Warum Sie eine Spesenordnung benötigen und wie Sie diese erstellen

Von Jubiläumsgeschenken über die Teilnahme an Messen bis hin zu Büromaterialien - Mitarbeiter haben Ausgaben, die Ihrem Unternehmen zugute kommen. Nützlich? Ja! Fehleranfällig? Die meiste Zeit auch. Deshalb braucht jedes Unternehmen eine Spesenabrechnung. 
Die Situationen sind unterschiedlich, die Vorlieben ändern sich, die Leitlinien und (ungeschriebenen) Regeln sind nicht allen bekannt.
Infolgedessen bezahlen manche Rechnungen aus der Portokasse, andere leihen sich die Firmenkreditkarte und manche Mitarbeiter schießen sich selbst etwas vor. Letztere wollen dann ihr Geld zurückhaben. Grund genug, in einer Anspruchsregelung festzulegen, was Arbeitnehmer auf Kosten des Unternehmens veranlassen, vorstrecken oder kaufen dürfen. 
Denn die Kollegen, die ihren eigenen Schnitt machen, wissen dann genau, was Sie erstatten. Und Ihr Finanzteam wird nie mit unklaren oder (zu) hohen Kostenforderungen konfrontiert. Es ist also ganz klar.
In diesem Artikel wird erklärt, wie man eine solche Richtlinie für Erklärungen einrichtet
Oder laden Sie die kostenlose Schadenpolice als Vorlage für Ihr Schadenverfahren herunter.  
❯  Aufwandsentschädigung: die Ausgaben unter Kontrolle halten
❯  So stellen Sie Anspruchsregeln auf
❯  Meldevorschriften: bewährte Verfahren
❯  Bessere Ausgabenpolitik mit SimpledCard

Regeln für die Erklärung: Behalten Sie Ihre Ausgaben unter Kontrolle

Wenn jeder genau weiß, was unter welchen Bedingungen angemeldet werden kann, vermeiden Sie eine Menge Ärger. 
Klare Regeln geben den Kollegen etwas, woran sie sich halten können, und verringern das Risiko von Diskussionen im Nachhinein. Ein klarer Deklarationsprozess verhindert außerdem Fehler und ermöglicht Ihrem Finanzteam eine effizientere Arbeit. 
Auf diese Weise laufen die monatlichen Berichte viel reibungsloser und Sie haben die Ausgaben im Griff. Das erspart eine Menge Kopfzerbrechen.

So stellen Sie Anspruchsregeln auf

Sie werden oft die gleichen Elemente in erfolgreichen Anspruchsregeln finden. Die wichtigste Voraussetzung: Definieren Sie klar und detailliert. Auf diese Weise verringern Sie die ‘Grauzone’, in der die Mitarbeiter ihre eigene Interpretation der Regeln und Richtlinien vornehmen können.
Das Risiko der Frustration verringern? Erklären Sie es den Mitarbeitern deutlich:
❯ welche Behauptungen Sie (nicht) billigen;
❯ wie viel Budget zur Verfügung steht;
❯ wie die Arbeitnehmer die Kosten tragen sollen;
❯ über welchen Weg sie ihre Forderungen einreichen sollen;
❯ wann sie mit ihrer Erstattung rechnen können.

1. Erläutern Sie, welchen Forderungen Sie (nicht) zustimmen 

Ein Leihwagen, ein Mutterschaftsgeschenk oder ein Abendessen mit Verwandten: Teilen Sie klar mit, welche Ausgaben die Mitarbeiter unter welchen Bedingungen geltend machen können. 
Sie machen es sich und Ihren Mitarbeitern leichter, wenn Sie Ihre Ausgaben in Kategorien einteilen. Fassen Sie verschiedene Ausgabenarten zusammen, z. B. unter ‘Reisen’, ‘Mahlzeiten’, ‘Software’ und ‘Bürobedarf’. 
Es kann auch nützlich sein, die Ausnahmen zu erwähnen: die Ausgaben, die Arbeitnehmer nicht geltend machen können. Zum Beispiel ein Film auf einem kurzen Flug oder eine Stunde Sport im Fitnessstudio des Hotels.

2. Machen Sie deutlich, wie viel Budget zur Verfügung steht

Wahrscheinlich möchten Sie nicht, dass sich Ihre Mitarbeiter während des Teamausflugs für ein Fünf-Gänge-Menü entscheiden. Legen Sie also klar fest, wie viel Budget pro Posten ausgegeben werden kann. Auf diese Weise weiß jeder in Ihrer Organisation, welche Grenzen er einhalten muss.  
Legen Sie realistische Budgets fest, damit die Mitarbeiter sie leicht einhalten können. Überprüfen Sie dazu Ihr Ausgabeverhalten und Ihre finanziellen Ressourcen. 
Berücksichtigen Sie auch die unterschiedlichen Bedürfnisse der Teams. Ein Vertriebsleiter, der oft mit Kunden zu Mittag isst, braucht andere Budgets als die Empfangsdame oder ein Projektleiter. 
Wenn die Budgets klar definiert sind, weiß jeder genau, bis zu welchen Höchstbeträgen er Geld zurückbekommt. 

