Exact Online mit SimpledCard.
Verbinden Sie SimpledCard mit der Exact Online-Anbindung, und Ihre Geschäftsausgaben werden als vollständige Buchungen mit dem Beleg als Anhang erfasst. Vollständig unterstützt für die Niederlande und Belgien.
Warum SimpledCard mit Exact Online verknüpfen?
Die Mitarbeiter bezahlen mit ihrer Karte und fügen den Beleg, die Beschreibung und die Kostenart direkt in der App hinzu. Die Auswahlmöglichkeiten stammen aus Ihrer eigenen Exact-Buchhaltung, sodass die von ihnen eingegebenen Angaben immer in Ihren Kontenplan passen.
Die Finanzabteilung schließt den Monat ab, ohne die Kreditkartenabrechnung im Detail prüfen zu müssen: Die Buchungen sind bereits im entsprechenden Journal erfasst, und die Zahlungen werden dank Exacts eigenem Abgleich automatisch abgeglichen.
Wöchentliches Budget
€ 2000,-
Für die Niederlande und Belgien
Exact Online wird in beiden Ländern vollständig unterstützt, einschließlich der entsprechenden Umsatzsteuerabwicklung.
Automatischer Abgleich
Zahlungen werden automatisch über die Exact-eigene Zuordnung abgeglichen. Für den Abgleich ist kein separater Vorgang erforderlich.
Berücksichtigt abgeschlossene Perioden
Die Anbindung öffnet niemals eine bereits abgeschlossene Periode; Buchungen werden automatisch in der ersten offenen Periode verbucht.
Erst genehmigen, dann buchen
SimpledCard trennt die Zahlung von der Kostenverbuchung, genau so, wie es Ihr Steuerberater gerne sieht.
- Zahlung zunächst auf ein Zwischenkonto;
- Budgets und Limits pro Karte;
- Echtzeit-Einblick in Transaktionen;
- Mehrstufiger Genehmigungsablauf;
- Kosten erst nach der Genehmigung verbucht.
So funktioniert die Exact Online-Anbindung
Eine direkte Anbindung, die von SimpledCard selbst entwickelt und gewartet wird und auf Ihren Prozess und Ihre Konfiguration zugeschnitten ist.
Bei der Gestaltung legen wir gemeinsam fest:
- Ausgabenbuch für Ihre Ausgaben;
- Zuordnung von Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträgern, Mehrwertsteuer und Projekten.
Danach, in jedem Zeitraum:
- Buchungen auf Zeilenebene aufgeschlüsselt;
- Beleg als Anhang zur Buchung;
- Zeitraum auswählen, mit einem Klick absenden.
Über Exact Online
Exact Online ist eines der am häufigsten genutzten Online-Buchhaltungsprogramme in den Benelux-Ländern, sowohl bei Unternehmen als auch bei Wirtschaftsprüfungskanzleien, die dort die Buchhaltung ihrer Kunden erfassen.
Charakteristisch ist die Bankanbindung mit automatischer Abgleichung: Zahlungen und Buchungen werden größtenteils automatisch einander zugeordnet. Manuelle Arbeit entsteht vor allem bei Vorgängen, die außerhalb dieses Prozesses stattfinden, wie beispielsweise Kartenausgaben von Mitarbeitern.
Genau hier setzt SimpledCard an: Kartenausgaben und Spesenabrechnungen werden kodiert und zusammen mit dem Beleg in Exact Online erfasst und automatisch anhand derselben Zuordnung verbucht. So bleibt Ihre gesamte Buchhaltung in einem einzigen Arbeitsablauf.
Was unsere Kunden sagen
Wir arbeiten bereits seit einiger Zeit mit SimpledCard in Kombination mit Exact Online, und wir sind sehr zufrieden damit. Die Software ist intuitiv, sodass die Nutzer ihre Ausgaben schnell und unkompliziert abrechnen können. Die API-Anbindung an Exact Online funktioniert reibungslos und erspart uns enorm viel manuelle Arbeit. Der eigentliche Unterschied liegt jedoch im Kundenservice: schnell, persönlich und immer von echten Menschen betreut. Das findet man bei Software in diesem Segment selten.
