Kontrolle für Finanzteams und Mitarbeiter

Jedes Unternehmen hat seine eigene Strategie für das Ausgabenmanagement. Für die Finanzteams geht es dabei um eine angemessene Kontrolle der Geschäftsausgaben. Um diese Geschäftsausgaben optimal zu verwalten und zu kontrollieren, können Sie die folgenden Punkte beachten.

Denn wie bieten Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität bei der Ausgabenverwaltung und gewährleisten gleichzeitig die Integrität der Sicherheit?

Alles beginnt mit einer klaren Kostenmanagementpolitik (auch bekannt als Spesenmanagementpolitik) für die Mitarbeiter. Wenn die Mitarbeiter die Spesenmanagement-Richtlinie nicht vollständig kennen, kann dies zu Verwirrung innerhalb der Organisation führen.
So kann es vorkommen, dass Mitarbeiter zu viele Ausgaben tätigen und anschließend die Erstattung der zusätzlichen Kosten beantragen, wenn sich herausstellt, dass sie nicht im Rahmen des Budgets liegen. Dies kann zu Diskrepanzen bei der Budgetierung führen.

Eine klare Strategie für das Spesenmanagement und die dazugehörige Dokumentation der Richtlinien gewährleisten, dass die Budgetierung der Organisation gesichert ist. Wenn es eine klare Richtlinie für das Spesenmanagement gibt, werden sich die Mitarbeiter oft daran halten.
Bevor wir uns näher mit dem Kostenmanagement-Strategie und der Politik ist es sinnvoll, zunächst die verschiedenen Arten von Betriebsausgaben von Arbeitnehmern durchzugehen.

❯  Ausgaben für das Personal
❯  Maßnahmen zur Kontrolle der operativen Ausgaben
❯  Wie funktioniert das Spesenmanagement für Remote-Teams?
❯  Umstellung auf eine papierlose Ausgabenverwaltung
❯  Auswahl einer Kostenmanagement-Software

Ausgaben für das Personal

Operative Ausgaben sind Kosten, die dem Personal bei der Ausübung seiner Tätigkeit entstehen. Der Arbeitnehmer erwartet vom Arbeitgeber die Erstattung dieser geschäftsbedingten Kosten.
Es gibt viele verschiedene Arten von Betriebsausgaben für Mitarbeiter, vom Mittagessen bis zum kleinen Bürobedarf. Diese bestehen aus festen Kosten (Kosten, die gleich bleiben) und variablen Betriebsausgaben (Kosten, die schwanken können).
Die Kosten können je nach Unternehmen, Art der Organisation und Teamstruktur stark variieren. Je nach Geschäftsmodell und Budget kann es Möglichkeiten geben, diese Kosten zu sparen.

Maßnahmen zur Kontrolle der Betriebsausgaben und zur ordnungsgemäßen Ausgabenverwaltung

Die Verwaltung der geschäftsbezogenen Ausgaben aller Mitarbeiter kann zeitaufwendig sein und das Finanzteam vor Probleme stellen. Zum Glück gibt es Möglichkeiten, den Prozess der Spesenabrechnung weniger mühsam zu gestalten.
Die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben ist eine Angelegenheit von klare Politik und über die richtigen Werkzeuge für die Echtzeitüberwachung verfügen.

Indem Sie die Betriebskosten des Unternehmens genau im Auge behalten und die Kostenkalkulation entsprechend rationalisieren, können Sie einen Großteil der zeitraubenden Arbeit eliminieren.
Wenn Sie dies richtig machen, werden Sie auf eine gesunde Kostenmanagementpolitik hinarbeiten, die dazu beitragen wird, einen wasserdichten Prozess zu schaffen. Befolgen Sie die folgenden fünf Schritte, um einen wasserdichten Prozess für die Spesenabrechnung einzuführen.

1. eine Richtlinie für die Erstattung von Ausgaben erstellen:
Richtlinien sind eine gute Möglichkeit, Erwartungen zu formulieren und sicherzustellen, dass es für die Mitarbeiter keine Grauzonen gibt. In den Richtlinien für das Spesenmanagement wird festgelegt, welche Zahlungsmethoden die Mitarbeiter für die Bezahlung von Geschäftsausgaben verwenden können.
Legen Sie spezifische Bedingungen fest, welche Zahlungsarten verwendet werden können, welche Arten von Belegen oder Rechnungen akzeptiert werden und welche Kostenangaben Sie mit der Forderung benötigen.