3. Bestimmen Sie, wie die Arbeitnehmer zahlen sollen 

Sie möchten den Prozess der Schadensregulierung optimieren? Dann sollten Sie sich auch kritisch mit den Zahlungsmöglichkeiten auseinandersetzen. 
Die Kolleginnen und Kollegen sollten ihre Ausgaben sicher und effizient begleichen können. Bieten Sie ihnen daher geeignete Zahlungsmöglichkeiten an. 
❯ Ausgaben während einer Reise - wie Mittagessen und Getränke - müssen die Mitarbeiter manchmal selbst tragen Vorschuss. Sie werden das Geld später zurückerstattet bekommen.Das hat den Vorteil, dass die Arbeitnehmer bewusster mit ihrem Geld umgehen. Schließlich müssen sie es ja aus ihrer Tasche nehmen. Außerdem ist es gut für den Cashflow Ihrer Organisation

Aber es gibt auch Nachteile. Wenn die Arbeitnehmer häufiger Beträge vorstrecken müssen, kann das für sie lästig werden.  

Ein weiterer Nachteil: Ihr Finanzteam hat weniger Kontrolle über die Ausgaben. Sie wissen nur, was ausgegeben wurde, wenn der Antrag auf Erstattung eingeht. 

Sie können auch Geschäftsausgaben einbeziehen Vorschuss für Ihre Mitarbeiter. Aber dazu braucht man Registrierkassen und Buchhaltung. Und darauf wartet Ihre Verwaltung nicht! 

Wenn Sie mit Vorschusszahlungen arbeiten, ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Politik klar kommunizieren. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter genau, was sie beantragen können und was nicht, und Sie vermeiden ein Verwaltungschaos.  

❯ Viele Unternehmen bitten ihre Mitarbeiter, Reisen und Hotels über vorab vereinbarte Plattformen. Die Kosten werden dann direkt dem Unternehmen in Rechnung gestellt.
Der Nachteil ist, dass die Plattformen nur eine Art von Dienstleistung oder Produkt anbieten. Für andere Ausgaben brauchen Sie immer noch zusätzliche Zahlungsmethoden. Und das wiederum verursacht zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
❯ Prepaid-Debitkarten sind sehr praktisch. Sie können sie automatisch mit einem vorher festgelegten Betrag ‘aufladen’ lassen. So wird sichergestellt, dass Sie nie mehr ausgeben als vorgesehen. Außerdem können Sie die Karten für Online-Zahlungen verwenden und dafür sorgen, dass Ihre Kollegen kein Bargeld mit sich führen müssen. Schön und sicher.
Sie integrieren Prepaid-Zahlungskarten einfach in Ihr bestehendes Buchhaltungssystem. Auf diese Weise haben Sie immer einen Überblick über Ihre Ausgaben.

4. Erläutern Sie das Antragsverfahren 

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, wie sie ihre Ausgaben geltend machen können. Viele Unternehmen machen dies manuell. Die Mitarbeiter reichen die Belege bei der Finanzabteilung ein, die sie dann genehmigt oder ablehnt. Aber diese Belege reichen in der Regel nicht aus. 
Oft müssen die Beitragszahler zusätzliche Informationen hinzufügen. Zum Beispiel, warum sie die Ausgabe getätigt haben. Machen Sie deutlich, welche weiteren Daten für die Vollständigkeit der Angaben erforderlich sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Antragsverfahren gut erklären. Sagen Sie es zumindest: 
❯ aus welchen Schritten eine Forderung besteht. wie man Quittungen und Rechnungen einreicht, die Formular(e) ausfüllen, usw. 
❯ welche Ausgabenkategorien Sie verwenden und welche zusätzlichen Schritte, wenn überhaupt, enthalten sind. 
❯ hier finden die Mitarbeiter Antworten auf häufig gestellte Fragen. Dieser Bereich kann wachsen, wenn Sie auf mehr Dinge stoßen.  

