Antworten auf die häufigsten Fragen zur Werbungskostenregelung

Und noch ein paar weitere Missverständnisse über den WKR...

Die Werbungskostenverordnung (WKR) ist seit 2015 für jedes Unternehmen verpflichtend. Die Idee wurde geschaffen, um alle Regeln rund um Zulagen zu vereinfachen und Vorschriften zu reduzieren. Ausgaben von Arbeitnehmern werden oft als Lohn angesehen und sollten als solcher besteuert werden. Es gibt jedoch Ausnahmen.
Nach zahlreichen Anpassungen ist das WKR bei weitem nicht mehr so einfach, wie es ursprünglich gedacht war. Nach einer Evaluierung der aktuellen Vorschriften ist die Regierung bereit, einige Regeln zur Vereinfachung anzupassen.
In der kommenden Zeit wird der Staatssekretär prüfen, in welchen Bereichen die WKR angepasst werden können, und zwar im Hinblick auf Ausgaben.
Lohnbuchhalter und Buchhalter haben jedoch immer noch mit den verschiedenen Zulagen zu kämpfen, die Arbeitnehmern gewährt werden. Arbeitnehmer parken manchmal zu Unrecht Ausgaben beim Arbeitgeber. Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten WKR-Fragen, WKR-Themen und einige Tipps.

Essen auf Kosten des Unternehmens

Darf man noch auf Firmenkosten mit einem Kollegen zu Mittag essen? In diesem Punkt sind die Steuerbehörden sehr eindeutig. Solange der geschäftliche Charakter des Abendessens oder Mittagessens mindestens 10% beträgt, fällt es nicht unter die WKR.
Aber was ist eine Geschäftsfigur?
Ein Abendessen während einer Geschäftsveranstaltung zum Beispiel. Ein gemeinsames Mittagessen oder ein Getränk mit einem Kollegen, bei dem Geschäfte besprochen werden, fällt nicht unter diese Regelung. Es sei denn, es ist ein Geschäftspartner dabei. Oder wenn dies während einer geschäftlichen Veranstaltung wie einer Messe oder einem Workshop stattfindet. Arbeitnehmer, die zwischen 17.00 und 20.00 Uhr aufgrund von Überstunden nicht zu Hause essen können, erhalten ebenfalls einen unversteuerten Ausgleich für ihre Mahlzeiten.

Reise- und Unterbringungskosten

Ein Hotelaufenthalt während einer Geschäftsreise fällt unter die gezielte Freistellung. Denken Sie an das fahrende Personal oder an Arbeitnehmer, die an zeitlich befristeten Projekten arbeiten und deshalb woanders übernachten müssen.
Das Gleiche gilt für Reisekosten. Bis zu 0,19 € pro Kilometer sind die Fahrtkosten steuerfrei. Arbeitnehmer, die öffentliche Verkehrsmittel benutzen, können diese Kosten in voller Höhe bei ihrem Chef geltend machen.
Was ist mit Elektroautos?
Wussten Sie, dass Arbeitgeber eine Ladestation in der Wohnung des Arbeitnehmers steuerfrei installieren lassen können? Dies fällt unter den Freibetrag von bis zu 0,19 € pro Kilometer oder kann in den zusätzlichen steuerpflichtigen Vorteil für die private Nutzung einbezogen werden. Dies gilt auch für den Strom für das Auto.
Und variable Kilometergelder?
Der Arbeitgeber kann den Durchschnitt der gezahlten Kilometergelder heranziehen, um festzustellen, ob das Kilometergeld im Durchschnitt 0,19 € pro Kilometer übersteigt. Der über 0,19 € hinausgehende Betrag stellt dann versteuerten Arbeitslohn dar oder kann als endgültiger Lohn ausgewiesen werden.

Laptops und Smartphones (einschließlich Datenverkehr)

Gemeinsames WKR-Thema, dies fällt unter das Kriterium der Notwendigkeit.
Wenn der Arbeitgeber es für notwendig hält, dass sein Arbeitnehmer solche Mittel verwendet, unabhängig von der privaten Nutzung, fallen diese Kommunikationsmittel unter die gezielte Freistellung. Der Arbeitgeber muss dann diese Kosten tragen.
Eine Zuzahlung kann z. B. verlangt werden, wenn der Arbeitnehmer eine teurere Version der vom Arbeitgeber angebotenen Einrichtung bevorzugt.

Parteien!

Das Finanzamt mischt sich nicht in das kostenlose Mibo am Arbeitsplatz ein. Wenn aber beschlossen wird, das kostenlose Mibo in die Kneipe auf der anderen Straßenseite zu verlegen, wird das Finanzamt es als versteuerten Lohn oder endbesteuerten Lohn ansehen.
Sollte das kostenlose Mibo auf ganze Mahlzeiten ausgedehnt werden (z.B. als Personalfest), sollte es einen Pauschalbetrag geben. ein Betrag von 3,35 € pro Mahlzeit angesetzt werden sollte. Der Arbeitgeber kann diesen Betrag jedoch auch in den freien Raum stellen.

WKR-Ausgabe: der Bonus

Ein Arbeitgeber kann am Ende des Jahres beschließen, den freien Platz durch Zahlung einer Prämie zu nutzen.
Ein Bonus sollte um nicht mehr als 30% von dem abweichen, was in der Branche üblich ist. Bei Jahresprämien von bis zu 2.400 € pro Arbeitnehmer wird das Finanzamt in der Regel keine Fragen stellen, da dies als üblich angesehen wird.

Der Arbeitgeber kann die Jahresprämie seiner Mitarbeiter nicht einfach verdoppeln, nur weil er kurz vor Jahresende plötzlich feststellt, dass der Freibetrag noch nicht vollständig ausgeschöpft wurde. In diesem Fall läuft der Arbeitgeber Gefahr, dass die über die 30%-Grenze hinausgehende Vergütung als versteuerter Arbeitslohn angesehen wird.

Wussten Sie, dass der Direktor-Hauptaktionär (dga) einer AG als Arbeitnehmer gilt und daher auch unter den Verwendbarkeitstest von 30% fällt?

Tipps für WKR-Themen in der Praxis

Leonie de Groot, Juristin und Personalberaterin bei RS Finanzen in Amsterdam
“Es ist ratsam, den freien Raum regelmäßig zu überprüfen und nicht nur am Ende des Kalenderjahres. So können Sie beispielsweise im dritten oder vierten Quartal noch beschließen, den freien Speicherplatz voll auszuschöpfen, indem Sie zum Beispiel einen Betriebsausflug organisieren oder Weihnachtsgeschenke bereitstellen. Eine regelmäßige Überprüfung des Saldos der Freiräume verhindert, dass Sie die Freiräume überschreiten. Überprüfen Sie auch, ob die angestrebten Freibeträge ordnungsgemäß genutzt werden. Auf den Betrag, der über den Freibetrag hinausgeht, zahlt der Arbeitgeber Lohnsteuer in Form einer Endabgabe von bis zu 80%.”
“Es ist ratsam, die Gehaltsabrechnung im Einklang mit der ordnungsgemäßen Anwendung der WKR einzurichten, so dass man jederzeit Einblick in die Bilanz des Freiraums hat.”