Genehmigungsregeln, die zu Ihrer Organisation passen.

Wie es funktioniert.

• 1. Definieren Sie Ihre eigenen Genehmigungsschritte

  Legen Sie die Schritte fest, die zu Ihrer Organisation passen: ein Teamleiter, dann ein Abteilungsleiter und bei großen Beträgen der CFO. Geben Sie jedem Schritt einen erkennbaren Namen, der zu Ihrem internen Prozess passt, z. B. “Direkter Vorgesetzter”, “Budgetverantwortlicher” oder “Finanzgenehmigung”. Sie entscheiden, wie viele Schritte es gibt und in welcher Reihenfolge sie abgearbeitet werden. 

• 2. Verknüpfung von Genehmigenden mit Teams

  Legen Sie für jedes Team oder jeden Standort fest, wer in welcher Phase genehmigen darf. Zum Beispiel hat das Marketingteam andere Genehmiger als das Vertriebsteam. Fügen Sie für jede Genehmigungsstufe eine oder mehrere Personen hinzu, die die Ausgaben genehmigen dürfen. Fügen Sie auch eine Ersatzperson für den Fall hinzu, dass jemand krank oder im Urlaub ist: Diese Person übernimmt dann automatisch die Genehmigung. Sie können diese Verknüpfungen mit wenigen Klicks ändern, wenn jemand die Position wechselt oder in ein anderes Team wechselt.

• 3. Mitarbeiter sehen den Status sofort

  Nach einer Zahlung oder Speseneinreichung sieht der Mitarbeiter sofort den Status: bereits genehmigt oder noch zu prüfen. Im Falle einer Ablehnung erscheint eine Benachrichtigung mit dem Grund. Nach der Genehmigung wird die Verwaltung automatisch in Ihr Buchhaltungssystem mit der richtigen Kostenstelle und dem richtigen Hauptbuchkonto übertragen.

• 4. Verfügen Sie über den vollständigen Genehmigungsverlauf

  In Audits haben Sie einfachen Zugriff auf alle Genehmigungen mit Filtern nach Zeitraum, Mitarbeiter oder Abteilung. Wer hat was in welchem Schritt genehmigt? Welche Ausgaben wurden abgelehnt? Welche Anpassungen wurden vorgenommen? Alles in einer Übersicht mit Datum, Betrag, Genehmigenden und Notizen.

Häufig gestellte Fragen

• Kann ich Backup-Genehmiger einrichten?

  Ja, Sie fügen bei jedem Genehmigungsschritt einen Backup-Genehmiger hinzu. Wenn der Hauptgenehmiger im Urlaub oder krank ist, übernimmt der Ersatzgenehmiger automatisch die Genehmigung. Sie richten dies einmal ein, und das System sorgt dafür, dass die Anträge nicht stecken bleiben. Auf diese Weise läuft der Prozess ohne Verzögerung.

• Wie viele Genehmigungsschritte kann ich hinzufügen?

  Sie entscheiden, wie viele Genehmigungsschritte Sie benötigen. Von der einfachen einstufigen Genehmigung bis hin zu mehrstufigen Arbeitsabläufen mit mehreren Prüfern. Fügen Sie so viele Schritte hinzu, wie für Ihr Unternehmen erforderlich sind. Jeder Schritt erhält einen wiedererkennbaren Namen, der zu Ihrem internen Prozess passt.

• Wie kann ich sehen, welche Ausgaben abgelehnt wurden?

  Im Dashboard können Sie nach abgelehnten Ausgaben filtern. Sie können pro Ausgabe sehen, wer sie abgelehnt hat, wann dies geschah und was der Grund dafür war. Die Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung mit dem Grund für die Ablehnung und können die Ausgabe anpassen und erneut einreichen. Der gesamte Verlauf bleibt erhalten.

• Wird alles automatisch für Audits aufgezeichnet?

  Ja, jede Genehmigung wird automatisch mit dem Wer, Was, Wann und Warum aufgezeichnet. Alle Genehmigungen und Notizen werden in einer Zeitleiste angezeigt. Für Audits können Sie nach Zeitraum, Mitarbeiter oder Abteilung filtern und mit einem Klick den gesamten Genehmigungsverlauf anzeigen. Kein Suchen mehr in E-Mails oder Tabellen.

• Was passiert, wenn ein Genehmigender abwesend ist?

  Der von Ihnen eingerichtete Backup-Genehmiger übernimmt automatisch die Genehmigung. Darüber hinaus kann jeder Kollege im Finanzteam mit den entsprechenden Masterrechten die Genehmigung übernehmen. So wird verhindert, dass Anfragen stecken bleiben und Ihren Monatsabschluss verzögern. Sie müssen nichts mehr manuell anpassen. Das System sorgt dafür, dass der Prozess weiterläuft.

• Können Mitarbeiter sehen, wie es um ihre Genehmigung steht?

  Ja, die Mitarbeiter sehen sofort den Status ihrer Ausgaben und Spesenabrechnungen. Sie sehen, ob sie bereits genehmigt wurden oder wer sie noch prüfen muss. Bei Ablehnung erhalten sie eine Benachrichtigung mit Angabe des Grundes. Bei einer Genehmigung sehen sie, dass die Ausgabe verbucht wird. Keine Ungewissheit mehr darüber, ob etwas stecken bleibt.

• Was geschieht nach der letzten Genehmigung?

  Nach der endgültigen Genehmigung wird die Ausgabe automatisch in Ihr Buchhaltungssystem mit der richtigen Kostenstelle und dem richtigen Hauptbuchkonto übertragen. Der Mitarbeiter erhält eine Bestätigung. Für Spesenabrechnungen und Rechnungen können Sie dann die Zahlung veranlassen. Alles ist vollständig mit Belegen und allen erforderlichen Informationen gespeichert.