrtkostenzuschussBis zu 0,21 € pro Kilometer (ab 2024) steuerfrei.
Mahlzeiten bei ÜberstundenNur steuerfrei, wenn sie die Bedingungen des Finanzamts erfüllen.
Zulage für HeimarbeitIm Jahr 2024 wird die steuerfreie Zulage für Heimarbeit 2,35 € pro Tag betragen.
Diese unversteuerten Aufwandsentschädigungen müssen jedoch innerhalb des Freiraums der Betriebskostenregelung liegen. Wird diese Grenze überschritten, muss darauf Lohnsteuer gezahlt werden. 

Versteuerte Aufwandsentschädigungen

Fällt eine Zuwendung nicht unter die WKR, gilt sie als Arbeitslohn und muss der Lohnsteuer unterworfen werden. Dies gilt z. B. für:

• Boni oder Gratifikationen die als ‘Aufwandsentschädigung’ ausgezahlt werden.
• Kosten für persönliche Ausgaben, wie z. B. private Einkäufe über ein Geschäftskonto.

Um unerwartete Steuerbelastungen zu vermeiden, ist es wichtig, klar festzulegen, welche Freibeträge steuerfrei sind und welche nicht.

Effiziente Geltendmachung der entstandenen Kosten

Alle angefallenen Ausgaben sollten immer nachgewiesen werden, was auch als Forderung bezeichnet wird. Es ist wichtig, dass in einer Forderung immer angegeben wird, welche Ausgaben angefallen sind, damit sie ordnungsgemäß verbucht werden können. 
Eine falsche Erklärung kann ein Unternehmen über viele Jahre hinweg verfolgen. Die Steuerbehörden nehmen eine heftige Korrektur vor: monatliche Vergütung x Anzahl der Beschäftigten x 12 Monate x 5 Jahre.
Außerdem wollen Sie Betrug durch Mitarbeiter verhindern. Durch die Aufstellung klarer Regeln und eines eindeutigen Verfahrens können Sie viele Probleme, zusätzliche Arbeit und Kosten vermeiden. Lesen Sie hier, wie Sie eine solche Regelung aufstellen Abschreibepolice für Ihr Unternehmen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten für Arbeitnehmer, Spesen geltend zu machen:

Pauschale Aufwandsentschädigung

Zusätzlich zu den Quittungen, mit denen bereits entstandene Kosten geltend gemacht werden, ist es auch möglich, eine pauschale Aufwandsentschädigung zu gewähren. Diese kann sich z. B. an den Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz orientieren. Die pauschale Aufwandsentschädigung wird dann zusätzlich zum monatlichen Gehalt gezahlt.
✓ Das hat den Vorteil, dass Sie viel Zeit und manuelle Arbeit sparen. 
✗ Allerdings sollten Sie die Höhe der Vergütung sorgfältig prüfen und regelmäßig kontrollieren, ob sie nicht zu hoch oder zu niedrig ist und ob sie noch zur Situation des Arbeitnehmers passt.

Erstattung von Ausgaben auf Antragsbasis

Das bedeutet, dass die Mitarbeiter nach dem Entstehen der Ausgaben eine Aufwandsentschädigung beantragen und einen Nachweis über die Ausgaben vorlegen, z. B. eine Quittung oder Rechnung. Dies geschieht oft durch ein Papier- oder digitales Antragsformular. 
✓  Dies hat den Vorteil, dass diese Kosten nicht im Voraus geschätzt werden müssen und Ihnen nur die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden.
✗ Diese Kosten sind unterschiedlich hoch, was ihre Kontrolle erschwert. Daher können Sie eine Frist festlegen, innerhalb derer die Arbeitnehmer nach Entstehen der Kosten einen Anspruch geltend machen müssen.

Der Arbeitgeber zahlt die Kosten direkt

Es ist auch möglich, den Mitarbeitern eine Zahlungskarte aus dem Unternehmen heraus anzubieten, so dass die Mitarbeiter nie selbst in Vorleistung treten müssen. Die Abrechnung erfolgt über eine verknüpfte App.
✓  Die Mitarbeiter müssen keine Vorauszahlungen aus eigener Tasche leisten, was auch weniger Arbeit für das Finanzteam bedeutet, da Sie die Ansprüche nicht manuell abgleichen müssen.
✗ Diese Option erfordert Vertrauen in die Arbeitnehmer, da das Geld bereits ausgegeben wurde, bevor der Anspruch geltend gemacht wird.

