Die Alternative zum Bargeld

Im Bereich der Alten- und Pflegeheime und der häuslichen Pflege arbeiten Krankenschwestern und Pfleger, die sich bewusst für diesen Beruf entscheiden. Ihre Aufgabe und ihr Ziel sind klar: die bestmögliche Pflege für die Kunden zu gewährleisten. Verschiedene Abteilungen in einer Pflegeeinrichtung versuchen, die Pflegerinnen und Pfleger dabei zu unterstützen.
Die Finanzabteilung beispielsweise hat eine wichtige, unterstützende Rolle, um sicherzustellen, dass sie so wenig Zeit wie möglich mit unnötiger Verwaltung verbringt. Dazu gehört auch die manuelle Abrechnung notwendiger Ausgaben für Teams und Kunden, wie Reisen und Einkäufe. Lesen Sie hier, wie Sie eine sichere Alternative zum Bargeld einführen.

Ausgaben unter Kontrolle mit Bargeld-Alternative

Untersuchungen des Branchenverbands V&V zeigen, dass das Pflegepersonal durch unnötige Verwaltungsarbeit, wie z. B. die Abrechnung der für den Standort, die Abteilung, das Team oder den Kunden getätigten Einkäufe, belastet und gestresst wird.
Diese Einkäufe müssen natürlich der Finanzabteilung gemeldet werden, damit sie die ausgehenden Geldströme im Griff und im Überblick hat und sie in der Buchhaltung korrekt verarbeiten kann.
Gesundheitseinrichtungen arbeiten mit zahlreichen Teams, die sich in ihrer Arbeitsweise und Größe unterscheiden. Jedes Team erhält ein monatliches Budget für notwendige Ausgaben, die in vielen Fällen noch mit Bargeld getätigt werden, wobei die kleine Kasse auf der Station oder am Standort genutzt wird.

Zahlungskarte statt Bargeld

Pflegeheime, die mit Bargeld arbeiten, füllen die Portokasse mit Geld, das von der Finanzabteilung bereitgestellt wird. Jeden Monat holt der Abteilungsleiter oder der Teamleiter einen Umschlag mit Bargeld ab.
Bei Bedarf kann jederzeit zusätzliches Geld gesammelt werden, oder die Pflegerinnen und Pfleger schießen das Geld selbst vor. Es werden auch Kreditkarten verwendet.
Es ist Aufgabe des Teamleiters, eine Übersicht über all diese Ausgaben zu erstellen, die mit verschiedenen Zahlungsmethoden getätigt werden. Das Geld wird für Aufmerksamkeiten für das Personal sowie für Essen für Kunden und Ausflüge verwendet.
Im Idealfall möchten die Mitarbeiter mit einer Debitkarte ausgehen, die genauso funktioniert wie ihre eigene Bankkarte, aber mit weniger Verwaltungsaufwand verbunden ist als die Verwendung von Bargeld, z. B. durch das Führen eines Kassenbuchs für die Einkäufe.
Was ist also eine sichere Alternative zu Bargeld?

Forderung nach klarer Rechenschaftspflicht

Jede Zahlung, die ein Gesundheitsdienstleister leistet, muss mit dem richtigen Beleg und der richtigen Kostenstelle verbucht werden. Dies geschieht manchmal in einem behelfsmäßigen Kassenbuch.
Viele Pflegekräfte sind nicht für die Verwaltung ausgebildet und haben Schwierigkeiten, neben ihren Pflegeaufgaben auch noch Aufzeichnungen zu führen. Infolgedessen muss die Finanzabteilung jeden Monat verschiedene Arten von Abrechnungen und Belegen manuell eingeben. Außerdem sehen sie erst nach einem Monat, wo das Geld geblieben ist.
Immer mehr Finanzabteilungen von Gesundheitseinrichtungen werden von der Leitung beauftragt, eine Alternative zum Bargeld zu finden. Der erste Schritt zu einer bargeldlosen Organisation. Das Zählen, Verwalten und Aufbewahren von Bargeld erfordert viel Zeit und Vertrauen. Bargeld vernebelt und verzögert die Sichtbarkeit von Geschäftsausgaben, sowohl auf Teamebene als auch am Monatsende in der Finanzabteilung.
Viele Pflegekräfte empfinden es auch als unangenehm, Bargeld in der Tasche zu haben, Beträge privat vorzustrecken und darüber Buch zu führen und auf die Rückzahlung warten zu müssen.

Selbstgesteuerte Teams im Gesundheitswesen

Es gibt Gesundheitseinrichtungen, die mit selbstverwalteten Teams arbeiten.
Kurz gesagt, bestehen selbstverwaltete Teams aus Leistungserbringern, die ihre Arbeitsmethoden selbst gestalten, die Verantwortung bei sich überschneidenden Aufgaben teilen, die Budgetausgaben verwalten und letztlich Kosten einsparen, indem sie einen Teil des operativen Managements überflüssig machen.
Da diese Teams ihre tägliche Arbeit selbständig organisieren und gestalten, erfordert dies auch eine entsprechende Lösung. Selbstverwaltende Teams arbeiten am besten, wenn sie die Freiheit haben, Ausgaben im Rahmen der Regeln der Gesundheitseinrichtung zu tätigen, und diese schnell und einfach begründen können, so dass die Finanzverwaltung die Ausgaben nur noch prüfen und genehmigen muss.

Gesamtlösung: Alternative zum Kontaktgeld

Entwickler von reiner Schadensoftware bieten nur einen Teil der Lösung. Denn viele Ausgaben, die außerhalb des Teambudgets liegen, müssen dann immer noch privat vorgeschossen und abgerechnet werden. Außerdem gibt es im Nachhinein immer noch Überraschungen, weil gehortete Belege auftauchen und es keine Echtzeit-Transparenz gibt.
Es überrascht nicht, dass die größten Gesundheitseinrichtungen eine Gesamtlösung verwenden, die aus bankenunabhängigen Prepaid-Debitkarten und der entsprechenden mobilen App besteht. Wenn zum Beispiel eine Packung Milch mit dieser Debitkarte gekauft wird, bittet sie darum, den Beleg zu fotografieren, die Kostenstelle einzugeben und ihn an die Finanzabteilung zu senden.
Alle Transaktionen und Belege werden automatisch verknüpft und können online in Echtzeit sowohl vom Team als auch vom Teamleiter und der Finanzabteilung eingesehen werden. In Notfällen kann die Finanzabteilung in Echtzeit Geld auf die Karte überweisen.
Bei Zweifeln oder Bedenken kann die Finanzverwaltung sofort eingreifen.
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