Geef je team betaalkaarten die je zelf beheert.

Hoe het werkt?

• 1. Geef zelf betaalkaarten uit

  Wijs een kaart toe vanuit je Card Management Systeem en koppel deze direct aan een team-, project- of locatieniveau. Bij fysieke kaarten geef je de kaart aan je medewerker, bij virtuele kaarten verschijnt deze meteen in de app. Klaar om te gebruiken.

• 2. Stel limieten en regels in

  Je stelt per kaart een limiet in, bepaalt bij welke winkels er betaald mag worden en of pinnen is toegestaan. Verandert de situatie? Dan pas je de limiet aan met een paar klikken. Zo houd je grip zonder dat medewerkers vastlopen.

• 3. Zie elke transactie in real time

  Elke betaling verschijnt meteen in het platform. Je ziet wat er betaald is, waar en door wie. Aan het eind van de maand geen verrassingen en geen zoektochten naar verdwenen bonnen. Alles is helder en traceerbaar.

• 4. Exporteer direct naar je boekhouding

  Koppel SimpledCard aan AFAS, Exact Online of andere boekhoudpakketten en transacties synchroniseren automatisch. Inclusief BTW-splitting, foto’s van de bon en kostenplaatsen. Zo ben je klaar met dubbele invoer.

Veelgestelde vragen

• Wat zijn combo kaarten en wat zijn de voordelen?

  De fysieke combo kaarten combineren Mastercard en Maestro functionaliteit op één kaart. Je medewerkers kunnen hiermee zowel in de winkel betalen als online aankopen doen. Dit betekent één kaart voor alle betaalsituaties. Je hoeft geen aparte kaarten uit te geven voor verschillende soorten aankopen en je team profiteert van wereldwijde acceptatie.

• Hoe vervang ik kasgeld met betaalkaarten?

  Je geeft betaalkaarten uit aan teams die nu nog met kasgeld werken. Per kaart stel je een maandelijks budget in dat aansluit bij hun gemiddelde uitgaven. Medewerkers betalen voortaan met de kaart en fotograferen de bon. Jij ziet alle transacties direct in het dashboard. Zo vervang je wekelijkse kascontroles door één overzichtelijk systeem.

• Waarom is kaartuitgifte bij SimpledCard gemakkelijker dan bij mijn bank?

  Bij je bank moet je voor iedere nieuwe kaart formulieren invullen en wachten op goedkeuring. Dat duurt soms weken. Bij SimpledCard wijs je zelf direct kaarten toe via het platform. Fysieke kaarten heb je al in voorraad en geef je direct aan medewerkers. Virtuele kaarten zijn na toewijzing meteen actief. Je bent voor kaartuitgifte volledig onafhankelijk van je bank.

• Kunnen medewerkers in het buitenland betalen met de kaarten?

  Ja, de kaarten werken overal waar Mastercard geaccepteerd wordt. Dit geldt voor heel Europa en wereldwijd. Je betaalt in de lokale valuta en ziet de transactie direct terug in euro’s in het dashboard. De kaarten zijn dus zowel geschikt voor lokale aankopen als voor internationale vestigingen, zakenreizen en buitenlandse leveranciers.

• Kan ik kaarten uitgeven per project of locatie?

  Ja, je koppelt elke kaart direct aan een specifiek project, locatie of team. Dit doe je tijdens het toewijzen van de kaart in het platform. Alle uitgaven worden automatisch aan de juiste kostenplaats gekoppeld. Zo heb je direct inzicht in de kosten per project of vestiging zonder handmatig werk.

• Hoeveel betaalkaarten kan ik uitgeven?

  Het aantal kaarten dat je kunt uitgeven hangt af van je organisatie en de afspraken in je contract. In de praktijk geven bedrijven kaarten uit aan iedereen die regelmatig zakelijke uitgaven doet. Dit kunnen tientallen of honderden kaarten zijn. Medewerkers die enkel incidenteel uitgaven doen, kun je alleen toegang geven tot de declaratie-module. Neem contact op met ons team om te bespreken wat voor jouw situatie past.

• Wat gebeurt er als een medewerker van functie verandert?

  Je wijst de kaart eenvoudig toe aan een andere medewerker via het platform. Het saldo en de instellingen blijven behouden of je past deze aan naar de nieuwe functie. De kaart hoeft niet vervangen te worden. Dit bespaart tijd en je hebt geen inactieve kaarten in omloop.