Spesenabrechnungen digitalisieren

Wie im letzten Beispiel beschrieben, ist es auch möglich, den gesamten Spesenprozess zu digitalisieren. Wenn Ihre Organisation häufiger mit Spesenabrechnungen zu tun hat, ist dies die einfachste Lösung. 
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Digitale Zahlungskarte mit Forderungs-App

Eine der effizientesten digitalen Lösungen ist das Angebot einer Prepaid-Debitkarte für Unternehmen die ein bestimmtes Budget enthalten, das der Mitarbeiter ausgeben kann. Dabei kann es sich um eine feste Aufwandsentschädigung pro Monat handeln, oder Sie legen es auf der Grundlage von Aktivitäten oder Projekten fest. Das Budget auf der Karte kann automatisch monatlich oder bis zu einem bestimmten Betrag aufgestockt werden.
Diese Prepaid-Karten sind mit einem Spesenabrenungs-App. Alle mit der Karte getätigten Transaktionen werden dann automatisch mit einer Buchhaltung verknüpft. Das Verfahren ist einfach: Der Mitarbeiter fotografiert den Beleg und fügt in der App lediglich eine Beschreibung, den Mehrwertsteuersatz und die Kostenart/Ort hinzu. Das spart eine Menge manueller Arbeit. 
Alle hochgeladenen Belege werden auch digital gespeichert. Es ist ohnehin sehr selten, dass Organisationen physische Belege für Mahlzeiten und Reisekosten aufbewahren. Aber mit einer Lösung wie der von SimpledCard werden diese für Sie mindestens sieben Jahre lang im System aufbewahrt.
Die Erfassung von Ausgaben wird dadurch für die Mitarbeiter viel schneller und einfacher. Außerdem haben Sie selbst als Finanzteam die volle Kontrolle und Einsicht in die Ausgaben. Der gesamte Prozess ist somit für alle Teams vollständig rationalisiert.
Möchten Sie die Spesenabrechnungen in Ihrer Organisation digitalisieren? Während einer Demo hat einer dern unserer Experten zeigen Ihnen die App und das Card Management System. BÜberlegen Sie gemeinsam, welche Vorteile die Digitalisierung der Kostenabrechnung für Ihr Unternehmen hat.

FAQ

Welche Ausgaben dürfen Arbeitgeber steuerfrei erstatten?

Arbeitgeber können bestimmte Ausgaben nach der Verordnung über berufsbedingte Kosten (WKR) steuerfrei erstatten, z. B. Fahrtkosten (0,21 € pro km), Heimarbeitsvergütung (2,35 € pro Tag) und Geschäftsessen. Informieren Sie sich immer über die neuesten Vorschriften des Finanzamts.

Wie funktioniert das WKR mit der Aufwandsentschädigung?

Die WKR legt fest, welche Aufwandsentschädigungen steuerfrei sind. Den Arbeitgebern wird ein Spielraum (Prozentsatz der Lohnsumme) für die steuerfreie Erstattung von Ausgaben eingeräumt. Wenn Sie diesen Spielraum überschreiten, zahlen Sie 80% Steuern auf den zusätzlichen Betrag.

Wie lassen sich Fehler bei der Kostenabrechnung vermeiden?

Zu den häufigen Fehlern gehören fehlende Belege, falsche Vorsteuerabzüge und die falsche Anwendung der WKR. Eine klare Deklarationspolitik und ein digitales Deklarationssystem helfen, Fehler zu minimieren.

Wie digitalisiert man den Schadenprozess?

Mit einem digitalen Abrechnungssystem können die Mitarbeiter ihre Ausgaben einfach einreichen, die Genehmigungsverfahren werden beschleunigt und Sie vermeiden Verwaltungsfehler. Die Automatisierung spart Zeit und erhöht die Kontrolle der Erstattung.

Wie lange sollten Sie Spesenabrechnungen aufbewahren?

Nach Angaben des Finanzamts müssen Unternehmen Finanzunterlagen, einschließlich Erklärungen, mindestens sieben Jahre lang aufbewahren. Dies verhindert Probleme bei einer Steuerprüfung.