So verbinden Sie Exact Online mit SimpledCard
- 1. Eine Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen, wie SimpledCard mit Exact Online zusammenarbeitet, wobei wir von Ihrer Buchhaltungsstruktur ausgehen.
- 2. Werden Sie Kunde
Nach Vertragsabschluss und der gesetzlich vorgeschriebenen KYC-Prüfung richten wir Ihre Umgebung ein und Sie bestellen Karten für Ihre Mitarbeiter.
- 3. Aktivieren Sie die Exact-Anbindung
Die Anbindung ist eine Erweiterung Ihres Pakets. Sie autorisieren die Verbindung mit Administratorrechten in Ihrer eigenen Exact Online-Umgebung; zusätzliche Exact-Module sind nicht erforderlich.
- 4. Richten Sie die Verbindung gemeinsam ein
In einem separaten Telefonat während des Onboardings wählen wir das Einkaufsjournal aus, richten die Zuordnung von Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträgern, Mehrwertsteuer und Projekten ein und überprüfen die ersten Buchungen. In der Regel ist die Anbindung innerhalb von etwa einer Stunde funktionsfähig.
Starten Sie noch heute mit SimpledCard
Buchen Sie eine Demo und entdecken Sie, wie die Zahlungskarten von SimpledCard Ihr Ausgabenmanagement vereinfachen.
Häufig gestellte Fragen
- Handelt es sich bei der Exact Online-Anbindung um eine echte API-Anbindung oder um einen Export?
Es handelt sich um eine direkte Anbindung, die SimpledCard selbst entwickelt hat und pflegt. Es müssen keine Dateien erstellt oder importiert werden; die Buchungen werden direkt in Ihre Buchhaltung übernommen.
- Funktioniert die Anbindung auch für belgische Buchhaltungen?
Ja, Exact Online wird sowohl in den Niederlanden als auch in Belgien vollständig unterstützt.
- Ist SimpledCard im Exact App Center zu finden?
Nein, derzeit nicht. Die Anbindung ist direkt mit Exact Online verbunden und wird vollständig von SimpledCard entwickelt, gewartet und unterstützt.
- Was kostet die Exact-Anbindung?
Der Buchhaltungsanbindungen sind ein kostenpflichtiges Add-on zu Ihrem SimpledCard-Paket. So bleibt das Basispaket übersichtlich und Sie zahlen nur für die Verbindung, die Sie tatsächlich nutzen.
- Kann eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen oder Mehrwertsteuersätze aufgeteilt werden?
Ja. Eine Zahlung oder Rechnung kann auf Zeilenebene aufgeschlüsselt werden, wobei jede Zeile ein eigenes Konto, eine eigene Kostenstelle und einen eigenen Mehrwertsteuersatz hat, sodass alles so verbucht wird, wie es Ihr Buchhalter wünscht.
- Wie gehen Sie mit abgeschlossenen Perioden um?
Die Anbindung öffnet niemals einen bereits abgeschlossenen Zeitraum. Fällt eine Zahlung in einen geschlossenen Zeitraum, wird der Buchung automatisch ein Datum im ersten offenen Zeitraum zugewiesen.
- Wann werden Transaktionen verbucht?
Nur abgewickelte (settled) Transaktionen. So vermeiden Sie doppelte oder fehlende Buchungen, wenn sich ein Betrag zwischen Autorisierung und Abwicklung noch ändert, beispielsweise aufgrund eines Wechselkurses.
- Wir nutzen Exact Globe, ist das auch möglich?
Ja, wir bieten die API-Anbindung auch für Exact Globe an. Kontaktieren Sie uns, um die Möglichkeiten zu besprechen.