Rechtzeitige Klarheit über die Ausgaben für Projekte vor Ort

Viele Unternehmen führen Projekte beim Kunden vor Ort durch: Ein Team von Fachleuten reist zu einem der Standorte des Kunden im In- oder Ausland und bleibt dort mehrere Tage oder Wochen - sogar bis zu mehreren Monaten -, um an einem Projekt zu arbeiten.

Dabei kann es sich um IT- oder Unternehmensberater handeln, die IT-Systeme überholen oder Interviews beim Kunden vor Ort führen. Oder ein spezialisiertes Veranstaltungsteam, das zu Festivalorten reist, um die immer komplexeren Beleuchtungs- und Beschallungssysteme für solche Veranstaltungen auf- und abzubauen.

Ein anderes Beispiel sind Techniker, die zu den Kunden ihres Unternehmens reisen, um bestimmte Komponenten zu installieren, wie z. B. Anschlüsse für Industriepumpen oder ganze Abschnitte eines neuen Gebäudes, wie z. B. spezielle Fußböden in Museen. Oft bleiben die Techniker länger, um die Inbetriebnahme zu überprüfen und zu kontrollieren, ob alles richtig funktioniert.

So unterschiedlich die Berufe und Aufgaben auch sein mögen, aus finanzieller Sicht haben diese Projekte einige Gemeinsamkeiten: Die Projektausgaben erreichen in diesen Zeiträumen Spitzenwerte, da die Mitarbeiter für Hotelunterbringung, Mahlzeiten, Reisen und spezielle Ausrüstung aufkommen müssen. Oft können solche Projekte auch zu großen Überraschungen bei den Kosten führen.

Bei Problemen kann es erforderlich sein, Ausrüstung für einen viel längeren Zeitraum zu mieten oder einen gut bezahlten Berater zu beauftragen, zwischen den Standorten hin- und herzufliegen.

Die häufigsten Herausforderungen bei projektbezogenen Ausgaben

❯  Verfügbarkeit von Ressourcen

Barvorschüsse sind wegen der damit verbundenen Risiken und des Umgangs mit Fremdwährungen in der Regel nicht für längere Projekte geeignet, so dass sie häufig mit Kreditkarten umgangen werden.

Aber Kreditkarten haben ihre Grenzen. Bei manchen unvorhergesehenen Ausgaben kann das Kreditlimit schnell erreicht werden. Es kann eine schmerzhafte Erfahrung sein, diese mit der Bank neu auszuhandeln, und zwar schnell, damit die Mitarbeiter vor Ort keine Zeit verlieren.

❯  Rechtzeitiger Einblick in die Kosten

Um dramatische Budgetüberschreitungen zu vermeiden, ist es unerlässlich, die Projektkosten im Auge zu behalten. Da die Kreditkartenabrechnungen nur einmal im Monat eingehen, bieten sie nicht die genaue Kontrolle, die Finanzmanager erwarten.

Und da das reisende Team neben der täglichen Kostenberichterstattung oft noch etwas anderes zu tun hat, ist der volle Einblick erst nach der Rückkehr des Teams verfügbar. Wenn sie nicht direkt zu ihrem nächsten Projekt fliegen...

❯  Korrekte Zuweisung der Kosten

Die Finanzabteilung benötigt Quittungen und klare Belege für die Ausgaben, um die Kosten richtig zuordnen zu können. Wenn Mitarbeiter unterwegs sind, können sie leicht Belege oder die Übersicht über Spesenabrechnungen verlieren. Das macht es schwierig, die Ausgaben zu überprüfen und den richtigen Kostenstellen zuzuordnen.

Wenn die Ausgaben dem Kunden in Rechnung gestellt werden müssen, wird dies zu einer Herausforderung, und die Unsicherheit über die Ausgaben kann sich auch auf künftige Projektangebote und damit auf die Wettbewerbsposition auswirken.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn ja, haben Sie vielleicht schon begonnen, nach Wegen zu suchen, um das Dilemma der Projektkosten und der personalfreundlichen Ausgaben zu lösen.
Viele Unternehmen ersetzen Bargeld durch Kreditkarten, aber die Forderung nach Budgetierung und Kontrolle bleibt bestehen. Fehlende Echtzeit-Transparenz kann dazu führen, dass aus vielversprechenden Projekten verlustbringende Unternehmungen werden.

Was Sie tun können, um das Projektkostenmanagement zu verbessern

Mit einem Wort: Digitalisierung. Konkret können Sie die folgenden Optionen prüfen und einen oder alle dieser Schritte umsetzen:
❯ Zahlungsmittel digitalisieren von Mitarbeitern vor Ort für einen besseren Einblick in die Transaktionen. Einige Kreditkartenanbieter bieten bereits einen Service mit periodischen oder digitalen Abrechnungen an.
❯ die Digitalisierung des Schadenprozesses. Dies erleichtert es den Mitarbeitern, Belege direkt einzureichen und sofort Begründungen und Kostenarten hinzuzufügen. Die Finanzabteilung ist dann schnell über die Ausgaben informiert. Mehrere Softwarelösungen für die Schadensregulierung bieten diese Funktion und einige lassen sich sogar gut in Ihr Buchhaltungssystem integrieren.

Projekte vor Ort: Beginnen Sie noch heute

Je nachdem, wie häufig diese Probleme auftreten, können Sie zunächst analysieren, welcher Aspekt für Sie am wichtigsten ist. Im Internet können Sie leicht Informationen über die Digitalisierung von Zahlungen und/oder Erklärungen finden. Oder registrieren Sie sich bei uns, um weitere nützliche Tipps zu erhalten.
Wenn Sie eine schnellere Lösung wünschen, kontaktieren Sie uns und schildern Sie uns Ihr Problem. SimpledCard ist einzigartig positioniert, um sowohl Zahlungs- als auch Kostenströme zu unterstützen. Wir haben bereits vielen Organisationen geholfen, ihre Probleme mit Projektausgaben zu lösen.

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