Sie zeigt den Mitarbeitern auch, welche Kostenarten sie geltend machen können (Transport, Mahlzeiten, Hardware, Telekommunikation) und welche Höchstbeträge gelten (z. B. 50 Euro pro Mitarbeiter für eine Geschäftsmahlzeit).
Richtlinien gelten für alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Eine häufige Ursache für Verstöße gegen die Spesenmanagement-Richtlinien ist mangelndes Bewusstsein und Verständnis. Stellen Sie daher sicher, dass die Richtlinie für jeden leicht zugänglich und lesbar ist.


2. Legen Sie ein Budget für bestimmte Ausgaben, Mitarbeiter und Teams fest:
Legen Sie leicht zu handhabende Budgets fest, die auf den Ausgabengewohnheiten und der Liquidität der Organisation basieren. Indem den Teams für jede Kostenart ein maximales Budget zur Verfügung gestellt wird, können sie Aktivitäten planen und die Geschäftsausgaben genau im Auge behalten.
Auch wenn die Beträge für Ausgaben wie Geschäftsreisen, Hotelübernachtungen, Restaurants, den Kauf von Ausrüstungsgegenständen oder andere Notwendigkeiten nicht in Stein gemeißelt sind, wird dies zu einem bewussteren Umgang mit den Ausgaben beitragen.

Wenn die Mitarbeiter wissen, was sie ausgeben können, werden sie auch als Team bessere geschäftliche Entscheidungen treffen. Sie können sogar spezielle Budgets für einen Mitarbeiter pro Tag, Woche oder Monat festlegen.
 
3. Bieten Sie geeignete Zahlungsmöglichkeiten an:
Um effiziente und sichere Ausgaben zu unterstützen, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter immer ein geeignetes Zahlungsmittel zur Verfügung haben. Gängige Methoden wie Bargeldvorschüsse und Kreditkarten können später in Ihrem Arbeitsablauf zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen.

Eine der besten und am besten geeigneten Methoden ist die Verwendung von Prepaid-Debitkarten, da sie leicht in ein digitales Schadensverfahren integriert werden können.
Mit Prepaid-Debitkarten können Sie die Budgetaufladung für jeden Zeitraum automatisieren, so dass die Karteninhaber immer genau wissen, wie viel sie in diesem Monat ausgeben können. Auf diese Weise können Sie Bargeld vollständig ersetzen und gleichzeitig für mehr Sicherheit bei geschäftlichen Zahlungen sorgen.
 

4. Digitalisieren Sie Spesenabrechnungen mit Spesenmanagement-Software:
Einer der häufigsten Engpässe bei der Spesenverwaltung besteht darin, dass die Mitarbeiter alle Belege und Nachweise rechtzeitig einreichen müssen. Herkömmliche Papierformulare sind oft zeitaufwändig in der Bearbeitung.
Die Automatisierung dieses Prozesses hilft Ihnen, den Bearbeitungsprozess zu beschleunigen, gibt den Teams mehr Flexibilität und schafft Zeit für andere wichtige Aufgaben.

Anstatt physische Quittungen mit sich herumzuschleppen, können Sie die Vorteile eines mobile Schadensmeldungs-App. Wenn ein Teammitglied etwas bezahlt, kann er oder sie mit einer solchen App sofort den Beleg fotografieren.
Wenn die App mit der elektronischen Zahlungskarte verbunden ist, wird der Beleg automatisch mit der richtigen Transaktion verknüpft.


5. Integration der Ausgabenverwaltung in das Buchhaltungsprogramm:
Bei den meisten Anwendungen zur Erfassung von Geschäftsausgaben können Sie benutzerdefinierte Kostenarten, Kostenstellen und Mehrwertsteuersätze festlegen. Nutzen Sie diese Art von spezialisiertem System für eine vollständige Kontrolle über die Ausgaben. Diese Anwendungen automatisieren die Zuweisung von Kostenstellen zu einem bestimmten Projekt oder Kunden, zum Beispiel.

Darüber hinaus können allen Vorgängen eigene Ledgernummern zugeordnet werden. Eine zentrale Verwaltungssystem ermöglicht Ihnen die Kontrolle von Zahlungskartenzuweisungen, Budgets und Antragsgenehmigungen.
Von hier aus haben Sie dann in Echtzeit Einblick in die Geschäftsausgaben der einzelnen Mitarbeiter und Teams.

Wie funktioniert diese Politik für Remote-Teams?