5. Zeigen Sie, wie die Rückbuchung funktioniert 

Für Ihre Mitarbeiter ist es das Wichtigste, dass sie ihre Geschäftskosten erstattet bekommen. Machen Sie also deutlich, wie Ihre Organisation dies handhabt. 
Das Genehmigungsverfahren. Machen Sie deutlich, welche Schritte die Mitarbeiter unternehmen müssen, damit ihr Antrag genehmigt wird. Sie können hier mit verschiedenen Genehmigungsstufen arbeiten. Zum Beispiel auf der Grundlage der Höhe der Ausgaben.  
Ein Beispiel:
❯ Alle Ausgaben unter 50 € werden sofort in Ihrem Antragssystem ‘genehmigt’. Voraussetzung ist, dass die eingereichten Anträge vollständig sind.
❯ Ausgaben zwischen 50 € und 500 € werden von einem Manager oder Kassierer getätigt.
❯ Beträge über 500 € sollten an den Geschäftsführer gehen. Oder sogar an den Vizepräsidenten, wenn die Beträge nicht geplant sind. 
Fristen. Legen Sie den Zeitrahmen fest, innerhalb dessen ein Antrag eingereicht werden muss, und teilen Sie mit, wie lange Sie für die Auszahlung benötigen. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter, was sie selbst tun müssen und wann sie mit dem Eingang der Beträge auf ihren Konten rechnen können.
Haben Sie Ihre Quittung verloren? Und was ist, wenn jemand die Quittung nicht mehr finden kann? Viele Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern, ihre eigene Quittung zu erstellen, indem sie eine Vorlage verwenden. Stellen Sie dafür klare Regeln auf. Und legen Sie fest, wer für die Genehmigung unterschreiben muss. 

Meldevorschriften: bewährte Verfahren

Bei der Aufstellung von Anspruchsregeln gelten eine Reihe klassischer Grundsätze. Wir führen sie im Folgenden für Sie auf.

Fair sein 

Verschiedene Arbeitnehmer sollten nicht unterschiedlich behandelt werden. Schon gar nicht, wenn sie auf derselben Gehaltsstufe arbeiten. Seien Sie also konsequent bei der Anwendung Ihrer Politik. 

Einfach halten

Nur weil Sie ‘Politik’ machen, heißt das nicht, dass Sie plötzlich komplizierte juristische Dinge tun müssen. Halten Sie es verständlich und prägnant.

Auf dem Laufenden bleiben

Die Zeiten ändern sich, und Ihr Unternehmen auch. Ihre Schadenregulierung muss mit ihnen wachsen. Policen und Budgets, die seit zehn Jahren nicht mehr aktualisiert wurden, sind praktisch nutzlos. Aktualisieren Sie also rechtzeitig Ihre Policen und passen Sie Ihre Budgets an die Inflation an. 
Behalten Sie auch den Überblick darüber, was bis wann gültig ist, und sorgen Sie dafür, dass jeder Ihre aktuelle Richtlinie leicht digital finden kann. Zum Beispiel an einem festen Ort im Intranet. 

Bessere Ausgabenpolitik mit SimpledCard

Mit SimpledCard können Sie Ihren Mitarbeitern folgende Vorteile bieten Business Mastercard und Maestro-Karten die nicht mit einer Bank verbunden sind. Wenn sie die Karte benutzen, können sie den Beleg sofort in der App scannen. Und ihre Forderung einreichen. 
Sie können SimpledCard-System einfach an Ihre bestehenden Richtlinien anpassen. Legen Sie fest, welchen Mitarbeitergruppen welche Budgets zugewiesen werden. Und welche Art von Ausgaben sie tätigen können. Die Mitarbeiter können dies direkt in der App sehen. So weiß jeder genau, welche Ausgaben er tätigen kann - und welche nicht. 
Definieren Sie Rollen, um die verschiedenen Verantwortlichkeiten zu verteilen. Ernennen Sie zum Beispiel einen Administrator, der SimpledCard-Ausweise verteilt. Einen Kassenverwalter, der die Budgets festlegt. Und einen Buchhalter, der die eingereichten Anträge genehmigt. Auf diese Weise arbeiten Sie nach dem Mehraugenprinzip. Ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand für Ihr Finanzteam. 
Unsere Experten haben in einer Vielzahl von Organisationen gearbeitet. So können wir Sie bei der Ausarbeitung geeigneter Anspruchsregelungen unterstützen. Und wir können Sie bei der Umsetzung beraten. Das hilft Ihnen, die Dinge einfach zu halten und Ihre Ausgaben besser in den Griff zu bekommen. 

Kontaktieren Sie uns zu Ihrer Schadenpolice

Sie fragen sich, wie Sie SimpledCard in Ihrem Unternehmen einfach implementieren können, um zu klaren Abrechnungsregeln beizutragen und Ihrer Finanzabteilung einen Überblick über das Ausgabenmanagement zu geben?
Unsere Finanzexperten besprechen gerne mit Ihnen, welche Lösungen am besten zu Ihrer Organisation, Ihren Wünschen und Ambitionen passen.