Bei der Organisation von Zahlungen und Spesen für Fernmitarbeiter ergeben sich oft einige Herausforderungen.
Wenn Sie noch mit Barvorschüssen oder Antragsformularen in Papierform arbeiten, besteht die Gefahr, dass Heimarbeiter oder reisende Mitarbeiter nicht in der Lage sind, notwendige Ausgaben rechtzeitig zu bezahlen oder einzureichen. Mit speziellen Geschäftszahlungskarten und Spesenverwaltungssoftware können auch entfernte Teams an denselben Zahlungs- und Spesenabrechnungsprozessen teilnehmen, egal wo sie sich auf der Welt befinden. Remote-Mitarbeitern entstehen oft zusätzliche Kosten, um eine mobile Arbeitsumgebung zu schaffen.

Beispiele sind Internet-Software-Abonnements, ein tragbarer Wi-Fi-Adapter oder ein zweiter Monitor. Mit Prepaid-Mastercard-Karten können die Mitarbeiter problemlos geschäftliche Online-Einkäufe bezahlen und z. B. Hotelreservierungen vornehmen.
Die Automatisierung der Ausgabenverwaltung für Remote-Teams muss daher nicht unbedingt eine komplexe Angelegenheit sein. Um die Kontrolle zu behalten, können Finanzteams ganz einfach zu einem schlankeren und Echtzeit-Lösung.

Wenn Mitarbeiter viele kleine Ausgaben haben, ist es praktisch, wenn diese in ein Zahlungs- und Abrechnungssystem integriert sind.
Nur so können Sie sicherstellen, dass alle Vorgänge, Belege und deren Kontrolle wasserdicht zusammengeführt werden. Auf diese Weise können Sie Ausgaben schneller und sicherer bearbeiten. Eric Smeding hat mit SimpledCard Prepaid für Firmen eine solche All-in-One-Lösung für sein Team gefunden. 

Umstellung auf eine papierlose Ausgabenverwaltung

Wenn Ihr Unternehmen noch nicht auf digitales Spesenmanagement umgestellt hat, kann das Angebot an Spesenmanagement-Software überwältigend sein. Die Digitalisierung der Spesenabrechnung kann den Mitarbeitern viel Zeit ersparen.
Es spart auch eine Menge Papier und trägt so zu einem nachhaltigeren Arbeiten bei. Die digitale Erfassung von Zahlungseingängen und die digitale Einreichung von Anträgen kann die Durchlaufzeit zwischen einer Zahlung und der tatsächlichen administrativen Bearbeitung drastisch verkürzen.
Dadurch erhalten die Finanzteams einen Echtzeit-Einblick in die Geschäftsausgaben und sind nur einen Klick von der Genehmigung und Kontrolle der Geschäftsausgaben entfernt.

Auswahl einer Kostenmanagement-Software

Der Markt für Spesenverwaltungssoftware wächst rasant und bietet zahlreiche Funktionalitäten. Viele Unternehmen haben bereits die Vorteile der digitalen Organisation und Verwaltung von Geschäftsausgaben erkannt.
Allerdings ist die Wahl eines Unternehmens Kostenmanagement-Software die den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht, ist sicherlich nicht einfach. SimpledCard hilft Ihnen, Ihr Spesenmanagement in drei einfachen Schritten digital zu verwalten:

Schritt 1
Erstens, die elektronische Zahlungskarten für alle Geschäftsausgaben. Die Mitarbeiter können dann für ihr Hotel, Geschäftsessen, Online-Abonnements und Büromaterialien bezahlen, ohne mit privatem Geld in Vorleistung treten zu müssen. Zugleich ersparen Sie sich langwierige Kreditkartenanträge.

Schritt 2
Der nächste Schritt ist die Digitalisierung der Geschäftsausgaben und der Belegerfassung. Einige Unternehmen Kostenmanagement-Lösungen ermöglichen es, die digitalisierten Belege direkt mit der Transaktion zu verknüpfen, wodurch die Verwaltung der Betriebskosten noch effizienter wird.
Über die SimpledCard Mobile Claim App wird jede Zahlung mit dem Beleg und den zugehörigen Spesendaten verknüpft und sicher gespeichert.

Schritt 3
Schließlich können Sie das Verfahren so einrichten, dass alle Ausgaben in Echtzeit überwacht werden können. Eine zentrale Kartenmanagement-System für Geschäftsausgaben, ermöglicht Ihnen die Online-Kontrolle von Budgets und die Anwendung Ihrer eigenen Kostenstruktur und Ihres Genehmigungsverfahrens.
Diese Art der digitalen Verarbeitung garantiert ein hohes Maß an Sicherheit und kann nahtlos an Ihr ERP- oder Buchhaltungsprogramm angeschlossen werden.

Starten Sie noch heute mit dem Spesenmanagement-System von SimpledCard. Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit einem unserer Experten und finden Sie gemeinsam heraus, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.